Sablonok

Hogy minél több időt takaríts meg az emailezés és teendők használata során, készíts sablonokat! Mivel gyakran vannak ismétlődő feladataid vagy emaileid, ezért érdemes ezekre sablonokat létrehozni, hogy az értékes időd ne pötyögéssel teljen.

Négy féle sablont készíthetsz a MiniCRM-ben:

  1. Email
  2. Teendő
  3. SMS
  4. Dokumentum (pl. szerződés).

Sablonok létrehozása

Minden modulban a sablonokat a modul neve melletti nyílra kattintva éred el.

Sablonok

 

Fontos, hogy az elkészített sablont mindig csak abban a modulban éred el, ahol létrehoztad.

A sablonok létrehozásának módja mind a négy féle sablontípus esetén ugyanaz.

Sablon létrehozásához kattints az Új sablon gombra és válaszd ki azt a típust, amit létre szeretnél hozni. 

 

Nézzünk egy páldát! Nézzük meg, hogy miként tudsz létrehozni egy email sablont a MiniCRM-ben. Kattints az Új sablon gombra és válaszd ki az Új email sablon lehetőséget.

Következő mezőket mindenképpen töltsd ki:

  • Sablonnév: Ahogy el akarod nevezni az sablonodat, ezen a néven találsz rá a többi sablon között. Ügyfelek nem látják, csak a MiniCRM felhasználók.
  • Tárgy: Ez lesz az email tárgya. Ezt már látni fogja a címzett.
  • Mappa: Mappába tudod rendezni a sablonokat, hogy gyorsabban rátalálj egy keresett sablonra.
  • Szöveg: Ide írd az email tartalmát. Itt tudsz használni “változókat”, ami segítségével gyorsítani tudod a munkádat, és személyreszabott emailt tudsz küldeni az ügyfeleidnek.

A változók segítségével az adatlapokról bizonyos mezők tartalmát be tudod húzni automatikusan az email szövegébe, például az ügyfél nevét a megszólításhoz, címet, dátumot stb. Ha a mezőben nem szerepel adat, akkor a változó nem tud megjeleníthető értéket beszúrni.

Változók használatához kattints a változó beillesztése (puzzle) ikonra, és válassz egy változót/ mezőt a felugró ablakból.

 

 

Bármilyen korábban létrehozott adatlapi mezőt ki tudsz választani változóként.

Bal oldalon tudod kiválasztani, hogy az adott mező hol található, például adatlap, személy vagy cég adatlap, de be tudsz szúrni a rögzített címre, feladóra, vagy akár a címzettre vonatkozó adatokat is. Amennyiben szükséges dátumot is tudsz beszűrni a sablonba. Továbbá akár egy adatmódosító linket is, ami segítségével az ügyfél az emailben szereplő linkre kattintva tud neked visszajelzést adni, ami természetesen automatikusan megjelenik a MiniCRM-ben (erről bővebben itt olvashatsz).

Amennyiben egy szövegdoboz tartalmát illesztenéd a sablonba változóként és a mezőben megtalálható formázásokat szeretnéd megtartani, abban az esetben lehetőséged van ezt az email sablonon belül a HTML szerkesztői nézet segítéségével kivitelezni, ahol a szövegdoboz meződ változóját egy <pre>…</pre> tag közé kell illeszteni.

Változók

Miután elkészítetted a sablonodat kattints a Hozzáadás gombra a mentéshez, ezután már automatikusan ment a rendszer. 

TIPP: A Mappa kötelező mező, addig nem tudod elmenteni a sablont, amíg nem rendelted egy mappához.

Ha módosítani szeretnél egy korábban létrehozott sablont, akkor a sablonok listájánál kattints az adott sablonra, és módosítsd a kívánt adatokat. A sablon nevére kattintva akár azt is módosíthatod. 

Hogyan hozhatsz létre mappákat a sablonoknak?

Hogy gyorsabban megtalálhasd a keresett sablont, hozz létre mappákat. Kattints jobb felső sarokban a három pontra, majd a Mappák testreszabása gombra. 

