Róla
Dallos Zoltán néhány évvel ezelőtt otthagyta a sikeres középvezetői állását, hogy vállalkozóként a saját útját járhassa. Azóta gyakorlatilag a hobbijából él: sikeres marketing tanácsadó, vlogger, alapított egy marketing ügynökséget, és teltházas rendezvényeket szervez üzlet és utazás témában. Mindemellett egy könyvet is írt Alkalmazottból vállalkozó címmel, egy TEDx előadást is tartott már, és vállalkozni vágyókat mentorál.
Kedvenc funkciók
- Teendőkezelés
- Dokumentumtárolás
- Automatikus e-mailek és sms-ek
A probléma
Zoltán több mint 10 éves multis középvezetői tapasztalattal a háta mögött kezdett saját vállalkozásba.
Hamar felismerte, hogy egy vállalkozást nem lehet úgy átlátni, hogy 10 különböző helyen vannak tárolva a különböző dokumentumok és papírok. Egy része mappákban lefűzve, sok beszkennelve valahol a gépen, a többi e-mailekben kallódott.
Emellett a feladatkezelést is próbálta összetákolni különféle rendszerekből, de végül azt vette észre, hogy a teendők is szerteszét vannak.
Azt állítja, hogy amikor egyedül dolgozott, naponta 1-2 órája biztosan ráment csak arra, hogy a feladatait rendszerezze és képbe kerüljön, hogy mikor és mit kell csinálnia.
Amikor pedig kollégái lettek, ez méginkább előjött, hiszen ekkor már több ember munkáját kellett összefognia, átlátnia és megterveznie. Gyorsan evidens lett számára, hogy ez hosszútávon nem hatékony.
Tanácsadóként láttam, hogy sok céget az bénít meg, hogy olyan dolgokra megy el az idejük, ami egy jó rendszerrel kiküszöbölhető lenne. Például amikor arról tartanak megbeszélést, hogy mi történt egy-egy ügyféllel. Vagy arról, hogy hol van egy bizonyos dokumentum. Ez fölösleges ahelyett, hogy mindez egy egységes központi rendszerben lenne. Ezért én ezt már a kezdetekben igyekeztem kiküszöbölni.
A megoldás
Megoldásként a MiniCRM bevezetése mellett döntött, amivel addig már többször is találkozott.
Azóta a napjait úgy kezdi, hogy miután átfutotta az e-mailjeit, 2 perc alatt megnézi a rendszerben a saját aznapi feladatait. A kollégái szintén a MiniCRM-ben tudják követni a feladataikat, és az ügyfelek előzményeit és dokumentumait is egy helyen megtalálják.
Zoltán számára ez a rendszer a központi adattároláson és a teendőkezelésen túl a folyamatokban való gondolkodást is adta.
A MiniCRM ugyanis révezette arra, hogy a legtöbb céges tevékenysége leírható egy-egy folyamatként, legyen szó interjúkészítésről, rendezvényekről, vagy egy könyv értékesítéséről.
A folyamatok egyes lépései automatizálhatók, ha pedig egy-egy folyamaton többen is dolgoznak, minden kolléga számára átláthatók.
Ez a szoftver rávezetett arra, hogy hogyan szervezzem még jobban az életemet, a cégemet, a folyamataimat.
Mit nyertek a bevezetés óta?
Zoltán a korábbi napi 1-2 órával szemben most napi 2 percnél nem tölt több időt a feladatai áttekintésével.
Ráadásul kollégáival nincs szükségük felesleges megbeszélésekre az ügyfelekről, sőt, a MiniCRM lehetővé tette azt is, hogy az 5 kolléga napi szinten távolról dolgozzon. Olyannyira, hogy már a koronavírus-helyzet előtt is csak másfél havonta egyszer kellett találkozniuk.
Ezenkívül tevékenységi köre is kiszélesedett: a kezdetekhez képest ma már gyakorlatilag ötször több üzletágat menedzsel, ráadásul kevesebb időráfordítással. Ugyanis mindent a MiniCRM vezérel.
Például egy teltházas rendezvény megszervezésén Zoltán körülbelül 15 percet dolgozik az előkészítési fázisban. Az automatizált e-mailek és sms-ek a regisztráció utáni teljes kommunikációt vezérlik, a regisztráció megerősítését kérő sablon e-mailek pedig segítenek tervezni a látszámmal. A többi teendőt pedig teljes bizalommal tudja a kollégáinak kiadni.
A kulcs, hogy minél több mindenre van folyamatunk, annál több mindent tudok másoknak delegálni. Ez teszi lehetővé, hogy ma ennyi tevékenység mellett is bár munkával, mégis könnyedebben telik egy munkanap.
