KategóriaCégvezetés

Online CRM áttekintő – Miért éri meg? (1. rész)

A személyi számítógépeinkre telepíthető CRM szoftverek, azaz ügyfélkapcsolat-kezelő programok ideje a szélessávú internet és a felhőalapú számítástechnika munkahelyi elterjedésével egyre inkább leáldozó félben van.

Mint az köztudott, adataink irodai gépeinken és notebookjainkon egyáltalán nincsenek biztonságban. Vízkár, tűzkár, betörés, lopás, és máris elvesztettük teljes ügyféladatbázisunkat a munkánk során használt gépünkkel együtt, de ami még rosszabb, akár illetéktelenek kezébe is kerülhetnek céges anyagaink.

Ezért is tapasztalható az, hogy napjainkban minden olyan cég, amely nyitott az új technológiák és az online kommunikáció terén, fokozatosan áttér a webes felületű CRM-ek használatára. Ezáltal ugyanis a céges információk rugalmasan, ám mégis tökéletes biztonságban tárolhatóak, hiszen amikor igénybe vesszük a felhőalapú szolgáltatásokat, nemcsak a szolgáltató erőforrásait használhatjuk, miáltal saját erőforrásainkat felszabadítjuk, hanem a távoli adatközpontok megbízható rendszereiben eltárolt és feldolgozott adatainkat is elérhetjük bárhol és bármikor.

Vagyis online ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerek használatával nemcsak hogy megtapasztalhatjuk asztali számítógépünk, laptopunk, esetleg mobiltelefonunk vagy netbookunk előtt ülve a felhőben rejlő igazi szabadságot, de munkánk során teljes mértékben ki is használhatjuk a legújabb technológia nyújtotta lehetőségeket:

  • Olyan programokkal, fájlokkal dolgozhatunk, amelyek fizikailag nem a saját gépünkön, hanem távoli, teljesen biztonságos helyen vannak, valahol a „felhőben”.
  • Céges adatainkat böngészőnk segítségével korlátlanul elérhetjük a világ bármely pontján, azok a nap 24 órájában, 100%-osan a rendelkezésünkre állnak.
  • Adatainkhoz csak azok férhetnek hozzá, akik részére azt engedélyezzük.

Ilyen szolgáltatásokat nyújt számunkra például a ZohoCRM és a SugarCRM, megédesítve a munkahelyi, napi robot keserű mivoltát, és természetesen a MiniCRM, mely tudásával és funkcióival bizonyítja, hogy igaz a mondás, mely szerint: “Kicsi a bors, de erős.”

De miért is éri meg a mi cégünknél is online CRM-t használni?

1. Egyrészt azért, mert adatainkat nem helyileg, hanem a legfrissebb tűzfalmegoldásokat alkalmazó, napi adatmentéseket biztosító szervereken tárolhatjuk, a világ különböző pontjain elhelyezett adatközpontokban.

platformoktól függetlenül, valamennyi ismert böngészőn keresztül elérhető online rendszert pedig bárhonnan, bármikor használhatjuk, például íróasztalunknál vagy akár fotelunkban kényelmesen hátradőlve, ölünkben szeretett netbookunkkal, vagy esetleg kedvenc tabletünkkel.

2. Másrészt azért, mert az informatika eme folyamatosan fejlődő területe óriási jövő előtt áll, és mert már napjainkban is számos olyan jellemzővel kecsegtet, melyek a kis- és közepes méretű vállalatok számára is komoly előnyt jelentenek:

  • Méretezhetőség: Az igénybe vett szolgáltatások és erőforrások rugalmasan méretezhetőek.
  • Tervezhetőség: A költségek jól tervezhetőek és ellenőrzés alatt tarthatóak, hiszen a vállalatnak nem kell megvásárolnia a licenszeket, mivel az igényelt szoftverek havidíjas rendszerekben érhetőek el.
  • Könnyű bevezethetőség: Az online CRM anélkül vezethető be, hogy hardverekre kellene költeni, hiszen a rendszer webes felületet biztosít az egyes feladatok elvégzéséhez.
  • Erőforrások felszabadítása: Lehetővé teszi, hogy a cég erőforrásait más, üzletileg fontos célokra lehessen átcsoportosítani.
  • Napi 24 órás rendelkezésre állás: A világ különböző pontjain elhelyezett, nagy méretű és adatbiztonságú adatközpontok nonstop rendelkezésre állást biztosítanak.
  • Folyamatos támogatás: Esetlegesen felmerülő technikai problémák esetén több csatornán keresztül is elérhető a szolgáltatók támogatási központja, ügyfélszolgálata a hiba minél gyorsabb megszüntetése érdekében.
  • Állandó fejlesztés: A rendszer fejlesztéséről, frissítéséről, valamint a szükséges infrastruktúra üzemeltetéséről a szolgáltató folyamatosan gondoskodik.

