Digitális dokumentum aláírás a MiniCRM-ben

A digitális dokumentum aláírás funkció segítségével a tételes dokumentumok aláírása gyorsabban és kevesebb adminisztrációval végezhető el.

Mivel az aláírás közvetlenül a MiniCRM-ben történik, nincs szükség nyomtatásra, szkennelésre vagy az aláírt dokumentum visszaküldésére.

Az egyszerű elektronikus aláírás (SES) korlátozott bizonyító erővel rendelkezik, azonban a felek közötti bizalmi viszony fennállása esetén, különösen alacsony kockázatú B2B relációkban (munkalapok, teljesítésigazolások, elfogadó nyilatkozatok), a gyakorlatban gyakran elegendő aláírási módnak minősül.

Milyen dokumentumok esetén tudom használni?

A funkció a számlák és díjbekérők kivételével minden tételes dokumentum esetén használható:

  • Ajánlat
  • Megrendelés
  • Teljesítési igazolás
  • Szállítólevél
  • Munkalap
A funkció használatához Számlázás, Üzleti dokumentumok + Készletnyilvántartás vagy Megrendelések + Készletnyilvántartás termék előfizetés szükséges.

Milyen eszközökön tudom használni?

A digitális aláírás számítógépen, tableten és mobil eszközön is elérhető. Az applikációban az aláírással ujjal, számítógépen kurzorral végezhető el.

Hogyan tudom használni?

1) Tételes dokumentum kiállítása

2) Tételes dokumentum aláírása

3) Aláíró adatainak megadása

4) Dokumentum áttekintése és aláírása

A dokumentum aláírására jelenleg személyesen, az adott eszközön (számítógép, laptop, mobil vagy tablet) van lehetőség, emailben kiküldve nem lehet ügyfelekkel aláíratni.

5) A sikeres aláírás

A sikeres aláírásról a rendszer tanúsítványt készít, amely tartalmazza:

  • az aláíró nevét,
  • az aláíró email címét,
  • az aláírás dátumát és helyszínét,
  • az IP-címet,
  • az aláíráshoz használt eszköz adatait,
  • valamint egy digitális ujjlenyomatot, amely a dokumentum tartalmának ellenőrzésére szolgál.

6) Aláírt dokumentum automatikus mentése

Aláírást a követően a kiállított tételes dokumentumot és az aláírási tanúsítványt egyaránt tartalmazó fájl automatikusan mentésre kerül az adatlapon, így bármikor könnyen visszakereshető, valamint akár automatikusan is kiküldhető az érintettek számára.