KategóriaCégvezetésMiniCRM

A MiniCRM könyvelő asszisztens programként is megállja a helyét

A söralátét méretű adóbevallás sajnos még mindig várat magára, ezért a könyvelőknek változatlanul tetemes mértékű munka szakad a nyakába. Különösen igaz ez, ha a magánszemélyek mellett cégek és vállalatok is szerepelnek az ügyfélkörben, hiszen az ő adózásuk rendkívül összetett. A feladatok és határidők észben tartása és kezelése bizony embert próbáló feladat – szerencsére ma már a sárga cetlinél jobb megoldások is léteznek.

A könyvelő asszisztens programok piacán többféle lehetőség is elérhető. Némelyik program ingyenes, korlátozott tudással, míg más szoftverekért fizetni kell, ugyanakkor teljes körű megoldást kínálnak. Vagy mégsem? Hiszen ezek a programok csak a cég életének egy szeletét fedik le! A MiniCRM ugyanakkor könyvelő programként is remek, mellette viszont a könyvelőirodád egyéb tevékenységeiben is hasznos társ.

Egy könyvelő program segít a tehermentesítésben

Még egy kisebb könyvelőiroda is több tucat ügyféllel dolgozik rendszeres jelleggel, ami rengeteg e-mailt, SMS-t és telefonhívást jelent. A normál ügymenet mellett pedig bármikor érkezhet egy extra kérés, amiben azonnal intézkedni kell. Na, persze csak akkor, ha a kérés nem megy feledésbe és van rá kapacitás. Márpedig a kliensek joggal várják el, hogy a problémáik minél gyorsabban és hatékonyabban kezelve legyenek. Vagyis kell egy rendszer, ahol vezetni tudod, hogy melyik ügyfél mivel fordult hozzád, és hogy áll a folyamat.

A feladatok és az ügyfelek pedig határidőkkel is járnak – ahogy persze maga az adózás is, hiszen a NAV nem ismer kegyelmet ebben a tekintetben (sem). Az asztali naptár talán már nem annyira dívik, de még a Google vagy Outlook naptár is igen korlátozott tudással bír. Arra ugyanis nincs mód ezekben a rendszerekben, hogy az egyes ügyfelekhez egyedi határidőket rendelj.

Határidők, problémás ügyfelek, feladatok garmadája. Mi fogja mindezt össze a cégnél, és honnan lehet tudni, hogy ki mivel dolgozik? Nem csupán a könyvelőirodák, hanem általában a KKV-k visszatérő nehézsége, hogy a feladatkiosztás nem elég gördülékeny. Márpedig, ha egy teendő gazdátlanul tengődik, abból garantáltan csúszás és morcos ügyfél kerekedik. Egy modern könyvelő program azonban minden említett nehézségre megoldást jelent – akárcsak a MiniCRM.

könyvelő asszisztens program
Kép forrása: pixabay.com

Ezért remek megoldás a MiniCRM könyvelő asszisztens programként (is)

Haladjunk szépe sorba, vagyis kezdjük azzal, hogy mi az, hogy CRM. A kifejezés az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszert (customer relationship management) takarja. Vagyis egy szoftver, amit a böngészőből lehet használni. Számos cégnél alkalmaznak CRM-et: asztalosok, ügyvédek, webshopok, napelemszerelők és még sorolhatnánk. Azért szeretik, mert átláthatóbbá teszi a mindennapokat, egyszerűbbé a feladatkezelést és a projektek követését.

A MiniCRM pedig egy magyar fejlesztésű ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer. Azért mini, mert igazán könnyen használható, és elsősorban a KKV-k igényeire lett kifejlesztve. Ezek után lássuk, hogy miként állja meg a helyét a MiniCRM a te cégednél könyvelő asszisztensként!

Minden ügyféladat egy helyen

Vegyünk egy egyszerű, hétköznapi példát. Az egyik ügyfeled ír egy e-mailt, hogy megváltozott a telefonszáma, mostantól azon keressétek. Ezt az infót neked három kollégáddal kell megosztanod, akik rendszeresen kapcsolatban vannak az ügyféllel. Ha szólsz neki, talán nem írják be a telefonjukba. Ha küldesz egy kör e-mailt, talán elsiklanak felette. Ha frissíted az excelt, talán meg sem nézik.

