Számlázás és kintlévőség kezelés automatizálása a MiniCRM-ben

A MiniCRM-ben elérhető Számlák modul segítségével központi helyen kezelhetjük ügyfeleinkhez kapcsolódó számláinkat és a hozzájuk tartozó folyamatokat, a számla kiküldésétől kezdve egészen a kintlévőség kezelésig.

Kép: sxc.hu

A MiniCRM Számla moduljába bekerült számlák egy-egy adatlapnak felelnek meg, megkönnyítve a keresést, listázást. Mint minden adatlapon, így az egyes számlák adatlapjain is találhatóak mezők. Ezekben rögzíthetjük a számla tartalmi elemeit (sorszám, fizetési határidő, számla kelte, teljesítés ideje, végösszeg, stb.), valamint a fájl mező segítségével a számlát fel is tölthetjük az adatlaphoz.

Mint minden adatlapnak, a számláknak is van státuszuk, ami azt mutatja meg, éppen hol tart az adott számla a folyamatban.

Nézzük meg, milyen folyamaton megy végig egy számla:

Számla kiállítandó >> Számla kiállítva >> Számla fizetve VAGY Számla sztornózva

Miután kiállítottuk a számlát és az bekerült a MiniCRM-be, nincs más dolgunk, mint kiküldeni azt a megfelelő ügyfélnek és figyelni a fizetési határidőre. Ez rendben is van, de mi van akkor, ha egyszerre több száz számlát kell kezelnünk…?!

A megoldás: Automatizáljunk, amit csak lehet!

1. Nézzük meg az előre bekészített sablon emaileket/sms-eket és teendőket, ha szükséges módosítsunk rajtuk vagy hozzunk létre újakat:

• Ügyfeleknek: Számla kiállítva (letölthető), Számla fizetési határidő lejárt, Számla befizetve, Sztornó számla (letölthető), stb.
• Munkatársaknak: Teendő – Számla fizetési határidő lejárt, stb.

2. Nézzük át az egyes automatizmusokhoz előre bekészített mentett szűrőket:

• Kiállított számlák
• Lejárt határidejű fizetés nélküli számlák
• Befizetett számlák az elmúlt 7 napban
• Sztornó számla

3. Nézzük át és ha szükséges, javítsuk és aktiváljuk az egyes lépésekhez előre bekészített automatizmusokat:

• Kiállított számlák: segítségével a MiniCRM-be bekerült kiállított státuszú számlák megküldésre kerülnek az ügyfelek részére.
• Lejárt határidejű fizetés nélküli számlák: az ügyfelek bizonyos idő elteltével automatikusan emlékeztetve, figyelmeztetve lesznek a fizetési határidő lejártáról, valamint illetékes munkatársunkat is értesítjük egy-egy teendő segítségével arról, hogyan járjon el.
• Befizetett számlák az elmúlt 7 napban: Automatikusan értesíthetjük ügyfelünket, ha a számlája kiegyenlítésre került, azaz a számla státusza fizetett lett.
• Sztornó számla: segítségével a MiniCRM-be bekerült stornó számla típusú számlák megküldésre kerülnek az ügyfelek részére.