Adatszinkronizálás Google Sheet-ből MiniCRM-be (MiniCRM sync)

Mit tud a MiniCRM Sync bővítmény?

A “MiniCRM sync” Google Sheet bővítményt neked találták ki, ha gyorsan és egyszerűen szeretnél adatokat visszajuttatni MiniCRM adatlapodra.

Ha van olyan MiniCRM szűrőd, amit “kiraktál” Google Sheet-re és az ott számított adatokat gyorsan visszajuttatnád MiniCRM-be, akkor töltsd le a “MiniCRM Sync” névre hallgató Google Sheet bővítményt.

Ideális megoldás, ha MiniCRM adatok alapján Google Táblázatban számításokat végzel, majd annak eredményét a bővítmény segítségével gyorsan és könnyen vissza szeretnéd szinkronizálni MiniCRM adatlapra!

Nézd meg a beállításokat videón!

Adatok előkészítése

  • Töltsd le a bővítményt a fenti linken, vagy Google Sheet-en az Add-ons / Get Add-ons menüpontra kattintva és a MiniCRM szóra keresve.
  • Válassz egy meglévő szűrőt Google Táblázatra megosztva, vagy csinálj akár egy teljesen új szűrőt és oszd meg! A szűrődben az “Adatlap URL” mező mindenképp legyen benne (szűrő táblázatos nézetében “mező hozzáadásával” hozzáadhatod), mert ez alapján tudja a bővítmény a visszatöltéshez szükséges beazonosítást elvégezni.
  • Az első “fül” neve (ahova a szűrőt megosztottad) kötelezően “FromMiniCRM” legyen.
  • Csinálj a Google Sheeten egy második “fület”, ennek a neve kötelezően “ToMiniCRM” legyen.
  • A “ToMiniCRM” fül első sorában a mezők nevei legyenek, amikbe betöltésre kerülnek majd az adatok. Az adatlap testreszabás oldalon látható technikai névre lesz szükséged, ez a mező testreszabásakor a név alatt lehet szürke vékony betűkkel látni. pl: “Project.LeadSource”. Ebből neked a “.” előtti rész nem kell, tehát a mező neve “LeadSource” lesz.
  • A “ToMiniCRM” fül első oszlopában kötelezően az adatlap azonosítók legyenek, az oszlop neve legyen “Id”. (Nem mindegy hogyan írod le, csak nagy “I” betű és kis “d” betűvel fogadja el).
  • Az “Id” oszlopodhoz ennek a függvénynek a segítségével kapod meg magukat a szükséges azonosítókat, a Google Táblázat nyelvétől függően
    • Angol táblázat esetén használd ezt:
      =IF(FromMiniCRM!B2<>"",REGEXEXTRACT(FromMiniCRM!B2,"[^/]+$"),0)
    • Magyar táblázat esetén használd ezt:
      =HA(FromMiniCRM!B2<>"";REGEXEXTRACT(FromMiniCRM!B2;"[^/]+$");0)

API kulcs beállítás

Még nem végeztél, be kell állítani a kommunikációt Google Táblázat és MiniCRM között:

  • Ha telepítetted az elején a bővítményt, akkor most az “Add-ons” menüpontban látni fogod a MiniCRM bővítményt, és azon belül a “Set SystemId” és “Set API Key” beállítási lehetőségeket.
  • Mindkettőt állítsd be, SystemId-dat legkönnyebben a böngésződ címsorában lévő MiniCRM-es linkből tudod kihalászni. pl: https://r3.minicrm.hu/31177/#!TodayView; innen látszik, hogy az én rendszer azonosítóm 31177. Ennek fényében add meg a sajátodat! API kulcsod létező esetén kérd el az adminisztrátor felhasználótól, vagy generáljatok újat és használjátok azt. Vigyázat, ha már van létező API kulcs, amit valahol használsz is és most újat generálsz, a korábban beállított API kulcsok semmissé válnak.
  • Ha minden beállítást elvégeztél és van is adat, amit “visszalöknél” MiniCRM adatlap mezőbe, akkor használd ugyanitt a “Sync to MiniCRM” parancsot.

Mire ad megoldást?

Ha jobban belemélyedsz, világossá válik, hogy ez nagyon sok mindenre adhat megoldást. Bármilyen számítást végzel, riportot csinálsz stb, ha azt a végső adatot, amit a végén vissza akarsz szinkronizálni a megfelelő helyre teszed (leírtak szerint), akkor határ a csillagos ég.

Természetesen a megoldás nem csak számokat kezel, fájl mező kivételével az összes típusú mezőt szinkronizálhatod (csak olvashatót is), csak a megfelelő formátumot kell használnod Google Sheeten:

  • Legördülő lista:  pl. Első választási lehetőség  (lényeg, hogy karakterre pontosan ugyanaz az érték (akár betűk, akár számok) szerepeljen, amilyen értéked van az adatlapon abban a legördülő listában)
  • Jelölőnégyzetek: pl. Első választási lehetőség, Második választási lehetőség  (lényeg, hogy szintén karakterre pontosan ugyanaz a tartalom legyen, csak ez esetben “,”-vel elválasztva többet is megadhatsz
  • Szöveg: pl. Valami 123.  (bármi megadhatsz, szöveg formátumként kezeljük)
  • Szövegdoboz: pl. Valami 123.  (bármi megadhatsz, szöveg formátumként kezeljük)
  • Dátum és idő: pl. 2018-12-01  (formátumérzékeny, csak így működik)
  • Egész szám: pl. 234 (no comment)
  • Törtszám: pl. 23.45  (formátumérzékeny, csak “.”-tal működik, 0 helyett használj null-t adat módosításnál)
  • Fájl mező: nem működik, nem tudsz vele szinkronizálni.

Képeket a beállításról és rövid összefoglalót találsz a bővítmény hivatalos leírásában!

Jó munkát!