3. Harmadrészt pedig azért, mert az online rendszerek költségkímélő mivolta folytán cégünk is jelentős költségeket takaríthat meg:

  • Szerverek kialakításának és működtetésének költsége
  • Szoftver licenszek után járó díjak
  • Egyéb hardver és szoftver beruházásokból eredő kiadások
  • Energiaköltség
  • Szakképzett IT munkaerő bére
  • Informatikusok folyamatos képzési költsége
  • Alkalmazások fejlesztésével és frissítésével járó költségek

Következő blog bejegyzésünkben közelebbről is megismerkedünk az említett 3 online CRM rendszerrel, és bemutatjuk az igényelhető demo, trial, valamint teszt verzióikat is.

KategóriaCégvezetés

Interjú az Arukereso.hu Kft-vel

Blogunkban ezentúl időről-időre bemutatunk egy-egy olyan hazai vállalkozást, mely a MiniCRM-et sikeresen bevezette, használja és most saját véleményüket és tapasztalataikat  is megosztják a rendszerrel kapcsolatban. Többek között megtudhatjuk tőlük, hogy milyen problémák hátráltatták őket; milyen megoldást kínált ezekre a MiniCRM; hogyan segítette a munkájukat a rendszer és hogy milyen változásokat jelentett az értékesítésükben az, hogy már a MiniCRM-et használják.

Elsőként megismerkedünk az Arukereso.hu Kft-vel és Palocsay Géza operatív igazgató mesél arról, hogyan segített nekik a MiniCRM.


1. Mióta és mivel is foglalkozik pontosan az Árukereső?

Az Árukereső egy négy országban működő e-kereskedelmi vállalkozás, mely Magyarország leglátogatottabb árösszehasonlító oldala. Online vásárlási kalauznak szoktuk magunkat hívni, hiszen mind a felhasználók, mind pedig azok a boltok, akik feltöltik az Árukeresőre a termékeiket, megkapnak minden olyan információt és segítséget, hogy a vásárlók és a boltok megtalálják mindazt, amire vágynak és mely által nagyobb árbevételük keletkezik ezekből az online értékesítésekből.

2. Tulajdonképpen hány fős csapat dolgozik most az értékesítési részlegnél?

A magyarországi irodából irányítjuk négy ország operációját, ennek megfelelően a magyar értékesítési csapat jelenleg 5, a román 4, a bolgár 3, a portugál pedig 1 főből áll.

3. Mi volt a legfőbb probléma az értékesítésben a MiniCRM bevezetése előtt?

Nagyon nagy nehézséget jelentett a korábbiakban, hogy országonként teljesen eltérően kellett az értékesítők munkáját meghatározni. Nehéz volt nyomon követni az értékesítési számokat, teljesítményeket, valamint “egy irányba” terelni az értékesítési stratégiát, hogy mindenki ugyanolyan formában végezze a feladatait. Továbbá nagy kihívást jelentett, hogy kövessük a szolgáltatásunkat igénybevevő ügyfeleink hol állnak az értékesítési folyamatban. Ebből adódóan, nem megfelelően kezeltük őket, így nagy volt a lemorzsolódás.
Most ebben segít nekünk a MiniCRM, melyben minden ország megtalálható, ahol jelen vagyunk. A MiniCRM-ben vezetik az értékesítők a kapcsolattartásokat és minden egyes marketing és értékesítési kampányt is a MiniCRM-ből indítunk.

4. Hogyan változott az értékesítési hatékonyságuk a MiniCRM használatával?

A MiniCRM bevezetésével jelentősen felgyorsultak a folyamatok és nagyobb ütemben növekedtek a partnerszámaink, mint a rendszer használata előtt. Az egyre növekvő partneradatbázisunkat megfelelő minőségben tudjuk kezelni és minden partnerünkre a megfelelő fókuszt tudjuk tenni az értékesítési területen. Nagy segítség volt az is, hogy az értékesítőket azonos mérőszámok alapján lehet értékelni.
Mindemellett nem csak az értékesítők, de az én munkámat is merőben megkönnyíti a rendszer, hiszen a MiniCRM-ben könnyedén tudok vezetői riportokat készíteni egy-egy időszak eredményeiről.

5. Jelentett-e ez árbevétel növekedést az Árukeresőnek?

Mivel már sokkal jobb minőségben, illetve célzottabban tudtuk ügyfeleinket kezelni, alacsonyabb arányú lett a lemorzsolódás, így természetesen igen.

6. Mindezek tudatában, tervezik-e lecserélni a MiniCRM-et más rendszerre?

Nem tervezzük.

KategóriaMiniCRM

A MiniCRM régi és új verziójának összehasonlítása

A MiniCRM új verziójának kialakításakor az alapfunkciókat tekintve több, kisebb-nagyobb újítás, illetve változtatás valósult meg. Ezeket az alapokat érintő újdonságokat mutatjuk be röviden ebben a bejegyzésünkben, melyek már a kezdeti lépéseknél is megkönnyítik a napi munkánkat.

