Mit tegyek, ha a leveleim SPAM-ban landolnak? (SenderID, DKIM, SPF, Branded email)

Ha MiniCRM-ből küldesz emailt és NEM akarod, hogy a SPAM mappában landoljanak, akkor ezt mindenképpen olvasd el.

Számos oka lehet, hogy a leveleid SPAM-ben landolnak, igyekszünk neked összeszedni azokat, amiken tudsz segíteni. Ha ezek alapján jársz el, nagy valószínűséggel nem lehet baj.

 

A Sender ID, SPF és DKIM beállítások, Branded email

Mi történik, ha nincs beállítva a Sender ID és a DKIM?

Abban az esetben, ha ezek nincsenek beállítva rendszeredben, nagyobb eséllyel kerül a kiküldött levél a SPAM mappába, vagy akár visszapattanásra a fogadó féltől.

Rendszeredben több esetben figyelmeztetünk a beállítás fontosságára:

  • Egyedi feladó esetén az adott e-mail cím domainjéhez nincs beállítva DKIM – Sender ID
  • Tömeges levél kiküldésekor az „Adatlap felelőse” beállítást használod és van olyan felhasználód, akinek az e-mail cím domainjéhez nincs beállítva a DKIM – Sender Id.dkim popup

Miért érdemes beállítanom a Branded emailt?

A Branded email beállításával saját domained nevében tudod kiküldeni a tömeges emaileidet nem pedig a MiniCRM domain nevében. Ez azért jó neked, mert segít a kézbesítési arányaid növelésében és csökkenti a spambe kerülés valószínűségét. Ennek a beállításnak a segítségével a MiniCRM domianjéről, más MiniCRM felhasználók által kiküldött levelek nem fogják befolyásolni a kézbesítési statisztikáidat.

Egy másik előny, hogy a leiratkozó linkek így saját domaines leiratkozó oldalra fognak vinni a hírlevelek végén (magát a leiratkozó oldalt a MiniCRM rendszer biztosítja, de az Url sávban a te domained fog szerepelni.

Mit kell tenned, hogy a fenti beállítások rendben legyenek?

Fontos, hogy ezeket a beállításokat nem a MiniCRM-ben, hanem a saját domainedhez tartozó szolgáltatónál lévő beállításoknál akkor tudod megtenni, ha van hozzáférésed a DNS-edhez, és módosítani is tudod. Ha nincs, kérd meg rendszergazdád, vagy domain regisztrátorodat, hogy az alábbi beállításokat végezze el!

Ha van DNS hozááférésed, de még soha az életben nem láttál ilyen beállítást, akkor is lehet jobb, ha olyanhoz fordulsz, aki ért hozzá, mert laikusként bonyolult tud lenni és egy rosszul értelmezett/beállított értékkel károkat tudsz okozni levelezésedben.

Módosítanod kell a domain-edhez tartozó DNS-t.

Összességében 4 dologról lehet szó:

  • SenderID beállítás: SPF record módosítás, ha már van / felvétel, ha még nincs
  • DKIM beállítás
  • Domain igazolásának beállítása
  • Branded email beállítása

De hogyan és miket??

Két helyen kell dolgoznod (vagy rendszergazdádnak dolgoznia) összesen: MiniCRM-ben és a domain szolgáltatód beállítási felületén (DNS).

A MiniCRM-ben ehhez Adminisztrátornak kell lenned.

MiniCRM-ből indulj, a SenderID és DKIM beállítások „varázsló” segít abban, hogy mindent jókor és jól csinálj, a domaineden való beállításokat ellenőrzi és már a meglévő beállításaid alapján jelzi neked, min kell módosítanod.

1.) A rendszer beállításokban keresd meg a „SenderID és DKIM beállítások„-at és kattints a Domain hozzárendelés gombra.

2.) Írd be azt a domain-t vagy aldomain-t (pl. tedomained.hu), amit szeretnél hozzárendelni MiniCRM-hez és végezd el a hozzárendelést a gomb segítségével.

Hozzárendeltük domained MiniCRM-hez, de most jön csak a java, el kell végezni a beállításokat, hogy működjön is!

3.) A Domain hozzárendelés gombra kattintás után kaptál egy listát azokról a beállításokról, amiket el kell végezned.

Ez a lista személyre szabott, úgy készült, hogy megnéztük a jelenlegi beállításaid és csak azokat tettük be, amihez hozzá kell nyúlnod.

4.) Menj a domain szolgáltatód beállítások felületére, keresd meg a DNS-t és végezd el a felsorolt módosításokat.

SPF record módosítás:

(esetleg felvétel, ha még nem létezik).

FONTOS! SPF recordból csak egy tartozhat egy domainhez. Tehát ha már van meglévő recordod az adott domainhez, akkor csak MÓDOSÍTSD, újat csak akkor vegyél fel, ha még nincsen. Becsapós lehet a felület, mert létezik SPF record szekció, de igazából a TXT-nél kell keresd.
  • Onnan tudod, hogy már fel van véve, hogy találsz a TXT-k közt valamit, ami így kezdődik: „v=spf1” és a domain megegyezik az általad MiniCRM-be hozzárendelni kívánttal.
  • Nyisd meg a szerkesztését és módosítsd úgy, hogy : „v=spf1 után bekerüljön az „include:spf.minicrm.io” szakasz. Ha más szolgáltató is benne van, azt ne töröld!
Adott esetben így is nézhet ki a végén (csak példa): „v=spf1 include:spf.minicrm.io include:senders.mailmasterplus.net  include:_spf.google.com~all”. Ebben a példában három szolgáltató szerepel.

