KategóriaÉrtékesítésMiniCRM

Segítünk összeállítani egy profi árajánlatot – mintákkal és példákkal

Sok cég és vállalkozó követi el azt a hibát, hogy elégedetten hátradől, ha egy érdeklődő árajánlatot kér. Azt gondolják, hogy ez az ügyfél már zsebben van, és ami ezután jön, az puszta formalitás. A valóság ennek épp az ellenkezője: a legfontosabb rész csak most következik. És nemcsak azért, mert az ár döntő tényező a vásárlók döntési folyamatában, hanem azért is, mert maga a kiküldött árajánlat is rengeteget nyom a latba.

Egy utolsó, sorsdöntő bizonyítványt állítunk ki a cégünkről, ami lehet vonzó és meggyőző, vagy épp ellenkezőleg: riasztó és taszító. Egy profi árajánlat nem csupán számok végtelen tengeréből áll. Legalább ilyen fontos, hogy vizuálisan is érdekes legyen, és persze az, hogy pillanatok alatt áttekinthesse az ügyfél. Cikkünkből megtudhatod, hogy milyen egy profi vállalkozói árajánlat minta 2022-ben.

Az árajánlat készítés formai követelményei

Kezdjük talán a legfontosabbal: az árajánlatot mindig az e-mail mellékletekén küld el, soha ne magában a levélben. A legjobb az, ha egy pdf-fájlt hozol létre, méghozzá két okból. Egyrészt azért, mert a pdf-ben sokféle dizájnlehetőség rejlik, másrészt azért, mert ez a fáljformátum minden számítógépen ugyanúgy jelenik. Nem fordulhat elő tehát az, ami a Word-doksikkal gyakran megesik: szétcsúsznak a bekezdések, elmásznak a képek, törlődik a formázás. Hab a tortán, hogy a pdf nem szerkeszthető utólag a másik fél által.

Ha pedig már a képeknél tartunk: megoszlanak a vélemények arról, hogy kellenek-e az árajánlatba. Azt mindenképp tartsd szem előtt, hogy nem katalógust vagy brosúrát készítesz. Egy-két hangulati elem vagy a termékedet bemutató fotónak éppen lehet helye, de semmiképp nem dominálhatják az árajánlatot. Ugyanez a helyzet a betűtípussal is. Választhatsz valami egyedi fontot, de mindenképp kerüld el a tolakodó, önmagukban is figyelemfelkeltő betűtípusokat. Inkább hagyd, hogy az adatok beszéljenek magukért!

A formai követelményekhez tartozik az is, hogy megtaláld a megfelelő hangnemet és stílust. Általánosságban elmondható, hogy egy árajánlatban magázódni illik (hosszabb együttműködésnél persze tegeződni is lehet), és nincs benne a helye a rizsának. A végén pedig jól mutat, ha szerepel egy aláírás (a cég vezetőjétől vagy az ajánlat készítőjétől), esetleg a cég pecsétje.

Ezek semmiképp se maradjanak ki az árajánlatodból

Egy profi árajánlat onnan ismerszik meg, hogy letisztult és logikus felépítést követ. No, és onnan, hogy a lényegről beszél! Vagyis arra a munkára adj árajánlatot, amire kértek. Nem veszi jól ki magát, ha az ügyfeled úgy érzi, hogy a kért ajánlaton felül még egy rakás egyéb extrát is rá akarsz sózni. Ez persze nem jelenti, hogy ne említhetnéd meg, hogy mit kínálsz még – ezek viszont mindig legyenek világosan elkülönítve az árajánlat többi részétől.

De mit értünk pontosan letisztultság alatt? Elsősorban azt, hogy részletesen és tételesen leírod, hogy mit tartalmaz az általad meghatározott ár. Amennyiben például építőipari árajánlatot készítesz egy szoba kifestéséhez, akkor szerepeljen lebontva a glettelés, az alapozás, a felület-megtisztítás stb. ára. Azt pedig talán mondani sem kell, hogy ilyen esetben külön kell feltüntetned a munka- és az anyagdíjat. Ez természetesen csak egy példa. A lényeg, hogy bármilyen terméket vagy szolgáltatás kínálsz, részletezd, hogy miből áll össze a végösszeg.

Gyorsan változó világban élünk, ezért egy árajánlat sem lehet érvényes az örökkévalóságig. Különösen igaz ez azokra a területekre, amik extrém módon ki vannak téve az inflációnak (pl. építőipar, szállítmányozás stb). Ne maradjon ki tehát az sem, hogy a meghatározott ár meddig érvényes. Megadhatsz egy konkrét dátumot vagy egy időintervallumot is (egy hét, egy hónap, két hónap).

Könnyen megeshet, hogy az ügyfeled, megrendelőd kifogásokat támaszt, vagy csak nem teljesen elégedett az árajánlat adása után. Semmi gond: erre is felkészülhetsz előre. Tisztázhatod a dokumentumban, hogy milyen határidőkkel és feltételekkel módosítható az ajánlat. Arra is célszerű kitérned – hiszen sok területen ez kulcstényező -,hogy milyen garanciákat vállalsz a termékedre, szolgáltatásodra.

Végül magyarázd el kristálytisztán az ügyfélnek, hogy mik a további teendői. Kit keressen, ha jelezni szeretné, hogy elfogadja vagy elutasítja az ajánlatot? Igazán elegáns, ha a megrendelő egy kattintással elfogadhatja a tervet vagy éppen módosítást kérhet.