A MiniCRM régi és új verziója

  • Modulok

Az egyik legnagyobb és legszembetűnőbb változás, hogy a MiniCRM új verziójában modulok segítenek a különböző típusú tevékenységeink rendszerezésében. Így egy rendszeren belül külön modulban vezethetjük például az értékesítési részlegünkben zajló folyamatokat és egy másik modul lesz segítségünkre az ügyfélszolgálati feladatok ellátásában. Vagyis immáron minden cég létrehozhatja a saját működésének, illetve tevékenységeinek megfelelő moduljait.

 

Modulok a legújabb MiniCRM rendszerben

A moduláris felépítés legnagyobb előnye, hogy a státuszrendszert minden modulban külön-külön kezelhetjük, minek köszönhetően a státuszok a modul folyamatának megfelelően eltér(het)nek egymástól. Hiszen más lépések vezetnek el a végcélunkhoz egy értékesítési modulban, mint például a már említett ügyfélszolgálati modulban.

Ezzel szemben a MiniCRM régi verziójában a több tevékenységgel rendelkező cégek az egyes részlegeket külön-külön igényelt, majd összerendelt rendszerrel tudták csak megoldani.

  • Teendők és előzmények

Az adatlapokon szereplő teendők, ezáltal pedig az ügyféltörténet is másképpen alakul az új MiniCRM-ben. Míg a régi verzióban egy ügyfél adatlapján csak a nyitott és a lezárt teendőket találhatjuk meg időrendi sorrendben, addig az új rendszerben az ügyféltörténet két, jól elkülönülő blokkra oszlik:

– Teendőkre
– Előzményekre

Az előzmények közé kerül be minden lezárt teendő, illetve a már megtörtént események, kiküldött emailek, valamint az adatlapváltozásokhoz kapcsolódó információk is itt érhetőek el.

Teendők és előzmények a régi és az új rendszerben

  • Adatlapok listája

Nem annyira szembetűnő, de annál hasznosabb változást jelent, hogy ha a MiniCRM új verziójában az ügyfél adatlapokból ki szeretnénk szűrni azokat az ügyfeleket, akikkel nekünk van teendőnk, de nem mi vagyunk az ügyfél felelősei, akkor egyszerűen csak ki kell választani nevünket az oldalsó lenyíló listából, ahol alapértelmezetten a “Mindenki” van beállítva. Tehát alapértelmezetten még minden ügyfél adatlap kilistázódik, ám amint kiválasztottuk magunkat, már csak azok az adatlapok jelennek meg, melyeknél nekünk van felvéve elvégzendő teendő, függetlenül attól, hogy ki az adatlap felelőse.

 

Adatlapok listázása a teendők felelőse szerint

Ezzel szemben a MiniCRM régi verziójában, ha kiválasztottuk a lenyíló listából a nevünket, akkor csak azon ügyfelek adatlapjai jelentek meg, akiknél mi voltunk beállítva értékesítőnek (felelősnek). Ez abban az esetben okozhatott nehézséget, ha nem rendelkeztünk olyan adatlappal, aminek a felelőse mi magunk voltunk, illetve ha például egy másik munkatársunk ügyfeléhez lett felvéve nekünk teendő. Ebben az esetben a “Kezdőlap”>>”Teendők” fülön láthattuk az összes részünkre felvett teendőt, ami abból a szempontból tette nehézkessé a munkát, hogy egyszerre két oldalon kellett párhuzamosan dolgoznunk.

  • Teendők határideje

Szintén kisebb, de annál hasznosabb változás az új rendszerben, hogy a teendővel rendelkező ügyfél adatlapok jobban elkülönülnek egymástól aszerint, hogy lejártak-e már a teendők, illetve ma, holnap vagy egy későbbi időpontban fognak-e lejárni.

Teendők határidővel az adatlap listában

Az új rendszerben jobban elkülönülnek azok az adatlapok is, melyeknél a felvett teendő az adott napon már lejárt, vagy még csak le fog járni azon a napon, hiszen a teendőben megadott óra/perc szerint folyamatosan változik az adatlapok listája. Ezek alapján a pirossal szedett teendők már lejártak, a vastaggal jelzett teendők még ma le fognak járni, az egyszerű feketével íródott teendők pedig csak egy későbbi időpontban járnak majd le.

  • Kapcsolatok

A másik nagyobb változtatás a kapcsolatok kezelésében nyilvánul meg. Míg a MiniCRM régi verziójában az egyes adatlapokon belül a “Törzsadatoknál” találhattunk meg minden céges adatot, elérhetőséget, addig az új rendszerben ez ugyan hasonlóképpen néz ki, viszont sokkal rugalmasabban tudjuk itt kezelni a kapcsolatokat. Ezen a felületen már azt is megtalálhatjuk, hogy mely más modulokkal van még az adott ügyfél adatlap valamilyen kapcsolatban. Tehát valójában egy rendszeren belül láthatjuk azt, hogy egy adott ügyfélnél milyen más adatlapok szerepelnek az egyes modulokban anélkül, hogy külön-külön rendszerekben kellene ezeket figyelemmel kísérnünk.


