Generarea de documente PDF, DOCX, EXCEL, ODS

Add on-ul de generare de documente îți permite ca, din doar două click-uri, să completezi INSTANT și CORECT toate documentele pe care trebuie să le emiți pentru clienții tăi. De la date personale, la atașarea de scan-uri și calcularea separată a prețurilor pe produse vs. servcii, generarea de documente se poate ocupa de toate!

Iată ce subiecte acoperă acest articol:

    1. Generarea de documente într-un produs în care nu gestionezi stoc (Vânzări, Clienți, Bază de date etc.): auto-completarea datelor clientului și atașarea automată de imagini
    2. Informații despre conexiunea Google Drive – MiniCRM, pentru șabloane mai ușor editabile
    3. Generarea de oferte cu poze de produs și prețuri separate pe servicii și produse
Cu add on-ul de generare de documente, poți emite instant fișiere în formate precum PDF, DOCX, Excel, ODS.

Generarea de documente într-un produs fără stoc (Vânzări, Clienți, Bază de date etc.)

Auto-completarea datelor clientului

Ca datele clientului tău să fie completate repede și corect de fiecare dată atunci când ai de emis un document, există niște „instrucțiuni” pe care trebuie să i le dai sistemului: variabilele.

Variabilele sunt instrumentul de care te vei folosi pentru a arăta, concret, în ce loc din document trebuie așezată o anumită informație pe care ai completat-o în prealabil în MiniCRM.

Pentru a accesa panoul de variabile, mergi în zona de Șabloane a produsului în care vei dori să generezi documentul, și dă click pe butonul albastru Șablon nou – Șablon sarcină nou

Click pe piesa de puzzle din zona de editare a șablonului:

… și ți se va deschide ghidul de variabile:

Variabilele sunt un concept care îți vor servi atât în cadrul șabloanelor de document (acolo unde datele vor trebui completate automat), dar și în cadrul șabloanelor de e-mail ori de sarcină.
Din ghidul deschis, alege acele câmpuri care te interesează a fi completate și în documentul tău final. De exemplu, datele persoanei principale de contact, ori ale companiei:
… și formatează toate variabilele apărute după formatul specific șabloanelor de document.
Mai concret:
  • șterge semnele de procentaj (%) atât de la începutul cât și de la sfârșitul variabilelor
  • adaugă un d. în fața fiecărei variabile
În cazul de mai sus, iată cum se vor transforma variabilele alese:
Pe acestea, adaugă-le în documentul tău, acolo unde vei dori ca informațiile să fie completate:

Adăugarea de imagini în documentul final

Dacă în documentul tău final trebuie să se regăsească și imagini (precum schițe, scan-uri, poze, etc.), mai întâi asigură-te că ai un câmp de tip atașament, special dedicat pentru acestea, pe cardul de oportunitate.

 Câmpurile de tip atașament folosite pentru a aduce imagini în documente trebuie să NU permite adăugarea de fișiere multiple. Poți verifica acest aspect intrând în panoul de editare a cardului de oportunitate și dând click pe cheița de lângă câmpul de tip atașament pe care vrei să îl folosești.
Atunci când debifezi căsuța de stocare multiplă iar documentele atașate în trecut îți sunt șterse, încă le vei mai putea recupera din istoricul cardurilor de oportunitate în care au fost atașate.
În același timp, în șablonul documentului tău, va trebui să existe o imagine de tip place holder, care să țină locul imaginilor finale.
În exemplul de mai jos, să spunem că documentul final trebuie să conțină schița unui imobil închiriat, precum și trei poze făcute imobilului în momentul închirierii, diferite la fiecare client pentru care se va emite contractul.
În șablonul original, vom pune câteva imagini oarecare, în locurile în care vom dori ca imaginile reale să fie așezate:
Dimensiunea imaginii place-holder din șablon va trebui să fie cam tot pe-atât de mare cât vei dori să fie și imaginea finală.
În setările suplimentare ale imaginii (click dreapta), vei găsi opțiunea de Text Alternativ. Click pe aceasta, iar în căsuța care ți se deschide, pune variabila câmpului de tip atașament despre care s-a vorbit mai sus.
Nu uita să setezi variabila în formatul specific de document, ca în imagine:

Completarea automată a documentului, în acțiune

Odată ce ai terminat de inserat toate variabilele (inclusiv cele de imagine), asigură-te că șablonul tău e A4 (de obicei, din zona de File – Page setup) și salvează-l în stocarea ta locală în format .docx.

În ecranul care ți-a apărut, trage documentul în zona de încărcare. Apoi, dă-i un nume (salvează numele dat din butonul din dreapta), și atribuie-i un folder pentru organizare (Manual sau Automat).

