Ügyféladatok betöltése a MiniCRM-be

A MiniCRM személyreszabásának a következő fontos lépése az adatbázisod importálása. Ezáltal minden cég és személy adat, illetve az üzleti tevékenységhez tartozó fontos adatok importálására lehetőség van. Excel vagy csv formátumú fájl segítségével könnyedén betöltheti adatbázisát.

A MiniCRM-be kétféle módon tudsz adatot betölteni:

  1. Új adatbázis importálása: Erre akkor van szükség, amikor olyan új érdeklődőket/ ügyfeleket/ projekteket szeretnél betölteni, amik eddig még nem szerepeltek a MiniCRM-be.
  2. Tömeges adatmódosítás: Erre akkor van szükség, amikor adatokat szeretnél módosítani már meglévő adatlapokon, vagy új adatot szeretnél felvinni már meglévő adatlapokra.

Új adatbázis importálása

A következőkben lépésről lépésre megmutatjuk az új adatbázis importálásának menetét.

Adatlapi mezők kialakítása a MiniCRM-ben

A adatlapi mezők testreszabásáról itt olvashatsz többet.

Excel táblázat fejlécének létrehozása (ez a táblázat első sora)

Ehhez fontos tudnod, hogy a MiniCRM-ben három féle adatlap típus létezik: adatlap, cég és személy adatlap. Erről korábban már beszéltünk az Adatlap felépítése és testreszabása pontban. Az Excel fejlécét ennek megfelelően kell kialakítani attól függően, hogy az adott mező az adatlapon, a cég adatlapon, vagy a személy adatlapon szerepel máshogy kell elnevezünk a fejlécet (Adatlap: Mező neve, Cég: Mező neve, vagy Személy1: Mező neve).

Fontos, hogy minden elnevezés karakterpontosan szerepeljen, máskülönben a MiniCRM nem fogja felismerni a betöltésnél az adatokat.

Úgy tudod ezt a legegyszerűbben és leggyorsabban megcsinálni, ha csinálsz egy adatmentést a MiniCRM-ben. Az Excelbe lementett adatok fejléce a megfelelő formátumban fog szerepelni.
Hogyan tudod az adatmentést elvégezni?
Kattints az adott modulban a Szűrés gombra, majd a Szűrő létrehozása gombra. Ezt követően kattints a Mentés gombra (különben nem tudsz exportálni). Ezután kattints a Mentés fájlba gombra, és válaszd ki az első Excel lehetőséget.
Ha pontosan tudod, hogy melyik mezőkbe szeretnél adatokat betölteni a kattints a táblázatos nézet gombra és add hozzá a számodra fontos mezőket (így a lementett táblázatban csak ezek az oszlopok fognak szerepelni).

Az exportált excelből töröld ki az első oszlopot (Adatlap: Azonosító), és töröld ki a fejlécen kívüli az összes adatot, hiszen új adatbázist szeretnénk betölteni.

Excel táblázat feltöltése a saját adataiddal

Ezután a táblázat feltöltésénél vedd figyelembe a következő ökölszabályokat:

  •  Ahol a MiniCRM adatlapi mezője csak számot tartalmazhat, azokba a mezőkbe csak számokat írj, betűket ne!
  •  Ahol a MiniCRM-ben levő mező legördülő típusú figyelj arra, hogy az Excelben karakterre pontosan ugyanolyan tartalom legyen mint, amilyen a MiniCRM-ben levő legördülő mezőben ki lehet választani.
  • Ahol a MiniCRM-ben levő adatlapi mező jelölőnégyzet típusú (checkbox), akkor az Excelben levő érték(ek) karakterre pontosan egyezzenek meg a MiniCRM-es mező választható lehetőségeivel. Ha több értéket is be akarsz tölteni (több érték is be van pipálva), akkor az Excelben vesszőt tegyél a kiválasztott lehetőségek közé.
  • Ahol a MiniCRM-ben levő mező dátum típusú az érték legyen dátum formátumúak (éééé-hh-nn óó:pp azaz pl: 2017-08-10 13:00).

Adatbetöltés

  1. Az Excelben szüntesd meg az összes szűrési beállítást és a függvényeket, majd mentsd el.
    TIPP: A használt függvények megszüntetését legkönnyebben irányított beillesztéssel tudod megtenni, így csak az értékeket illeszd be.
  2. Válaszd ki azt a modult, ahova be akarod tölteni az adatbázist, és kattints bal oldalon található Új adatlap gomb melletti lenyilló nyílra, majd a Betöltés fájlból lehetőségre. 
    Betöltés
  3. Ezután feltöltheted az Excel fájlt, vagy be is másolhatod a tartalmát Másolás/ Beillesztéssel lehetőséggel.
    TIPP: Amennyiben Google táblázatban tárolod az adatbázisodat, használd a Másolás/ Beillesztés lehetőséget, így nem kell külön Excelbe lementeni a táblázatodat. 