Kapcsolatok kezelése a MiniCRM régi és új verziójában

 

Mindezek alapján pedig bátran kijelenthetjük, hogy az új MiniCRM rendszer immáron folyamatosan fejlődik, bővül az egyre újabb és újabb funkciókkal, melyekről természetesen a későbbiek folyamán is rendszeresen beszámolunk itt a blogon is.

KategóriaMiniCRM

MiniCRM-mel tökéletes biztonságban

A legújabb fejlesztésű, projekt alapú MiniCRM rendszer használata során adataink tökéletes biztonságban vannak, hiszen számítógépünk és az online ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer között fennálló adatkommunikáció a banki biztonsági rendszerekre jellemző SSL titkosítással van ellátva.

A rendszer működését biztosító szerverek egy nemzetközileg elismert, több tízezer szervert kiszolgáló, világszínvonalú adatközpont-szolgáltató vállalat szerverparkjában duruzsolnak, ahol:

  • Folyamatos szinkronizáció zajlik egy németországi tükörszerverre.
  • Az adatok naponta mentésre kerülnek Németországban és Írországban lévő szerverekre.
  • A nap 24 órájában biztosítottak a legfrissebb tűzfalmegoldások.
  • A környezettudatosságot szem előtt tartva a szerverpark működtetéséhez 100%-ban zöld energiát használnak.

Tovább növeli adataink védelmét a MiniCRM szigorú üzletpolitikája is, minek értelmében:

  • A rendszerünkben rögzítésre kerülő valamennyi adat kizárólagos tulajdonosa a MiniCRM ügyfele, azaz mi magunk vagyunk, így ha lemondjuk a szolgáltatást, azokat azonnal a rendelkezésünkre bocsátja a MiniCRM.
  • A MiniCRM szolgáltató munkatársai nem férnek hozzá az adatainkhoz, kizárólag az ügyfélszolgálati támogatáshoz szükséges keretrendszert érik el.
  • Adatainkat pedig harmadik félnek soha, semmilyen körülmények között nem adhatják ki.

A MiniCRM a külső védelem mellett a belső adatlopás megakadályozása terén is kimagasló intézkedésekkel támogatja ügyfeleit, ugyanis:

  • MiniCRM-ünkbe kizárólag azok léphetnek be, akiknek hozzáférést adunk.
  • Különböző szintű jogosultságokat állíthatunk be munkatársainknak, akik ettől függően módosíthatják a rendszerünkben szereplő információkat.
  • A MiniCRM-ünkben rögzített adatokat nem lehet se lemásolni, se kitörölni, a nem szükséges elemeket kizárólag Lomtárba lehet áthelyezni. Így biztosítja rendszerünk a bevitt adatok biztonságát, visszakövethetőségét.

Mindezek tudatában bátran belevághatunk egy saját online CRM kialakításába a www.minicrm.hu weboldalon ingyenesen igényelhető tesztrendszer indításával, hiszen néhány kattintás után azonnal élvezhetjük is a biztonságos webhelyen keresztüli korlátlan hozzáférést ügyféladatainkhoz, bárhol és bármikor.

KategóriaMiniCRM

Automatizmusok a maximális hatékonyság érdekében

MiniCRM rendszerünkben az utánkövetést alkalmazva, automatizmusok segítségévelmotiválhatjuk ügyfeleinket az üzleti folyamatban való előrelépésre, illetve figyelmeztethetjük munkatársainkat feladataik elvégzésére.

1. Automatizmusok működése

Az automatizmusok által, státuszok vagy nézetek alapján szűrt adatlapok szerint küldhetünk automatikusan emaileket ügyfeleinknek, vagy oszthatunk ki teendőket kollégáink számára és értesíthetjük róla őket.

Státusz vagy nézet alapján működő automatizmusaink

A MiniCRM-ünkben lévő automatizmusok:

  • működhetnek az egyes státuszokban lévő adatlapok figyelembe vételével, melyek alapján kiküldésre kerülhetnek a beállított email sablonok ügyfeleink részére, illetve új teendők kerülhetnek az érintett adatlapokra.
  • lefuthatnak a különböző nézetek feltételei szerint szűrt adatlapokra, minek során üzeneteket küldhetünk ki ügyfeleink és kollégáink részére, vagy az érintett adatlapokon új teendőket adhatunk munkatársainknak.

Az automatizmus az üzenet kiküldés rendszeressége alapján lehet:

  • Folyamatos: ilyenkor az automatizmusba az adatlapok dinamikusan kerülnek be, illetve abból ki, attól függően, hogy éppen megfelelnek-e az automatizmus szűrési feltételeinek (státusz / nézet) vagy sem.
  • Egyszeri: ide tartoznak az egyes nézeteink alapján szűrt adatlapok szerinti tömeges, egyszeri kiküldésű automatizmusaink.

2. Automatizmusok kezelése

A MiniCRM rendszerünkben megtalálható valamennyi aktív és lekapcsolt automatizmusunkat modulonként kilistázhatjuk és beállíthatjuk az Automatizmusoknál.

