Cégvezetés

Garantált tippek II.

Garantált tippek II – Hatékonyabb árajánlat-kezelés

Mindenki számára ismerős helyzet: találunk egy céget, ami valóban megfelel minden igényünknek, akikkel szívesen kötnénk üzletet. Mikor azonban árajánlatot kérünk tőlük, a válasz napokig nem érkezik meg – vagy talán soha. Így kénytelenek vagyunk egy másik céghez fordulni.

Két évvel ezelőtt a totalcar.hu magazin bemutatta, hogyan bukhatnak el biztosnak tűnő vásárlókat az autókereskedők – szimplán annyival, hogy az árajánlatot kérő emailre nem válaszolnak pontosan, időben, vagy egyáltalán, sehogyan.

Ha KKV-ban dolgozik az ember, akkor persze könnyen átlátható, mi történhetett – a közös emailfiókba érkező emailt valaki kinyitotta, de nem válaszolt rá, a többiek pedig azt hitték, hogy már kezeli valaki az ügyet. Esetleg az ügyintéző, akinek a feladata az árajánlatokkal foglalkozni, éppen szabadságon van, és nem volt letisztázva, kinek adja át a feladatot, illetve fel volt írva egy listára, de annak az Excelnek egy régi verzióját küldték át a recepciósnak… A sor folytatódik.

Pedig egy időben megválaszolt, pontos és korrekt árajánlat jelentheti a különbséget aközött, hogy a Te céged, vagy a konkurenciád zsebét gazdagítja az érdeklődő pénze – és, ahogy az előző cikkben is említettük, hogy lesz-e plusz egy visszatérő vevőd.

A cikk legfontosabb tippje tehát: minden árajánlatra választ kell adni egy órán belül. Hiába nagy a pörgés, hiába nehéz összeszámolni, hiába van éppen szabadságon Sári, aki ezt általában kezelni szokta – a válasznak egy órán belül meg kell érkeznie a kérdező postafiókjába. Ha ezt a tippet betartod, akár heteken belül is óriási változásokat tapasztalhatsz.

A MiniCRM a következőképp könnyíti meg az árajánlatokra adott gyors választ:

  • Amikor beérkezik az árajánlatot kérő email, azt azonnal az egyik értékesítő kolléga hatálya alá lehet utalni – azaz az emailre való válasz az Ő teendőlistájukon fog feltűnni. Ezután nem lehet kifogás az, hogy egy értékesítő sem tudta, kinek a feladata az emaillel való foglalkozás, vagy hogy bárki azt hitte, valaki más foglalkozik vele. Az árajánlatokkal történő foglalkozás, az azokra való reagálás így számonkérhetővé válik.
  • A beérkező emailekre automatikus emlékeztetőt is állíthatsz be – azaz, ha az értékesítő, akinek a feladata a válaszadás az árajánlatokra, nem válaszol a meghatározott időn belül, emlékeztetőt fog kapni.
  • A rendszerben sablonokat is létrehozhatsz ahhoz, hogy a válaszadást megkönnyítsd és meggyorsítsd. Mivel minden árajánlatkérés különböző, természetesen nem javasoljuk két ugyanolyan email elküldését, de a rohanásban nagy segítség lehet, ha két kattintással előhúzhatsz egy olyan sablont, ami az alapokat tartalmazza, és neked csak az egyéni változókat kell kitölteni benne.

Nem szabad elfelejteni, hogy az árajánlatra adott válasszal még nem ér véget az árajánlattal kapcsolatos munka. Legalább ennyire fontos az árajánlatok utánkövetése: az értékesítők emlékeztetőt állíthatnak be arra, hogy mikor keressék újra az árajánlat kérőjét az árajánlatra adott válasz után. Az, hogy emlékeztetik az árajánlat kérőjét az árajánlatra, eszébe juttatják, hogy a problémája még nem oldódott meg, és a vásárlási döntést még meg kell hoznia. Az, hogy az árajánlat után maximum két munkanap elteltével felhívjuk, illetve újabb emailt írunk az árajánlat kérőjének, jelentheti a különbséget a vásárlás és a nem vásárlás között.
A cikk megírásában nyújtott segítséget köszönöm Szabadi Ágnesnek.