Miért nem kapja meg a címzett a levelet?

Mi a teendőm, ha nem érkeznek meg a címzetthez a kiküldött levelek?

Egy email kézbesítésének sikertelensége rengeteg dologtól függhet. Az alábbi leírásban adunk pár jó tanácsot, amit érdemes leellenőrizni.

Mielőtt nekilátunk a probléma kiderítésének, keressük meg a címzettet. A címzett email címét írd be a MiniCRM keresőjébe.

Miután rákerestél, a találatok közül válaszd ki az adatlapot. Ha megvan az adatlap menj végig az alábbi pontokon ( sok esetben előfordulhat, hogy a kontaknak több adatlapja is van, eben az esetben nézd végig, hogy melyik adatlapon volt levelezés ):

1.Kézbesítés eredménye:

Az adatlap előzményeiben ellenőrizd le a kézbesítés eredményét. A kézbesítés eredményeiről bővebben itt olvashatsz:

Kézbesítés eredménye

Ha az adatlapon “KÉK” boríték szerepel, a levél ki lett küldve a rendszerből. Ha a címzett mégsem kapta meg a levelet előfordulhat, hogy az nem az elsődleges mappában landolt. Ilyenkor ellenőrizzétek le a címzett levelezőjének mappáit.

Ha  borítékot látsz, mellette “Leiratkozott”, vagy “Nem működő” felirattal, akkor bizonyára az email cím státusza a probléma.

Ha   vagy borítékot látsz mellette “Visszapattant” felirattal, az okáról a 3. pontban olvashatsz bővebben.

Ezek az adatlap előzményeiben így néznek ki:

 

2. Email cím:

Bizonyosodj meg a címzettek email címének létezéséről. Ezt egyszerűen megteheted, hisz a nem létező email címek piros háttérrel rendelkeznek MiniCRM-ben, de a biztonság kedvéért az alábbi oldalakon ezt leellenőrizheted:

https://www.email-checker.com/

https://tools.verifyemailaddress.io/

 

Néha előfordulhat hogy a rögzített email címmel a kiküldés pillanatában probléma volt. Ekkor többször is megpróbálja a rendszer kiküldeni a levelet, viszont 3 próbálkozás után nem működő státuszba fog kerülni. Ilyen esetben a nem működő email címet újra tudod aktiválni a Leiratkozások menüpontban.

 

3.Bounce üzenet:

Ha valahol szerepel visszapattant státuszú levél, az adatlap előzményeiben, a sablon nevére, majd a “Részletek…” lehetőségre kattintva találod a “Bounce üzenetet”. A “Bounce” üzenet értelmezéséhez kell némi technikai véna, de ez pontosan tartalmazza a kiküldés sikertelenségének az okát( pl.: a címzett levelezője SPAM-nek érzékelte a kiküldött levelet).

4. Szűrő:

Ellenőrizd a tömeges levélhez használt szűrődet. Bizonyosodj meg arról, hogy a szűrő tartalmazza-e azt az adatlapot, amin szerepel a sikertelen kézbesítés címzettje.

A tömeges levélküldéshez használt szűrődet a legegyszerűbben úgy tudod megnyitni, ha a “Szűrés“ gombra kattintasz az aktuális modulban, majd kiválasztod a “Szűrő megnyitása lehetőséget. Az itt felsorolt szűrők közt elkülönítve fognak szerepelni a sima, az automatizmushoz tartozó, és az időzített levélküldéshez használt szűrőid.

5. Címzettek:

A szűrő ellenőrzése után, ha minden kapcsolattartónak szeretted volna elküldeni a levelet, bizonyosodj meg arról, hogy a tömeges levélküldés előtt mely címzettek lettek kiválasztva. Ezt utólag kicsit macerás leellenőrizni, de elsőnek nyisd meg a levélküldéshez használt szűrődet, majd a listában szereplő adatlapok előzményeiben ellenőrizd le a kiküldött levelek címzettjeit. ( pl.: ha az adatlapokon szerepel több kapcsolattartó, viszont mindenhol csak az elsődleges, vagy csak a cég email címe a címzett, a levélküldésnél rossz címzett lett kiválasztva.)