2.1. Automatizmus létrehozása

  • Egy új automatizmus létrehozásának megkezdéséhez kattintsunk az “Új automatizmus”gombra.
  • A betöltésre kerülő oldalon válasszuk ki, hogy mi alapján történjen az adatlap Szűrés az új automatizmusnál:

– Státusz alapján
– Nézet alapján

Új automatizmus szűrési feltételének beállítása

  • Adjuk meg a Feltételnél, hogy pontosan melyik státuszhoz vagy nézethez tartozó adatlapok kerüljenek be az új automatizmusunkba.
  • Amennyiben azt szeretnénk, hogy csak azok kapják meg az üzeneteket, akik adatlapja az elindítás után kerül be az automatizmusba, úgy tegyünk egy pipát a “Csak új ügyfelek” felirathoz.
  • Az automatizmus létrehozásához kattintsunk a “Hozzáadás” gombra.

2.2. Automatizmus beállítása

Automatizmus lépéseinek testreszabásához a szerkesztési felület jobb oldaláról húzzuk át bal oldalra a számunkra szükséges eleme(ke)t.

Ezen elemek a következők lehetnek:
– Email kapcsolattartó cégnek/személynek: ha ügyfelünknek szeretnénk üzenetet küldeni.
– Email felhasználónak: amennyiben kollégánkat akarjuk értesíteni.
– Teendő felhasználónak: ha munkatársunknak akarunk feladatot kiosztani.

Automatizmus beállítása

A kiválasztott elemet megragadva és bal oldalra áthúzva hozzá is láthatunk az automatizmus beállításához az elem, azaz az automatizmus egy lépésének testreszabásával.

  • Adjuk meg a “Késleltetés napban” mezőnél azt, hogy az adatlap bekerülését követően hány nap múlva menjen ki az üzenet.
  • Az “Időzítés” legördülő listái segítségével, nap és óra beállításával határozhatjuk meg a kiküldés időpontját.
  • “Sablon Választása” gombra kattintva választhatjuk ki sablonjaink közül a megfelelő üzenetet.
  • Legördülő listában adhatjuk meg, hogy ki legyen az “Üzenet címzettje”.
  • “Feladó” lehet az Ügyfél felelős, vagy valamelyik munkatársunk.

Automatizmus egy lépésének testreszabása

Az egyes lépések testreszabását követően, miután automatizmusunkat megfelelően beállítottuk, nincs más dolgunk, mint az “Aktiválás” gombra kattintva engedélyezni MiniCRM rendszerünk számára, hogy üzeneteinket automatikusan kiküldje az érintett ügyfeleknek, kollégáknak, illetve hogy szükség szerint teendőket vegyen fel munkatársainknak az adatlapokra.

 

Ezzel pedig végére is értünk a legújabb projekt alapú, online ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünk ismertetésével, azaz a MiniCRM bemutatásával foglalkozó blog sorozatunknak.

KategóriaMiniCRM

Dokumentum-, sablon-, és emailkezelés

A MiniCRM-ben lehetőségünk van az egyes modulokhoz kapcsolódó dokumentumainkat tárolni, valamint előre legyártott sablon emaileket és teendőket kiküldeni ügyfeleinknek, illetve magunknak és munkatársainknak.

1. Dokumentumkezelés

Dokumentumot lehetőségünk van minden egyes modulba feltölteni, annak megfelelően, hogy az adott dokumentum mely tevékenységünkhöz kapcsolódik. Minden egyes dokumentumnál meg tudjuk határozni, hogy mely mappába szeretnénk feltölteni azt.

Dokumentum feltöltése

  • A mappa kiválasztása után a “Tallózás” gombbal megkereshetjük saját gépünkön a feltölteni kívánt dokumentumot.
  • A dokumentum feltöltése után lehetőségünk van a lenyíló “Műveletek” listánál a fájlt:

– publikus linkre másolni,
– megjeleníteni,
– letölteni,
– áthelyezni másik mappába,
– másolni másik mappába,
– törölni

Dokumentum műveletek

2. Sablonkezelés

A dokumentumokhoz hasonlóan a sablon emaileket és a sablon teendőket is külön kezelhetjük az egyes modulok alatt. Előre létrehozott sablon levelekkel és teendőkkel hatékonyabbá tehetjük saját és munkatársaink munkáját is. Ha sablon emaileket és teendőket alkalmazunk, néhány kattintással ki tudunk küldeni levelet egy vagy akár több címzettnek anélkül, hogy újra és újra meg kellene írnunk annak szövegét.

