Automatizált út a Forbes sikerlistájára

Az ALH Consulting története egészen egyedülálló sikersztori a marketing piacon, amit az üzleti világ is elismer: Pál Zoltán Gábor, a cég tulajdonosa tavaly a Forbes “30 sikeres fiatal 30 alatt” magyar listájára is felkerült. De az igazán izgalmas része a sztorinak, ahogyan párjával közösen elérték az eredményeiket. A kis SEO ügynökségnek indult vállalkozás ma már 200 állandó ügyféllel és havi 40-50 új érdeklődővel tartja a kapcsolatot úgy, hogy Zoltánnak továbbra sem kellett felvennie egy értékesítőt sem. Interjúnkból kiderül, mi a titka.

Egyértelmű, hogy a céged nagyon szép eredményeket ért el az utóbbi egy-másfél évben. Elégedett vagy ezzel a helyzettel, sikeresnek tartod magad?

Az utóbbi időszak nagyon mozgalmas volt, a cég hatalmas bővülésen ment keresztül és közel ötszörözte az ügyfélkörét – ezt mindenképpen egyfajta sikerként könyvelem el magamban. Jók a számaink, eredményesek a kollégák és magas az ügyfélmegtartási arány is. De hogy saját magamat sikeresnek tartom-e? Nem, ezt nem mondanám. Mindig van hova fejlődni, mindig van tovább – és amíg van előre, addig nem szeretnék egy “sikeres”-ként definiált állapotban megragadni. Ebben a pillanatban is több tíz oldalnyi pontszerű listám van a cég és önmagam fejlesztését illetően, ami még nagyon sokáig ki fog tartani.

Ugorjunk vissza egy kicsit a történet elejére. Hogy sikerült alig több, mint 1 év alatt ekkorára nőni a céggel?

Közel 4 éve működik az ügynökségünk, de igazából már egy ideje kissé meg voltunk rekedve egy ponton. Gond nélkül működött a cég, jöttek a megrendelések, nyereség is volt, de az állandó e-mail folyam szinte követhetetlen volt. Havi párszázas nagyságrendről beszélünk, ami nem is tűnt akkor olyan kezelhetetlenül soknak, de egy kolléga munkaidejének a felét kitette, és nem is ment hibátlanul. Rengeteg volt az ismétlődő e-mail, amire kár a munkaidőt pazarolni, úgyhogy tudtuk, hogy kell egy rendszer, amivel mindezt lekezelhetjük.

Először saját fejlesztésű rendszerben gondolkodtunk, de végül egy szintén MiniCRM user partnerünk rávilágított, hogy a MiniCRM tökéletesen lefedi azt, amire szükségünk van. Úgyhogy emellett döntöttünk, és elég jelentős részben ennek az eredménye is a hirtelen növekedés.

Cégvezetőként Te nyilván könnyen felismerted, hogy a hatékonyság növelése érdekében szükség van az újításra. A kollégák részéről nem tartottál ellenállástól?

Nem, ugyanis ahogy én, úgy ők is érezték, hogy szükségünk van valamire, ami összefogja a munkánkat, úgyhogy kifejezetten örömmel fogadták. De őszintén szólva, ha ellenezték volna, akkor sem történt volna másként, mert tudtam, hogy enélkül nem fogunk tudni egyről a kettőre jutni. Ha valamiről tudom, hogy jót tesz a cégnek, akkor belevágok, mert végül mindenki érezni fogja az előnyeit, még ha nem is övezi feltétlen egyetértés a projektet.

Ha jól tudom, az értékesítés a kezdetek óta a mai napig is egyedül a te kezedben van. Ezt hogy sikerült egyedül menedzselni ekkora növekedés mellett?

Igen, mindmáig én kezelem a folyamat 95%-át, de már képzek erre egy külön kollégát, és szeretném átadni neki az új lead-ek jelentős részét. Őszintén szólva, eleinte valóban kihívás volt egy személyben menedzselni ezt, de meghoztam egy döntést, amiről tudtam, hogy hosszútávon jó eredményeket hoz majd. A megvalósításba az elején bele kellett fektetnem nettó 2-3 hét munkát, ami nem volt a kedvenc részem, de ha azt nézem, mi lett az eredménye, akkor ez egy kötelező befektetés volt.

A bevezetés előtt már 10-15 lead leterhelt, ma az automatizált folyamatoknak köszönhetően havi 30-50-et is tudok kezelni egyszerre. Így ezzel a fejlesztéssel gyakorlatilag négyszer annyi érdeklődőt voltam képes kezelni ugyanannyi idő alatt anélkül, hogy a munka nehezebb lett volna. Nagyrészt ez volt az, ami magával hozta a cég növekedését értékesítési oldalon. Azonban nyilván amit eladtunk, azt le is kellett tudnunk szolgáltatni, így a gyártás oldalán is nagy kapacitást kellett felszabadítanunk.

Mesélj még nekünk egy kicsit az automatizálásról, ezt pontosan hogyan kell elképzelni?

120 különböző automatizmus segíti a sales folyamatot onnantól, hogy egy potenciális ügyfél neve bekerül a rendszerbe. Automatizmus vezérli a teendőket, így mindig egyértelmű, hogy mi a következő lépés, amit gondolkodás nélkül, villámgyorsan lehet végrehajtani. A teendők elvégzése, a kötelező mezők kitöltése pedig megkerülhetetlen: minden adminisztráció további automatizmusok által ön-ellenőrző, és ha valaki nem végzi el a feladatát egy adott időn belül, akkor automatikusan eljut hozzám az infó, mert én is fogok róla figyelmeztetést kapni. Ezenkívül automatizmus küldi ki a teljesen személyre szabott ajánlatokat és e-maileket is, így ezzel is rengeteg időt spórolunk.

Az értékesítésen kívül más területeken is segítik a munkát az automatizmusok?

Igen, olyannyira, hogy emiatt gyakorlatilag a MiniCRM vált a cég irányítási gerincévé. A szolgáltatás végrehajtásban is amit lehetett, automatizáltunk; például a kész munkák elküldését, a határidők figyelését és betartatását. Az egyik fő szolgáltatásunkat, a linképítést olyan szinten sikerült automatizált folyamattá szerveznünk, hogy az elmúlt másfél év alatt az ezzel kapcsolatos munkák elvégzésének ideje tizedannyira csökkent, így ebben az üzletágban a nyereségesség drámaian nőtt az eredeti állapothoz képest. Hiába nőtt az ügyfélkör az ötszörösére, a feladatok munkaidő-igénye még mindig feleannyi, mint eredetileg volt, mert a kapacitást tízszereztük.

Könnyen ment ennek a gördülékeny folyamatnak a kiépítése?

Egyáltalán nem. Eleinte nagyon ellenálltam, mert bár tudtam, hogy mindez szükséges és megtérül, nagyon nehéz volt belevágni. Amit lehet, azt szeretem kiszervezni, de ezt nem tudtam, hiszen én ismerem a legjobban a cég működését. Ráadásul elég bonyolult volt az üzleti folyamatokat definiálni és felépíteni a rendszerben, teendőkkel és sablonokkal. Egyszerűen nem akartam ezzel foglalkozni, úgyhogy kellett egy lökés, hogy belefektessem azt az időt, amit muszáj volt, és végül mindez meghozta az eredményét.

Miben érződött leginkább az automatizálás kiépítésének az előnye?

Úgy gondolom, elég beszédes, ha azt mondom, hogy tavaly nyáron elutaztunk 3 hétre Ázsiába, és a nyaralás ideje alatt napi 1-2 óránál többet nem kellett munkával foglalkoznunk, mert minden ment magától, a maga jól szervezett módján. Ránéztünk a feladatokra, ellenőriztük, hogy minden rendben halad-e, de ezen kívül nem volt több dolgunk a cég ügyeivel, nyugodtan élvezhettük a pihenést. Ezt a teljesen automatizált működés tudta lehetővé tenni, illetve természetesen a kiemelkedően megbízható csapat.

A saját fejlesztésen kívül néztél más megoldásokat is, mielőtt belevágtál a MiniCRM használatába?

Igen, ez egy olyan dolog, amiben érdemes jól körülnézni és mérlegelni. Láttam olyan CRM-et is, amiből e-mailt sem lehetett küldeni, viszont 14-16 millióért ajánlották ezzel a “fejlesztéssel”. Ehhez képest a MiniCRM árát nevetségesen olcsónak tartom. Főleg, ha azt nézem, hogy a cég nyereségessége mekkora mértékben nőtt, a rendszer ára pedig változatlan maradt. Igazából, ha a MiniCRM ötször ennyibe kerülne, akkor is kifizetném, mert ahhoz képest, amennyi hasznot hoz, még mindig bőven megérné.

Ezt öröm hallani! Merre folytatjátok tovább, mik a további terveitek?

Először is, a jelenleg futó három SEO üzletágunkat szeretnénk megfelelő szintre automatizálni, mert még nagyon nagy tartalék van bennük. Ha ezzel készen vagyunk, értelemszerűen következik a széles körben történő értékesítés, és ezáltal az éles működtetés egy jelentősen nagyobb ügyfélkörön. Ez utóbbi véghezvitele nagyjából a harmadik negyedévig el is tart, miközben egyre több értékesítőt szeretnék behozni a rendszerbe. Ezután meg kell hoznunk egy döntést az esetleges külföldi terjeszkedést illetően. Még nem tiszta ennek minden pontja, mondhatom úgy is, hogy több kérdés van benne, mint válasz, de az biztos, hogy ezt a know-how-t és a jelenlegi üzleti modellt megéri külföldre vinnünk.