Auto-completarea șabloanelor de document poate fi declanșată chiar și doar de completarea câmpurilor necesare. Mai mult decât atât, odată completat documentul, sistemul îl poate trimite „singur” către clientul final 🙂 Pentru mai multe detalii în acest sens, consultă pagina de help de aici.
Când ai trecut prin toți cei trei pași, nu uita să salvezi modificările făcute.
La final, ar trebui să vezi un ecran asemănător cu acesta:
După cum vezi, variabilele au dispărut și, în locul lor, a rămas un spațiu alb.
Dacă, odată salvat, șablonul tău din MiniCRM încă mai conține variabilele din documentul original (în locul spațiilor albe), înseamnă că nu le-ai formatat corect. Te sfătuim să revii la acestea, să le corectezi conform ghidului de mai sus, și-apoi să re-încarci șablonul peste cel urcat mai devreme, din zona de încărcare. Nu vei fi nevoit să creezi un alt șablon.
Pentru a testa, mergi pe oricare dintre cardurile tale de oportunitate (unde ai câmpurile din variabile completate) și caută orice câmp de tip atașament.
Când ai găsit câmpul dorit, click pe săgețica de pe butonul Încarcă și dă click pe opțiunea Generează PDF dintr-un șablon:
Alege șablonul pe care îl dorești și, în doar câteva secunde, documentul tău se va completa automat.
Se pot genera și fișiere editabile ulterior, de tip DOCX din opțiunea ”Generează DOCX dintr-un șablon”.
Dacă dai click pe fișierul DOCX generat acesta se va descărca și îl vei putea modifica ulterior generării.
Când e gata, sistemul ți-l va atașa în câmpul din care l-ai generat și îl va adăuga și în istoric, la data generării.

Opțiunea de generare documente bazate pe șabloanele din Google Drive

În cadrul add on-ului de Generare Documente, există și varianta în care poți lucra cu șabloane create în Google Drive.

Avantajul acestora este editarea mult mai facilă, fără să fie nevoie să descarci documentele și să le reîncarci ulterior în MiniCRM pentru a le putea folosi.

În acest caz, variabilele trebuie notate cu un semn $, plasat doar și exclusiv înaintea variabilei, în următorul format:
{Business.Name}, ${Address.PostalCode} etc.

În cazul șabloanelor Google Drive, te rugăm să NU folosești formatele de tip {%Variabila.Nume%} sau {d.Variabila.Nume}, deoarece generarea nu va funcționa corespunzător.

Pasul 1: Creează șablonul de document în Google Drive.

Pasul 2: Inserează textul standard, care se va aplica la toate documentele generate (în imaginea de mai jos, acesta este marcat cu negru). Ulterior, pentru datele clientului, care vor diferi de la document la document, inserează variabilele în formatul corect indicat mai sus (în imaginea de mai jos, acestea sunt marcate cu roșu boldat). Modul în care formatezi variabilele (font, culoare, dimensiune)  se va reflecta și în documentele generate pe baza șablonului.

Pasul 3: Odată pregătit șablonul în Drive-ul tău, deschide sistemul de MiniCRM și mergi pe cardul de oportunitate al oricărui client pentru care dorești să generezi documentul. Click pe câmpul de tip atașament în care dorești să-l încarci și selectează opțiunea de Generare PDF din Google Drive.

Dacă ești la primul șablon și nu ai mai realizat conexiunea dintre contul tău Drive și sistemul de MiniCRM, vei fi rugat să te autentifici în contul de Google dorit.

 

Pasul 5: Selectează șablonul dorit, sau caută-l folosindu-te de bara de căutare. Și gata! 🙂

Generarea de OFERTE cu poze și prețuri separate

Într-un produs de Ofertare standard (fără add on-ul de Generare de documente în abonament) vei putea:
  • să emiți oferte în care datele clientului să fie preluate în mod automat din MiniCRM
  • să adaugi zeci și sute de produse cu descrieri cuprinzătoare din doar câteva click-uri

Despre aceste funcționalități de sine stătătoare, poți afla mai multe pe pagina dedicată.

Dar, incluzând și add-on-ul de Generare de documente în folosirea produsului de Ofertare, pe lângă cele de mai sus vei mai putea:

  • să adaugi imagini produselor pe care le ofertezi
  • să calculezi prețul pe produse separat de cel pe servicii
Câmpul de adăugare imagini va fi disponibil pe fișa de produs indiferent dacă ai Generarea de documente sau nu, însă add on-ul îți va permite să folosești variabila din spatele imaginilor și în șabloanele tale. Altminteri, fără add-on, imaginile tale de produs vor fi inutilizabile.

Găsești, mai jos, o descriere detaliată.

Inserarea de poze de produse în oferte

În produsul de Ofertare, mergi în sub-meniul de stoc.

Aici, vei avea posibilitatea:

  • să adaugi poze pentru articolele/serviciile pe care le ai deja în stoc
  • să adaugi articole/servicii noi, dar manual, pentru a-ți apărea câmpul special dedicat imaginilor
Nu vei putea adăuga imagini produselor tale prin import.
Odată ce ai intrat pe o fișă de produs/serviciu (nou sau deja existent), vei observa, în partea din stânga, un câmp special dedicat pozei de produs.
Urcă în acesta imaginea aferentă, ținând cont de următoarele specificații:
  • poza trebuie să aibă undeva la 300 x 300 px.
  • dintre acești 300 x 300 px., 5-6 px trebuie să fie o margine albă
  • formatul pozei trebuie să fie unul clasic de tip .jpg / .jpeg / .png

La fel ca la toate celelalte câmpuri pe care le poți folosi într-un șablon de ofertă, și pentru imagine va exista o variabilă aferentă. Aceasta e:

{d.Other.Items.Product_ImageUrl}

Pentru a vedea o listă completă cu toate variabilele pe care le poți folosi în șabloanele de ofertă, consultă link-ul de aici.