Email és teendő sablonok

  • Új email sablon létrehozásakor adjuk meg az email nevét, azt a kategóriát, amelyhez kapcsolódik a levél, illetve az email tárgyát, mely elküldéskor megjelenik a címzettnél.
  • Az új sablon megírásakor illesszünk be változókat. A változók használatával is hatékonyabbá tehetjük az emailküldést, hiszen változók elhelyezésével mindig az adott ügyfél adatlapjához tartozó, változóként beillesztett mező érték vagy adat kerül be a címzettnek szánt email szövegébe.
  • Minden esetben fontos, hogy az adatlapon szereplő mezők változóba történő beillesztésekor az ügyfél adatlapján ki legyen töltve a mező értékekkel.
  • A változók lehetnek:

– az adatlapon szereplő mezők
– kapcsolattartási adatok
– céges adatok
– feladó adatai
– címzett adatai
– dátumok

Új sablon email létrehozása változók beillesztésével

  • Sablon teendőket magunknak és munkatársainknak hozhatunk létre, mely teendőket automatizmusokba állítva hasznosíthatjuk.
  • Sablon teendőkbe mindig rövid, tömör feladatokat osszunk ki.

3. Email kezelés

A MiniCRM-ből:

  • tudunk emailt küldeni egy adott ügyfélnek

– Az ügyfél adatlapján válasszuk ki azt a személyt, akinek az emailt szeretnénk kiküldeni és kattintsunk rá az email címére

Email küldés adatlapról

– A felugró ablakból válasszuk ki a megfelelő email sablont

– Az elküldött email az ügyfél adatlapján az előzmények közé kerül be, melyre, ha rákattintunk, megjelenik az email tartalma.

Kiküldött email az előzmények között

  • meghatározott feltételek alapján szűrt adatlapok szerint is küldhetünk emaileket ügyfeleinknek

– Az egyes modulokon belül az adatlapokat nézetek szerint tudjuk szűrni, különböző, általunk megadott szűrési feltételeknek megfelelően.

– Az “Új nézet” gomb segítségével megadhatjuk, milyen feltételeknek kell teljesülnie ahhoz, hogy a kívánt nézetet elérhessük.

Új nézet létrehozása

– Adott nézetben kilistázott ügyfeleinknek az “Email” gomb segítségével, a sablon emailek közül küldhetjük ki a leveleket.

Email küldés nézetből

– Az így kezdeményezett tömeges kiküldéseket pedig elindításuk után az Automatizmusoknál tekinthetjük meg.

A következő blogbejegyzésünkben rátérünk az automatizmusokra, azok létrehozására és beállításaikra, melyekkel hatékonyabbá tehetjük munkánkat.

KategóriaMiniCRM

A MiniCRM bevezetésének kezdeti lépései

Az előző bejegyzésünkben leírtaknak megfelelően a MiniCRM bevezetésének kezdeti lépéseivel folytatjuk a blogsorozatunkat, mely a következő lépéseket foglalja magában.

1. Új ügyfél felvétele

  • Első lépésként vigyünk fel néhány ügyfelet az “Új ügyfél” gombbal, akikkel a közeljövőben feladatunk lesz, hogy láthassuk, hogyan alakul az előzőekben már megemlített ügyfél listánk.

Ügyfél lista

2. Az adatlapok felépítése Az ügyfeleink listájában kattintsunk rá a korábban felvett adatlapok egyikére, így azonnal betöltődik az ügyfél adatlapja, mely az alábbi fontos részekből tevődik össze:

Adatlap felépítése

2.1. Ügyféltörténet, mely teendőkből és az előzményekből áll.

  • teendők közé kerülnek be a célunk eléréséhez szükséges aktivitások, melyek megoldandó feladatként jelentkeznek – tehát határidős dolgunk van még velük.
  • Teendőbe mindig csak olyan feladatot írjunk, ami gyakorlatban is rövid idő alatt elvégezhető.
  • Egy teendőbe mindig csak nettó információt írjunk be.
  • Amint egy teendőt elvégeztünk, készre jelölve azonnal bekerül az előzmények közé, így szépen lassan kirajzolódik az ügyféltörténet is.
  • Egy teendő elvégzése után fontos, hogy mindig vegyünk fel egy újat, hogy az értékesítési folyamatunk ne szakadjon meg.
  • Az előzmények között láthatjuk mindazon múltban megtörtént eseményt, mellyel további feladatunk már nincsen, tehát nem kell hozzá határidőt rendelnünk.

2.2. Kapcsolatok

  • Vegyünk fel kapcsolatokat és elérhetőségeket. Így egyszerűen indíthatunk akár egy telefonhívást, vagy küldhetünk emailt a kiválasztott személy email címére kattintva.
  • A cég nevére kattintva egy egyszerű űrlappal adjunk meg minden adatot, mely a későbbi kapcsolattartáshoz fontos lehet.

2.3. Státusz és felelős beállítása

  • Az értékesítő feladatkörének megfelelően ez az adatlap valamilyen státuszban van. A státuszok mindig a “Mi a teendő?” kérdésre épülnek, tehát olyan lépések, melyek az értékesítőnknek osztanak ki teendőt az ügyféllel kapcsolatban.
  • Állítsuk be az ügyfél felelősét annak megfelelően, hogy melyik munkatársunk lesz az a személy, aki az ügyfélért felelős.

2.4. Mezők
A mezőknél olyan információkat adjunk meg, amelyeket fontos megtudnunk az értékesítési folyamat során, hogy a megadott információkból

  • riportokat, statisztikákat készíthessünk
  • szegmentálhassuk, csoportosíthassuk ügyfeleinket.

Az adatlapok áttekintése után tehát elmondhatjuk, hogy egy folyamatosan vezetett adatlap megnyitásakor azonnal megtudhatjuk, hogy kinek, kivel, mikor, milyen feladata lesz a jövőben.

3. Felhasználók kezelése

      A

“Beállítások”

      feliratra kattintva érhetjük el rögtön a

Felhasználókat

    , vagyis azon munkatársakat, akik hozzáféréssel rendelkeznek vagy korábban rendelkeztek MiniCRM rendszerünkhöz.

Új felhasználó felvétele

  • Az “Új felhasználó” gombbal vegyünk fel további munkatársakat.
  • A felhasználók listájában kattintsunk rá az új felhasználó nevére, így azonnal betöltődik a profil oldala, mely az alábbi részekből tevődik össze:

3.1. Személyes adatok:

  • Családnév és a Keresztnév alapján különböztethetők meg a felhasználók az adatlapoknál és a teendőknél, mint Felelős személyek. Az itt megadott név fog szerepelni a felhasználó email aláírásában is.
  • Kapcsolatnál látható email cím a felhasználó belépéséhez kell, ugyanis kizárólag ezzel a mail címmel tud bejelentkezni a rendszerbe.
  • Az Email aláírásoknál állítsuk be a rendszerből küldött emailek aláírásunk sablonját.
  • A Profil kép a munkatársunk azon képe, amely meg fog jelenni az adatlapokon a Teendőknél és az Előzményeknél a felhasználó neve mellett.

Profil oldal

3.2. Jogosultságok:

  • Állítsuk be munkatársunk jogosultságát annak megfelelően, hogy mit szeretnénk számára a MiniCRM-ben elérhetővé tenni. Az egyes jogosultsági szintek csökkenő sorrendben a következők:
  • Adminisztrátor: Ez a legmagasabb jogosultsági szint, melynél a MiniCRM minden funkciója elérhető.
  • Menedzser: A beállítások kivételével mindenhez hozzáfér a rendszerben.
  • Normál felhasználó: Kizárólag az adatlapokat éri el.
  • Korlátozott: Ez a legkisebb jogosultsági szint. A felhasználó itt csak a hozzá rendelt, valamint a semelyik felhasználóhoz sem rendelt adatlapokat láthatja.

4. Import Amennyiben tömeges ügyfél adatbázissal rendelkezik, nem szükséges egyesével rögzíteni ügyfeleit. A MiniCRM-be lehetőség van importálni az összeállított adatbázisunkat.

  • Az “Új ügyfél” gombra kattintva, az előugró űrlapon található “Importálás” gomb segítségével az előkészített táblázatából importálja be ügyfeleit.
  • Ha több ezer soros táblázattal rendelkezik, töltse fel dokumentumként. Amennyiben csak kevés adatot kíván betölteni, válassza ki a “Másolás/Beillesztés” lehetőséget.
  • Az adatok beimportálásához kövesse a rendszer által meghatározott lépéseket.

Az adatlapok megismerése, a felhasználókezelés és az importálás után a dokumentum-, email-, és sablonkezeléssel haladhatunk tovább a rendszer bemutatásában, melyre a következő blogbejegyzésünkben térünk ki részletesebben.

KategóriaMiniCRM

MiniCRM bemutató

Blogsorozatunk ezen részében részletesen is bemutatjuk legújabb ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünket, valamint kitérünk annak alapvető funkcióira.

Mi a MiniCRM?

A legújabb projekt alapú, webes felületen elérhető, folyamatosan rendelkezésre álló ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünk, amely minden felhasználója számára lehetővé teszi, hogy bárhol és bármikor, online menedzselhetők legyenek a cég üzleti folyamataihoz kapcsolódó ügyfelek, tevékenységek, teendők, előzmények, valamint információk és elérhetőségek.

Áttekintés és listázás

Belépve MiniCRM rendszerünkbe, a felső menüben navigálva, különálló modulokban kezelhetjük ügyfeleinket és teendőinket annak megfelelően, hogy cégünk milyen típusú termékeket értékesít, illetve milyen fajta szolgáltatásokat nyújt.

Ügyfeleink adatlapjai az értékesítési modulon belül

Szűrhetjük és kilistázhatjuk az adatlapokat, kiemelve az esedékes és lejárt teendővel rendelkezőket közülük.
Kollégáink között szétoszthatjuk az ügyfelekkel kapcsolatos teendőket, és ellenőrizhetjük beosztottjaink munkáját nevük kiválasztásával a jobb oldalsó oszlopban.

Az adott modul (pl. Értékesítés vagy Ügyfélszolgálat) folyamatának lépéseit elkülöníthetjük egymástól, és a jobb oldalon, függőlegesen felsorolt státuszok szerint, lépésről lépésre haladva végigkövethetjük, hogy az értékesítő, vagyis a felelős személy éppen hol tart (pl. Előkészítés vagy Bevezetés), például a cég által forgalmazott termék eladási folyamatában.