Ha viszont beviszed az új számot a MiniCRM-be, minden kollégád látni fogja az új és aktuális telefonszámot. Mivel úgyis a MiniCRM-ben dolgoznak, a hívás előtt meg fogják nyitni az ügyfél adatlapját, és látják a helyes számot. Ez persze csak egy példa: a CRM-rendszerben az ügyél minden adata megtalálható és bármikor frissíthető.

Áttekinthető feladatok

Maradjunk ugyanennél az ügyfélnél, aki egy második vállalkozást indít, és annak a könyvelését is rátok bízná. Ez bizony egy nagy projekt, ami több tucat feladatból áll össze, és sok-sok kolléga közreműködését igényli. Minden lépés kulcsfontosságú, ahogy a sorrendjük is. Nem érdemes arra hagyatkoznod, hogy mindig mindenki tudni fogja, hogy mikor és mit kell csinálnia.

A MiniCRM feladatkezelőjében azonnal létrehozhatsz egy új projektet, és egy úgynevezett kanban táblán kioszthatod a feladatokat. Minden feladathoz felelőst és közreműködőket rendelhetsz, határidőt állíthatsz be, illetve fájlokat és checklisteket adhatsz hozzá. A feladatlistához mindenki hozzáfér, és azonnal láthatja, hogy mikor mit kell tennie.

könyvelő asszisztens program
Feladatkezelő Kanban tábla a MiniCRM-ben

E-mailezés sablonokkal

Csakhogy neked nem egy ügyfeled van, hanem számtalan – mondhatod most jogosan. És a legfőbb gondod az, hogy rengeteg idő és energia megy el azzal, hogy ugyanazt az e-mailt meg kell írni és ki kell küldeni mindenkinek. Az adóbevallási időszakban ezzel napok mennek el! De vajon törvényszerű, hogy mindig kézzel kell megírni és küldeni az egyforma vagy nagyon hasonló leveleket? Egyáltalán nem!

A MiniCRM-ben ugyanis pillanatok alatt létrehozhatsz sablon e-maileket, amiket aztán egy kattintással kiküldhetsz tömeges levélként. A rendszer azonban ennél többre is képes: automata e-maileket is képes küldeni, ami számos esetben hasznos. Ha például egy érdeklődő felveszi veletek a kapcsolatot a honlapon keresztül, a CRM azonnal kiküldi neki az első, tájékoztató és köszöntő levelet.

Határidők kezelése

Az adók világában a határidőnél nincs fontosabb. Azt viszont aligha várhatod el az ügyfeleidtől, hogy az összes határidőt fejben tartsák, és időben elvégezzék a munka rájuk eső részét. Sőt, még a munkatársaid számára is igen nagy falat mindez. A MiniCRM-nek ellenben korlátlan memóriája van, vagyis képes minden egyes határidőt megjegyezni – és automatikusan értesíteni róla titeket és/vagy az ügyfeleket. Mindezt akár emberi beavatkozás nélkül is!

könyvelő asszisztens program
Kép forrása: pixabay.com

Könyvelő asszisztens extrákkal

Egy korszerű CRM-rendszer – ahogy láthattad – könyvelő támogató programként is bevethető. Ugyanakkor miért állnál meg itt? A MiniCRM tudása ennél sokkal több területre is kiterjed, így a céged teljes működését képes kézben tartani a HR-től a marketingen át egészen a számlázásig. Nem a levegőbe beszélünk, hiszen számos gyakorlati példa igazolja a rendszer tudását.

A legjobb mégis az, ha a saját szemeddel győződsz meg a CRM tudásáról. Ehhez nem kell mást tenned, mint a linkre kattintva ingyenes próbaidőszakot igényelni. Nem jár semmilyen kötelezettséggel, egy fillért sem kell fizetned, viszont élesben tesztelheted a MiniCRM-et!

Kipróbálom a MiniCRM-et!