Az új teendőkezelésről…

Ahogyan sokan láthattátok és láttátok is, nekikezdtünk a MiniCRM-ben lévő teendőkezelés megújításának. Ennek első lépése (nagyon sok lépés várható még), múlt héten meg is jelent a rendszerben. Sokan írtatok. Volt akinek tetszett, volt aki nem értette, volt aki követelte vissza a régit. Ez a cikk, többek között nektek szól, ha egy dolog van csak, amit ma MiniCRM-mel szeretnétek foglalkozni, akkor az ez legyen.

Mea culpa

Szeretném itt az elején leszögezni (mint ezért a fejlesztésért felelős személy), hogy nagyon sok hibát vétettünk most, ebben egyetértünk. Talán mind közül a legnagyobb az volt, hogy minden előzetes jelzés nélkül rátok zúdítottunk egy olyan új fejlesztést, amit minden rendszer minden felhasználója minden nap használ. Ezt a hibát nem fogjuk többet elkövetni, már a megjelenés előtt értesülni fogtok róla ha ilyen alapvető funkcióhoz nyúlunk hozzá, vagy újítjuk meg.

A tartalom, az egy másik kérdés. Itt úgy látjuk, hogy van helye az építő vitának, le is folytattuk ezt veletek is, egymással is, ezekből az alábbi dolgok estek ki:

• Alapvetően az irány jó, két olyan fontos dolgot vezettünk be (teendő sikeresség, teendő előzmények), ami nem kérdés, hogy segíteni fog nektek és nekünk is már rövid távon is.
• Számos dolgot átgondolhattunk volna kicsit jobban. Ezekre felhívtátok a figyelmet, megfogadtuk őket és ez alapján át is alakítjuk.

Ennek alapján az alábbi dolgokat szeretnénk nagyon gyorsan kijavítani, megváltoztatni a ti kéréseitek alapján, amik a mi hosszútávú víziónkat is segítik:

• A teendőt ugyanúgy már kint az adatlapon is le fogjátok tudni zárni, nem kell hozzá több kattintás.
• Hozzányúlunk a teendő „ablakának” kinézetéhez picit, egyértelműbb lesz hol kell menteni, kiépni, lezárni, stb.
• Lesz az adatlapon egy új funkció, már nem csak teendőt, hanem „új előzményt” is hozzá lehet majd adni az adatlaphoz, így megkönnyítve az időben visszafelé történő előzmény berögzítését (kevesebb kattintás, könyebb használat).

Amiket eddig soroltam, ha minden jól megy akkor pár napon belül kivitelezzük és használhatjátok.

A többi kritika nagy része viszont abból származott, hogy:

• Nem kommunikáltuk felétek, hogy nagyobb terveink vannak a teendőkezeléssel mint ami most látszik (ez csak első lépése volt egy hosszabb útnak), szeretnénk új funkciókat adni nektek ebben (pl. checklist lehetőség – teendő felbontása, hogy mit csináltam meg; érintettek – több embert érintő teendőt is lehessen felvenni egyszerűen; stb.).
• Nem mutattuk meg hogyan kell használni a teendőket a MiniCRM-ben, így nem volt ez sem magától értetődő, hogy miért jó dolog, ami felé indultunk.

Hogyan kezelj teendőket a MiniCRM-ben

Ez utóbbiról szeretnék röviden írni, vagyis arról, hogyan javasoljuk a teendőkezelést a MiniCRM-ben:

• A teendőben fogalmazz meg értelmesen mérhető és kezelhető „célokat”. Ez azért fontos, mert akkor egyből értelmét nyeri hogy sikeres volt-e, vagy sikertelen. Mondok egy példát: „Hívd fel Bélát!” Ez egy teendő, felhívtad Bélát és lezárod sikeresen mert a hívás megtörtént. Használhatod így is, de mondhatod azt is, hogy hívd fel Bélát és szerezd meg tőle az árajánlatot! Ez esetben Béla felhívása nem egyenlő a sikeres teendő lezárással, hiszen a célod igazábol az árajánlat megszerzése volt. Lehet hogy felhívod Bélát, de még nem jársz sikerrel, akkor sikeresen lezárnád a feladatot? Egy szó mint száz, érdemes megfogalmazni jól mérhető célokat és egységesen használni a lezárási logikát.
• Lehetőleg ne változtasd meg a teendő eredeti tárgyát. A célod ritka esetben változhat. Nyilván, ha véletlen ráömlik a joghurt a billentyűzetre és ezért félreírod akkor írd át, de amúgy úgy válaszd meg a teendődet (és annak célját), hogy változatlan tudjon maradni
• Használd a jegyzetet. Amit eddig a teendő szövegébe írtál vissza, azt most írd jegyzetbe. Tök jól követhető lesz utána, hogy a teendőddel mi történt.
• Nézd a teendőelőzményeket. Ha nem érted hogy miért sikertelen egy teendő, amit lezártál vagy valaki lezárt, nézd meg az előzményeit. Vedd rá magad és mindenki mást, hogy használja a jegyzetet, kiváltképp ha sikertelenségről van szó, kerüljön be valami magyarázat jegyzet formájában.

Amit pár nap múlva tudsz csak majd használni, de nagyon hasznos:

• Már elvégzett teendők berögzítése. Leegyszerűsítjük, lesz egy „új előzmények” gomb az „új teendő” mellé, így be tudod rögzíteni, amit már megcsináltál. Pl. hívnak telefonon, hogy küldj át egy árajánlatot, te elküldöd egyből, leteszed a telefont és felveszed mint új előzményt az adatlapra, így megmarad az utókornak.

Fejlődünk tovább

Jövőbeli terveink:

• Szeretnénk ha tudnátok listát vezetni egy teendőn belül (célhoz vezető dolgok), ezért is döntöttünk amellett, hogy a teendőt kihozzuk egy külön ablakba, hogy ennek is helye legyen.
• Tervezzük, hogy tudtok majd érintetteket kezelni egy teendőn, tehát ha például van egy meeting amire többen mentek, akkor ezt egy teendő felvételével és további érintettek hozzáadásával meg tudjátok tenni.
• Jobban, érhetőbben mutatni az előzményeket, teendő előzményeket. Kértétek, hogy legyen színesebb, első ránézésre jobban látható/érhető, ezen is dolgozni fogunk.

Rengeteg tervünk van, de csak lépésekben tudunk haladni, ez volt az első. Most a következő, hogy kijavítjuk ennek a hibáit, minél hamarabb. A többi általam most vizionált lépés egy hosszú folyamat elemei, csak azért említettem őket, hogy lássátok miért történik ami történik.

Remélem támogattok minket ebben és a jövőben is hasonló építőjellegű visszajelzéseket kapunk Tőletek, ez alapján tudunk fejldőni mi is, és egyúttal a ti rendszeretek is.