Ha törölni szeretnél egy sablont, kattints az adott Sablonnál a jobb oldali három pontra, és válaszd a Lomtárba helyezést. 

A lomtárat a képernyő jobb oldalán alul találod.

Ha vissza szeretnéd vonni a lomtárba helyezést, akkor nyistd meg az adott sablont és a jobb felső sarokban található inkonra kattints. 

Sablonok használata

Hogyan tudod használni az elkészített teendősablont?

Ha vannak olyan teendőid, amik gyakran ismétlődnek hozz létre teendősablonokat, hogy gyorsítsd a napi munkádat. A korábban létrehozott teendősablont úgy tudod ütemezni magadnak, vagy a kollégádnak, hogy az Új teendő gomb mellett lévő kis lenyitó nyílra kattintasz és kiválasztod az Új teendő sablonból lehetőséget. 

 

Ezután válaszd ki a sablont a listából, ha szükséges használd a keresőt. 

Miután kiválasztottad a teendőt, már csak határidőt és felelőst kell hozzá rendelned és biztos, hogy a nem lesz elfelejtve a feladat.

Gyakori probléma a teendő sablonoknál

Amennyiben Firefox Quantum böngészőt használsz, mivel ez a böngésző nem támogatott a MiniCRM részéről, ezért előforduló jelenség, hogy a teendő sablonokba bekerülnek CSS kód elemek. Ezen elemek csak a teendő kiosztása után láthatóak a teendő felvétele után. Ennek elkerülése érdekében használhatsz másik böngészőt. Például a Google Chrome-ot.

Hogyan tudod kiküldeni az elkészített email sablonokat?

Keress rá és nyisd meg annak az ügyfélnek, érdeklődőnek az adatlapját, akinek emailt szeretnél küldeni. Miután megnyitottad az adatlapot a jobb oldalon a kapcsolattaró adatok között kattints rá az email címére.

Válaszd ki azt az email sablont, amit ki szeretnél küldeni. Ekkor megjelenik az email szerkesztő felülete, a kiválasztott email sablon szövegével.

Ekkor még bármit módosíthatsz a szövegen, a korábban létrehozott sablon nem fog módosulni!

TIPP: Minden kiküldés előtt ellenőrizd az Előnézet gombra kattintva, hogy az email miként fog megjelenni a címzettnél.

Ha minden úgy jelenik meg, ahogy szeretnéd a Küldés gombra kattintva tudod elküldeni az emailt.

Az alábbi videóban megmutatjuk, hogyan tudsz egyszerűen email sablont készíteni és kiküldeni a MiniCRM segítségével: 

Hogyan tudod használni az elkészített dokumentum sablonokat?

A MiniCRM-mel dokumentum sablont is készíthetsz, változókal, képekkel stb.

Két módszerrrel készíthetsz dokumentum sablont: 

  1. MiniCRM-ben létrehozod a dokumentum sablont, lásd fentebb a Sablonok létrehozása résznél. A MiniCRM-ben létrehozott sablon generálásához a fájlfeltöltő mezőnél található Feltöltés gombra kattints, majd válaszd ki a PDF generálás sablonból lehetőséget.

  2. Létrehozol egy Google. Itt is használhatsz MiniCRM-es változókat, DE azt módosítanod kell a következők szerint. A MiniCRM által generált változót {%valtozo%} kell átalakítanod a Google dokumentum által felismerhető változóra ${valtozo}.
    A Google domumentumként létrehozott sablon generálásához kattints az adatlapon a fájfeltöltés mezőnél a Feltöltés gombra, válaszd ki a PDF gerenálás Google Drive-ről lehetőséget. 

    Amikor először szeretnél Google Dokumentumot a Google Drive-ról feltölteni, akkor engedélyezned kell ezt azzal, hogy bejelentkezel a Gmail fiókodba.  


    A Google dokumentumból történő sablon generálásról az alábbi linken tovább tájékozódhatsz.

A sablon generálás után a dokumentum az előzményekben megjelenik, ahonnan később nem törölhető!