    Adatbetöltés
  4. Válaszd ki a Minden alkalommal új adatlap felvétele lehetőséget, majd olvasd el a SPAM tájékoztatónkat és csak ezután pipáld ki a SPAM nyilatkozat mezőt. Végül kattints a Következő gombra.
    Adatbetöltés
  5. Ha a fejléc stimmel és az adatokat is felismeri a rendszer, nem kapsz piros hibaüzenetet, akkor mindent jól csináltál. Kattints a Következő gombra. Ha nem ismer fel mindent a rendszer, akkor pirossal jelöli ki azokat a sorokat, amiket nem ismert fel.
  6. Fel nem ismert sorok esetén nem egyezik az Excel táblázat fejlécében levő név, és a MiniCRM adatlapi mező neve.
    Ezt többféleképpen tudod megoldani: 

    1. Ha van olyan adatlapi mező, ahova betölthető az Excelben levő érték, akkor válaszd ki, hogy az Excel adott sora melyik mezőbe kerüljön a MiniCRM-ben. Ezt úgy tudod megtenni, hogy a Ismeretlen/Kihagy legördülő mezőre kattintasz és kiválasztod a MiniCRM-ben szereplő mező nevét. VAGY
      Adatbetöltés
    2. Menj vissza, és nevezd át az Excel táblád fejlécén a nem felismert oszlopok neveit, és kezdd újra a betöltést. VAGY
    3. Ha nincs még olyan mező létrehozva az adatlapon, ahova az Excelben levő adatot be akarod tölteni, akkor hozz létre új adatlapi mezőt, ahova betöltheted az információt. (Kattints egy adatlapra, és jobb oldalt a 3 pontra kattintva válaszd a Mezők testreszabása lehetőséget. Egy kis segítséget találsz ehhez az alábbi linken.)
  7. Ezután eljutsz a lenti képernyőre. Itt kiválaszthatod, hogy csak a hibátlan sorokat (Hibátlan sorok betöltése) akarod betölteni, vagy a hibásakat (Importálható sorok betöltése) is. Ha a hibás sorokat is be akarod tölteni, akkor a sor alapján az új adatlap létrejön, azonban a hibás adatok nem kerülnek be az adott mezőbe. Ha csak a hibátlan sorok betöltését választod a hibás sorok nem fognak betöltésre kerülni, csak a hibátlan soroknak fog létrehozni a MiniCRM egy adatlapot.
    Adatbetöltés
    A fenti, konkrét példában figyelmeztet a rendszer, hogy 35 adatlapból 33 hibátlan. Két adatlapon a Beosztás mezőbe olyan értékeket akarunk betölteni, ami nincs a Beosztás legördülő mezőkben megadva értékként. Ezeket az adatlapokat is be tudjuk tölteni, ha az Importálható sorok betöltése lehetőséget választjuk, csupán az adatlapokon ezt az egyetlen mezőt üresen fogja hagyni a hibás adatok miatt. Másik lehetőség, hogy menj vissza az Excel táblázatodba és javítsd az adatokat, és kezd újra a betöltést.
  8. Gratulálunk! Sikeresen betöltötted az adataidat a MiniCRM-be. 🙂

Az alábbi videóban megmutatjuk miként tudod tömegesen betölteni az adatbázisodat a MiniCRM-be:

Tömeges adatmódosítás

Ha a MiniCRM-ben szereplő adatbázisodat szeretnéd módosítani, azt tömeges adatbetöltéssel tudod megtenni.

  1. Mentsd ki az adatokat a MiniCRM-ből. Ehhez szűrj rá azokra az adatlapokra, amelyeken adatot szeretnél módosítani. A lementés előtt add hozzá a táblázatos nézetben azt a mezőt, amit módosítani szeretnél (akár többet is). Ezután mentsd el a szűrőt, és mentsd el az adatokat egy Excel fájlba. 
  2. Az Excelbe rögzítsd/ modosítsd azokat az adatokat, amiket szeretnél.

    FONTOS: NE módosítsd az első oszlopot, az adatlapok azonosítóját! 
  3. Töltsd be az adatokat a MiniCRM-be. Az Azonosítást követő eseménynél a Meglévő adatlap módosítása lehetőséget válaszd ki.
    Adatbetöltés

 

Az alábbi videóban megmutatjuk miként tudod tömegesen módosítani az adatbázisodat: