A MiniCRM bevezetésének kezdeti lépései

Az előző bejegyzésünkben leírtaknak megfelelően a MiniCRM bevezetésének kezdeti lépéseivel folytatjuk a blogsorozatunkat, mely a következő lépéseket foglalja magában.

1. Új ügyfél felvétele

• Első lépésként vigyünk fel néhány ügyfelet az “Új ügyfél” gombbal, akikkel a közeljövőben feladatunk lesz, hogy láthassuk, hogyan alakul az előzőekben már megemlített ügyfél listánk.

Ügyfél lista

2. Az adatlapok felépítése Az ügyfeleink listájában kattintsunk rá a korábban felvett adatlapok egyikére, így azonnal betöltődik az ügyfél adatlapja, mely az alábbi fontos részekből tevődik össze:

Adatlap felépítése

2.1. Ügyféltörténet, mely teendőkből és az előzményekből áll.

• A teendők közé kerülnek be a célunk eléréséhez szükséges aktivitások, melyek megoldandó feladatként jelentkeznek – tehát határidős dolgunk van még velük.

• Teendőbe mindig csak olyan feladatot írjunk, ami gyakorlatban is rövid idő alatt elvégezhető.

• Egy teendőbe mindig csak nettó információt írjunk be.

• Amint egy teendőt elvégeztünk, készre jelölve azonnal bekerül az előzmények közé, így szépen lassan kirajzolódik az ügyféltörténet is.

• Egy teendő elvégzése után fontos, hogy mindig vegyünk fel egy újat, hogy az értékesítési folyamatunk ne szakadjon meg.

• Az előzmények között láthatjuk mindazon múltban megtörtént eseményt, mellyel további feladatunk már nincsen, tehát nem kell hozzá határidőt rendelnünk.

2.2. Kapcsolatok

• Vegyünk fel kapcsolatokat és elérhetőségeket. Így egyszerűen indíthatunk akár egy telefonhívást, vagy küldhetünk emailt a kiválasztott személy email címére kattintva.

• A cég nevére kattintva egy egyszerű űrlappal adjunk meg minden adatot, mely a későbbi kapcsolattartáshoz fontos lehet.

2.3. Státusz és felelős beállítása

• Az értékesítő feladatkörének megfelelően ez az adatlap valamilyen státuszban van. A státuszok mindig a “Mi a teendő?” kérdésre épülnek, tehát olyan lépések, melyek az értékesítőnknek osztanak ki teendőt az ügyféllel kapcsolatban.

• Állítsuk be az ügyfél felelősét annak megfelelően, hogy melyik munkatársunk lesz az a személy, aki az ügyfélért felelős.

2.4. Mezők
A mezőknél olyan információkat adjunk meg, amelyeket fontos megtudnunk az értékesítési folyamat során, hogy a megadott információkból

• riportokat, statisztikákat készíthessünk

• szegmentálhassuk, csoportosíthassuk ügyfeleinket.

Az adatlapok áttekintése után tehát elmondhatjuk, hogy egy folyamatosan vezetett adatlap megnyitásakor azonnal megtudhatjuk, hogy kinek, kivel, mikor, milyen feladata lesz a jövőben.

3. Felhasználók kezelése

A

“Beállítások”

feliratra kattintva érhetjük el rögtön a

Felhasználókat

, vagyis azon munkatársakat, akik hozzáféréssel rendelkeznek vagy korábban rendelkeztek MiniCRM rendszerünkhöz.

Új felhasználó felvétele

• Az „Új felhasználó” gombbal vegyünk fel további munkatársakat.

• A felhasználók listájában kattintsunk rá az új felhasználó nevére, így azonnal betöltődik a profil oldala, mely az alábbi részekből tevődik össze:

3.1. Személyes adatok:

• A Családnév és a Keresztnév alapján különböztethetők meg a felhasználók az adatlapoknál és a teendőknél, mint Felelős személyek. Az itt megadott név fog szerepelni a felhasználó email aláírásában is.

• A Kapcsolatnál látható email cím a felhasználó belépéséhez kell, ugyanis kizárólag ezzel a mail címmel tud bejelentkezni a rendszerbe.

• Az Email aláírásoknál állítsuk be a rendszerből küldött emailek aláírásunk sablonját.

• A Profil kép a munkatársunk azon képe, amely meg fog jelenni az adatlapokon a Teendőknél és az Előzményeknél a felhasználó neve mellett.

Profil oldal

3.2. Jogosultságok:

• Állítsuk be munkatársunk jogosultságát annak megfelelően, hogy mit szeretnénk számára a MiniCRM-ben elérhetővé tenni. Az egyes jogosultsági szintek csökkenő sorrendben a következők:

• Adminisztrátor: Ez a legmagasabb jogosultsági szint, melynél a MiniCRM minden funkciója elérhető.

• Menedzser: A beállítások kivételével mindenhez hozzáfér a rendszerben.

• Normál felhasználó: Kizárólag az adatlapokat éri el.

• Korlátozott: Ez a legkisebb jogosultsági szint. A felhasználó itt csak a hozzá rendelt, valamint a semelyik felhasználóhoz sem rendelt adatlapokat láthatja.

4. Import Amennyiben tömeges ügyfél adatbázissal rendelkezik, nem szükséges egyesével rögzíteni ügyfeleit. A MiniCRM-be lehetőség van importálni az összeállított adatbázisunkat.

• Az “Új ügyfél” gombra kattintva, az előugró űrlapon található “Importálás” gomb segítségével az előkészített táblázatából importálja be ügyfeleit.

• Ha több ezer soros táblázattal rendelkezik, töltse fel dokumentumként. Amennyiben csak kevés adatot kíván betölteni, válassza ki a “Másolás/Beillesztés” lehetőséget.

• Az adatok beimportálásához kövesse a rendszer által meghatározott lépéseket.

Az adatlapok megismerése, a felhasználókezelés és az importálás után a dokumentum-, email-, és sablonkezeléssel haladhatunk tovább a rendszer bemutatásában, melyre a következő blogbejegyzésünkben térünk ki részletesebben.