Ha még nincsen semmi felvéve, akkor vedd fel, így:

  • type: TXT
  • domain: tedomained.hu
  • value: „v=spf1 include:spf.minicrm.io ~all”

DKIM beállítás:

Fontos, hogy ha már létezik, akkor NE módosítsd, hanem vegyél fel újat, különben elronthatod az egyéb csatornán történő levelezéseid.
  • Onnan tudod, hogy már van felvéve, hogy a CNAME nevű szekcióban találsz olyan sort, amiben benne van a „_domainkey.” kifejezés. Igazából mindegy, az a lényeg, hogy mindenképp újat vegyél fel, akár van, akár nincs.
  • Vedd fel így:
    • type: Cname
    • domain: minicrm._domainkey.tedomained.hu
    • value: dkim.minicrm.io
Ha a fenti domain beállítást nem fogadná el, próbáld a következő lehetőségeket:
– minicrm._domainkey.tedomained.com. (végén ponttal)
– minicrm._domainkey.tedomained.com.  és értékként dkim.minicrm.io.

Domain igazolásának beállítása:

Itt nem igazán tudsz hibázni, egyszerűen csak fel kell venned az értéket

Vedd fel így:

  • type: TXT
  • domain: tedomained.hu
  • value: mc-domain-verification=(UUID)

Branded email beállítás:

Fontos, hogy ha már létezik, akkor NE módosítsd, hanem vegyél fel újat, különben elronthatod az egyéb csatornán történő levelezéseid.
  • Vedd fel így:
    • type: Cname
    • domain: minicrm.tedomained.hu
    • value: branded.minicrm.io

Segít a „varázsló”

A jó hír az, hogy a Sender ID és DKIM beállítások „varázsló” segít, neked már csak azokat a beállításokat fogjuk listázni, ami nincsen meg. Miután megadod a hozzárendelni kívánt domaint vagy aldomaint, megnézzük a DNS beállításokat és már csak konkrétan azokat a „teendőket” listázzuk neked, amit meg kell csinánlod. Sőt, le is írjuk mit kell átírnod és mire.

Hibakeresés

Szolgáltató függő, hogy milyen gyorsan lépnek érvénybe a DNS-en végzett változtatások. Sok helyen pár perccel a beállítás után már tudsz MiniCRM-ben domaint aktiválni, de előfordulhat, hogy akár 24 óra is eltelik mire érvénybe lépnek a beállításaid.

Ha a DNS beállításokat elvégezted és több óra múlva is ugyanazt kéri a varázsló, akkor menj vissza a DNS beállításokhoz és ellenőrizd: mindent pontosan csináltál-e?

Leggyakoribb hibák:

  • DKIM beállításnál a _ karaktert nem fogadja el a DNS felülete. DKIM szabvány szerint _domainkey aldomain alá kell tenni az emaileket hitelesítő kulcsot. Ha más aldomain alatt van, címzettek levelezőrendszere úgy kezeli, mintha nem lenne hitelesítve az email.
  • Több SPF rekord van a domainen. Egy domainhez csak egy SPF rekord tartozhat. Ha több szolgáltatótól szeretnél párhuzamosan levelezni, egy szabályban kell őket összegyűjteni.

Ellenőrzés

Rendszergazdád parancssorból a dig parancs segítségével tudja ellenőrizni a beállítások helyességét.

$ dig TXT +short tedomained.com
„mc-domain-verification=0xy32v8gah2g20d60ek8″
„v=spf1 include:spf.minicrm.io include:_spf.google.com -all”

TXT rekordjaid akkor jók, ha pontosan 1 db olyan sor van ami „v=spf”-el kezdődik. Ebben a sorban szerepelnie kell az „include:spf.minicrm.io” résznek.

Látnod kell egy olyan sort, ami mc-domain-verification szóval kezdődik és a vége pontosan az a kód, amit a Te rendszeredben Neked kiírt a MiniCRM. Ez egy egyedi kód, így garantáljuk, hogy ne tudjanak mások a nevedben emailt küldeni MiniCRM-ből.

$ dig +short minicrm._domainkey.tedomained.com
dkim.minicrm.io.

DKIM kulcsod akkor jó, ha a minicrm._domainkey aldomain-t lekérdezve a válasz: dkim.minicrm.io.

Ezzel jelzed a címzett email szolgáltatónak, hogy a mi DNS-ünkben közzétett digitális aláírással ellátott emaileket tekintsék hitelesnek. A _domainkey résztől nem tudunk eltekinteni, az email hitelesítésre létrehozott DKIM szabvány megköveteli, hogy ez alá az aldomain alá kerüljenek a hitelesítő kulcsok.

A branded email beállítás sikerességét az alábbi módon tudod ellenőrizni:

$ host minicrm.tedomained.com

branded.minicrm.io has address 195.228.254.52                                                                                  branded.minicrm.io mail is handled by 10 branded.minicrm.io.

A válasz akkor helyes, ha a kiírt IP cím 195.228.254.52.

Tartalom

Továbbra is csak azt tudjuk mondani, küldj olyan tartalmat, amit a címzett jó eséllyel vár tőled. Lehet bármilyen tökéletesen beállítva a domained, ha kéretlen leveleket küldesz olyan címzetteknek, akik nem „vevők” erre, nagyon gyorsan „fekete listán” találhatod meg a szolgáltatóknál, és onnantól a leveleid célbaérkezései sem garantáltak, sőt..