Totuși, înainte de a o folosi în cadrul șablonului tău, ține cont că ȘABLONUL va trebui:

  1. Să conțină doar două rânduri (pe lângă capurile de tabel), indiferent de câte produse/servicii va avea la final (rândul cu „i” în variabile și rândul cu „i+1” în variabile)
  2. Variabilele vor trebui formatate pe principiul progresiei incrementale – sau, altfel spus, va trebui să le adaugi „i” respectiv „i+1”, în funcție de rândul pe care se află (vezi modelul de mai jos)
  3. Va trebui să ai un place holder acolo unde vei dori ca pozele de produs să fie inserate

 

Pentru a insera variabila de {d.Other.Items.Product_ImageUrl}, intră în setările imaginii pe care ai ales-o ca și place holder și caută opțiunea de Text Alternativ. În căsuța care ți se va deschide, inserează următoarele două variații de la această variabilă:

{d.Other.Items[i].Product_ImageUrl} – pentru imaginea de pe primul rând

{d.Other.Items[i+1].Product_ImageUrl} – pentru imaginea de pe rândul al doilea

 

Ca să îți fie mai ușor, ți-am pregătit o extensie în produsul de Ofertare, ce conține documentul de ofertă cu imagini de mai jos. Găsești extensia sub numele de Șablon de ofertă cu imagini pentru produse. Activeaz-o, și-apoi o să găsești documentul de mai jos în zona de Șabloane a produsului de Ofertare. Click pe acesta, iar în dreapta sus vei vedea un buton albastru de descărcare. Așadar, descarcă șablonul din extensie și personalizează-l cum dorești (prin a schimba logo-ul, paleta de culori și, eventual, prin a adăuga mai multe variabile – dar NU face prea multe modificări la variabilele din tabel, mai ales la poze), apoi încarcă-l înapoi în MiniCRM ca șablon de tip fișier nou. Îți recomandăm să păstrezi în sistemul tău și varianta originală din extensie, astfel încât să poți reveni la ea ori de câte ori ai nevoie de un șablon de ofertă nou.

 

Asigură-te că documentul tău este format A4 (de regulă, din zona de File – Page Setup) și descarcă-l în formatul .docx.

Odată ajuns în stocarea ta locală, urcă-l în MiniCRM, în produsul de Ofertare, mergând în zona de Șabloane – Șablon nou – Șablon de tip fișier nou.

Trage șablonul tău în zona de urcare fișiere, denumește-l (și salvează-i numele), alege un fișier în care să-l stochezi și salvează modificările.

Odată salvat în sistem, șablonul tău ar trebui să arate cam așa (dar cu personalizările tale):

Alternativ, dacă ai deja un astfel de șablon de ofertă și dorești doar să-i adaugi imagini, îl poți descărca direct din sistem, îi poți aduce modificările de mai sus, iar apoi îl poți reîncărca în același loc, peste varianta sa veche.

Prețuri calculate separat pe produse și servicii

Dacă îți dorești ca ofertele tale să însumeze prețurile separat între produse și servicii, add on-ul de Generare de documente îți permite să faci astfel de calcule prin agregatori.

Ca să te poți folosi de aceștia în șabloanele tale, trebuie să faci anumite setări tehnice foarte specifice.

Dar, dacă nu ai mai lucrat cu agregatori, ți-am pregătit un șablon care conține deja tot ce e nevoie și pe care îl poți folosi ca bază pentru toate ofertele tale ulterioare.

Pentru a-l descărca, mergi în zona de Extensii a produsului de Ofertare și activează extensia numită Ofertă cu preț separat produse vs. servicii (șablon):

O să vezi că, după activare, această extensie îți va adăuga un șablon denumit Ofertă cu preț separat produse vs. servicii @extensie

Click pe acesta și descarcă-l în calculatorul tău, pentru a-i aduce modificările pe care le dorești în termen de design.

Te rugăm să modifci doar următoarele elemente în design-ul șablonului de ofertă de mai sus: logo, paletă de culori, eventuale noi variabile de care ai mai putea avea nevoie. Altminteri, dacă modifici tabelele, s-ar putea ca noua formatare să afecteze afișarea corectă a prețurilor separate.
Recomandarea noastră către tine este să urci noul șablon separat de cel din extensie. Astfel, dacă ceva nu merge bine, ori dacă o să dorești o altă variantă mai târziu, o să poți reveni oricând la el.
Finalmente, folosește șablonul în emiterea următoarei tale oferte și… iată cum produsele ofertate vor fi prezentate separat de servicii! 🙂