A Doklist.com a legnagyobb ingyenes orvos kereső portál, ahol
térkép alapján lehet megbízható orvosi szolgáltatókat keresni.
Segítenek összehasonlítani és megtalálni a legközelebb eső
orvosokat bárki számára, mellyel céljuk nem kevesebb, mint
hatékonyabbá tenni az egészségügyet. Egy ekkora vállalkozás
viszont sokkal összetettebb feladat, mint sem, hogy manuálisan
kezelhető legyen.
Probléma
A feladatok hétről hétre egyre csak halmozódtak. Habár kedves volt
az ügyfél, projekt menedzserük, Gábor már nem tudta fejben tartani
a teendőit, és úgy érezte sosem ér véget a hét, hiszen hétfőn
minden kezdődik újra, és a sok teendő és hívás miatt megint
elfelejtett egy fontos emailt kiküldeni. Úgy állt fel az utolsó
hívás után pénteken, hogy felmond.
Kihívás
Olyan megoldásra volt szükségük, amely képes lépést tartani
összetett működésükkel, amellyel vezethetik és tisztán átláthatják
a párhuzamos folyamatokat, és javíthatnak a munkatársak egymás
közötti kommunikációján. Általában minden beérkező feladat sürgős.
A helyzet szinte kaotikus, de éppen ezért kell – és lehet! – a
feladatokat rendszerezni és ütemezni.
Megoldás
A kulcs a problémák felismerése, elkülönítése és hatékony kezelése volt:
Stressz menedzsment
Az orvosok egyesével e-mailben és telefonon kérnek javítási
kéréseket (elköltöztünk, megváltozott a nyitvatartás, új
szolgáltatásunk elérhető). Ráadásul valakit munka közben is érhet
megkeresés, ami kizökkenti a munkavállalót. A Lifehacker magazin
kutatása
szerint, átlagosan több, mint 23 percre van szükségünk
visszatérni az eredeti munkához egy félbeszakítás esetén.
Idő menedzsment
Fontos, hogy skálázható legyen a rendszer. 40.000 orvost kell
kezelnie, és nyomon követnie, hogy kinek mikor jár le egy
kiemelése, vagy ingyenes prémium profil próba időszaka.
Miután felismertük a probléma gyökerét készítettünk egy egyszerű
4 lépéses folyamatot az ügyfélszolgálat kezelésére:
Eredmények
Miután ráálltak a MiniCRM rendszerre, szinte azonnal érzékelték a
hatékony időbeosztás pozitív hatásait, a munkatársak viszonyán és
a cég elért eredményein is:
Nyugodtabbak és motiváltabbak a csapattársak, hiszen pontosan
látják az elvégzett munkát
A projekt menedzser végre kikapcsolhatja a telefonját nyaralás
alatt
Garantáltan 48 órán belül el tudják hárítani a bejövő igények
93%-át.
Korábban egy telefonszám lecserélésére átlagban sokkoló módon
1 óra 7 percre volt szükség, most ezt átlagosan 5.5 percet
vesz igénybe mindennel együtt (delegálás, javítás, e-mailre
válaszolás, ellenőrzés).
Minden hét végén pontosan látszik, hogy a betervezett munka
hány százaléka van
kész (100% :) )
Egy web alapú marketing, értékesítés és ügyfélszolgálat szoftver sikeres kisvállalatoknak.
Segít rendszerezni az ügyfeleket és feladatokat, több sikeres értékesítést lezárni.