A “kötelező elemekkel” nagyjából végeztünk, de azért más is kerülhet egy ajánlatba. Semmi akadálya például, hogy megemlítsd vagy akár belinkeld a korábbi munkáidat referenciaként. Ez mindenképp növeli a bizalmat és jó benyomást kelt. Megkönnyítheted az olvasó dolgát azzal, hogy röviden(!) összefoglalod, milyen előnyökkel jár a terméked vagy a szolgáltatásod számára, illetve milyen problémákra nyújtasz majd megoldást.

Sablon vagy egyedi árajánlat?

Most, hogy a tartalmi követelményekkel és a legfőbb elemekkel tisztában vagy, ideje nekiveselkedni az árajánlat-készítésnek. Ugyanakkor itt jön az örök kérdés: letölthető árajánlat mintával vagy egyedi megoldással érdemes-e dolgozni? Kétségtelen, hogy a neten rengeteg árajánlat minta található pdf, Excel vagy éppen Word formátumban is. Ezek előnye, hogy nincs igazán dolgod vele, csak fel kell töltened a sablont a saját adataiddal.

Ennek azonban az az ára, hogy a lehetőségeid is korlátozottak. Egyedi megoldásokra nem sok tered magad, a legjobb árajánlat minták pedig angolul elérhetők, és az angolszász szokásoknak megfelelően készítették el őket. Lehet, hogy az átszerkesztésükkel több idő megy el, mintha saját doksit készítenél. Ha utóbbi mellett döntesz, akkor alapesetben a Word szövegszerkesztő jöhet szóba, illetve az ingyenes képszerkesztő, a könnyen használható Canva.

Hivatalos árajánlat minták, amiket bátran használhatsz

Amennyiben az előre megírt sablonok mellett döntesz, kifejezetten jó választásnak számítanak a Word beépített vázlatai. Ilyen például egy szolgáltatók számára összeállított ajánlat, és mint láthatod, mindent tartalmaz, amiről eddig szó volt. Az egyetlen hátránya, hogy kicsit snassznak hat, de könnyen feldobhatod a saját céged színeivel, logójával vagy stock fotókkal.

Kifejezetten igényes és ingyenes árajánlat mintákat találsz a templatelab.com oldalon. Több tucatnyi lehetőség vár, méghozzá számtalan területről: catering, építőipar, szabadúszó, szolgáltatás, webdizájn stb. Nézzük például az alábbi, elsősorban építőipari cégeknek szánt mintát – amit valójában bármilyen célra felhasználhatsz.

Kép forrása: templatelab.com

Már a fejlécben megadhatsz minden fontos infót: kinek, kitől és mikor készült az árajánlat, mi az ajánlat száma, amire az ügyfél hivatkozni tud. A Key Point mezőkbe tetszőleges szöveget írhatsz: összefoglalhatod, hogy miben állapodtatok meg, milyen problémára nyújtasz megoldást, vagy éppen ide sorolhatod a referenciáidat.

A következő részben – és ez még mindig csak egyetlen A4-es oldal, a részletes árajánlat következik. Ahogy láthatod, tételesen megadhatod, hogy melyik munkafolyamat mennyibe kerül, mi az elszámolás alapja (például óra, darabszám). Végül a teljes nettó összeg következik, majd az adó mértéke, végül a fizetendő összeg. A két komment mezőt is szabadon használhatod: meddig érvényes az ajánlat, milyen bónuszok és extrák elérhetők, ki lesz a kapcsolattartó.

Kép forrása: templatelab.com

MiniCRM: árajánlat készítés és hatékony utánkövetés

A MiniCRM három az egyben megoldás, ha árajánlatról van szó: egyetlen rendszerben készítheted el a sablont, küldheted ki az ügyfélnek és intézheted az utánkövetést. Mivel a rendszerben minden ügyféladatot egy helyről elérhető, rengeteg időt spórolsz meg. Nem kell e-mail cím, kapcsolattartó vagy előzmények után kutatnod. Nem túlzás, hogy a MiniCRM-mel tényleg pár kattintás lesz a profi árajánlat.

Akkor sincs gond, ha már rendelkezel egy korábban elkészített ajánlattal, amit továbbra is használnál. A MiniCRM-be ugyanis felölthetsz egyebek mellett docx, xlsx vagy ods fájlokat is, amit aztán sablonként használhatsz. A tengernyi változóval pedig tényleg nem kell kézzel bíbelődnöd minden ajánlatnál. A szoftver automatikusan behúzza például az ügyfél minden adatát, a pénznemet, a nettó értéket, a terméked megnevezését és EAN-számát és még hosszasan sorolhatnánk.

Az árajánlat elkészítése csak az első lépés afelé, hogy ügyfeleket szerezz. Tudnod kell azt is, hogy miként alakul a kiküldött doksi sorsa. Reagált rá az ügyfél? Elfogadta vagy módosítást kért? Esetleg semmilyen válasz nem jött? Az automatikus utánkövetéssel nem neked vagy valamelyik kollégának kell ezzel a kérdéssel foglalkozni. A rendszer magától generálja a feladatokat attól függően, hogy mit válaszolt / nem válaszolt az ügyfél. A feledékenység korának ezzel vége!