Hogyan nyerj időt?

Mindenkivel előfordult már, hogy egy hosszú nap után fáradtan ért haza, és mégis úgy érzi, semmit nem végzett el a feladatai közül.

A legtöbb időt általában az emailezés viszi el. Felmérések szerint a munkanap negyede emailek olvasásával és megválaszolásával megy el. Mivel az értesítések sokszor telefonra is megérkeznek, különösen nehéz lehet hosszabb távon egy feladatra koncentrálni – az Atlassian szerint átlagosan 16 perc, amíg az emailek megtekintése után újra tudunk fókuszálni az előttünk álló feladatra.
Hogyan minimalizálhatjuk az emailekkel töltött időt?

• Állítsd meg egy kicsit az emailek áradatát – legalább addig, amíg az előtted álló, valóban sürgető feladatot befejezed. Erre jó módszer lehet az InboxPause telepítése, ami felfüggeszti az emailek megjelenését a postafiókban, és persze a telefonos figyelmeztetések letiltását. Ne hagyd, hogy az email megzavarjon a koncentrációban – sokkal célravezetőbb lehet, ha bizonyos időszakonként nézel rá az emailedre, minden 45-60 perc elteltével. (Ha félsz, hogy lemaradsz valami valóban fontosról, amire azonnal válaszolnod kell, az olyan szűrőprogramok, mint amilyen az AwayFind is, segíthetnek megkülönböztetni az igazán fontos, azonnali reakciót igénylő emaileket.) Így egyszerre egy dologra tudsz fókuszálni, azt 100 százalékig befejezni, jóval kevesebb stresszel.
• Korlátozd, hogy milyen hosszan válaszolsz az emailekre. Jó módszer lehet, ha 5 mondatban maximalizálod a válaszaidat – ha ennél hosszabb válaszra van ugyanis szükség, valószínűleg nem az email a legjobb kommunikációs eszköz.
• Mondj nemet is. Hatalmas a nyomás, hogy minden megkeresésre igent mondj, ha éppen beindítod a startupod, frissen kezdtél valahol dolgozni, vagy éppen szabadúszóként próbálsz boldogulni. Hozzájárul a megkeresés ahhoz, hogy elérd a legfőbb céljaidat? Ha nemleges a válasz, akkor ne próbálj valami más kárára időt szakítani ilyen tevékenységre!

A másik főbűnös a túl sok, és túl hosszú meeting. Az átlagos meeting 45 perces, pedig sokszor egy telefonnal, vagy köremaillel is megoldható lenne az információ terjesztése. Sokszor nincs is szükség meetingre – például, ha nincs szükség külső segítségre ahhoz, hogy tovább tudj lépni, vagy éppen személyes kontaktra, hanem elég egy email is. A meetingek legnagyobb hibája a szervezetlenség, ezért mielőtt meetinget hívsz össze, mindig adj meg egy végpontot is, és küldd el az agendát minden résztvevőnek.

A legjobb módszer arra, hogy valóban produktív napod legyen az, ha előre eltervezed, hogy mit fogsz csinálni a nap folyamán. A teendőlistádat érdemes 3-5 olyan feladatra csökkenteni, amit muszáj elvégezned, így a nap folyamán kevésbé fog előtted tornyosulni a lista.

Ehhez azonban fontos az, hogy ne hagyd, hogy megszakítsanak a munkában – ami a legnehezebb, hiszen a munkanapok többsége sokszor tűzoltásból áll. Az átlagos dolgozó mindössze 3 percet tud megszakítás nélkül dolgozni, mielőtt valami olyan tevékenységgel találja magát szembe, ami – bár a legfontosabb feladatait nem viszi előre – mégis halaszthatatlannak tűnik. Hogyan tudod ezeket a megszakításokat minimalizálni?

Fontos, hogy mindig átgondold, mi az oka az adott problémának. Kommunikációs hiba, késések, mi okozta? Hogyan tudod megállítani, és biztos, hogy szükségük van Rád a megoldáshoz?

Jó stratégia lehet, ha a nap elején elvégzed azokat a feladatokat, amiket a legkevésbé szeretnél, és 2-3 óráig megszakítás nélkül dolgozol. Ne állíts magad elé teljesíthetetlen elvárásokat – azzal csak valószínűbb lesz, hogy sosem kezdesz bele, mert félsz attól, hogy nem sikerülne az elképzeltnek megfelelően.