Adatlap és teendő

Az esedékes teendővel rendelkező adatlapok bármelyikének nevére kattintva a listában azonnal betölthetjük magát a részletes adatlapot, amin nyilvántartjuk az ügyfeleinkkel kapcsolatos információinkat, teendőinket, valamint megtekinthetjük a korábbi, releváns eseményeket, azaz az előzményeket.

Ügyfél adatlap teendővel

Az adatlapok jobb oldalán, egymás alatt látható mezőkben vannak nyilvántartva a meglévő és potenciális ügyfelekhez tartozó azon információk, melyek elengedhetetlenek a kívánt státusz eléréséhez az adott modul folyamatában. Szintén az adatlapon tüntetjük fel az érintett kapcsolatokat is, azon személyek elérhetőségeit, akikkel kapcsolatot tudunk majd létesíteni a későbbiek folyamán.

Következő bejegyzésünkben a MiniCRM bevezetésével, annak kezdeti lépéseivel foglalkozunk, így hát érdemes blogunkat továbbra is olvasni, hiszen megismerkedünk az ügyfél adatlappal, valamint a mezőkkel, és végre felvesszük rendszerünkbe első teendőnket is.

KategóriaMiniCRM

CRM alapfogalmak

Mielőtt hozzálátnánk legújabb rendszerünk bemutatásához, mindenképpen tisztáznunk kell bizonyos alapvető fogalmakat, melyek elengedhetetlenek egy CRM rendszer működésének megértéséhez.

Akkor most lássuk az egyes fogalmakat és azok meghatározásait.

Mi is az a CRM?
A CRM (Customer Relationship Management), azaz ügyfélkapcsolat-kezelés egy cég ügyfelei felé irányuló valamennyi folyamatának összefogása. Ezek alapján pedig a CRM szoftver egy olyan program, mely mindezen folyamatok támogatását biztosítja, illetve a jelenlegi és a potenciális ügyfelekkel kapcsolatos összes információt tárolja.

Lejárt és esedékes teendővel rendelkező ügyfeleink adatlapjainak listája

Ki tekinthető ügyfélnek?
A cég ügyfelének tekinthetők a külső és belső kontaktok egyaránt. Ilyenek az érdeklődők, vevők, beszállítók, álláshirdetésre jelentkezők, munkatársak.

Hol tároljuk az adatokat?
Az ügyfelek számára nyújtott értékesítési és szolgáltatási tevékenységek adatlapokonvannak vezetve, melyek a cég tevékenységi területei szerint, azaz modulok szerint eltérhetnek egymástól.

Mire szolgálnak a modulok?
Egy-egy modul fogja össze a cég egyes tevékenységi területeit. A CRM szoftverek az értékesítési, ügyfélszolgálati, marketing és call center területeket támogatják, ennek megfelelően különálló modulban kezelhetők például az értékesítések, és egy másik, egyedileg testreszabható modulban a hibabejelentések.

Mik az üzleti folyamatok lépései?
A modul folyamatának státuszai, azaz egymás után következő lépései, melyek mindig a “Mi a teendő?” kérdésre épülnek, és az értékesítő részére határoznak meg teendőket.

Ügyfél adatlap ajánlatkészítés státuszban, esedékes teendővel

Ki az értékesítő?
A feladat elvégzése során a munkatársak közül kijelölt, az egyes ügyfelekhez és teendőkhöz tartozó felelős személy, az, aki egy adott feladat végrehajtásáért felel.

Mik is a teendők?
Azok az események, amelyeknél még határidős tennivaló van. Ilyen esemény például az, ha egy későbbi időpontban vissza kell hívni az ügyfelet.

Mi történik végül a befejezett teendőkkel?
A lezárt teendők, amelyekkel további feladat már nincs, az előzmények között láthatóak a továbbiakban.

 

Most, hogy tisztázásra kerültek az alapfogalmak és már értjük a CRM mibenlétét, áttérhetünk magára a MiniCRM-re, annak bemutatására, azonban erre már csak következő bejegyzésünkben kerül sor. Mindezek fényében érdemes továbbra is figyelemmel kísérni blogunkat, hiszen következő alkalommal részletesebben is ismertetni fogjuk legújabb fejlesztésünket, a MiniCRM-et.

KategóriaMiniCRM

MiniCRM bemutatása

A hét folyamán indítjuk el legfrissebb blog sorozatunkat, melyben lépésről lépésre haladva mutatjuk be ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünket, a MiniCRM-et.

Az egyes bejegyzéseken keresztül minden kedves érdeklődő nyomon követheti az online CRM bevezetésének folyamatát, és megismerheti egy saját webes rendszer kialakításának mikéntjét, miközben fokozatosan végigvezetjük az egyes tennivalókon, alkalmazásról alkalmazásra haladva.

Eme blog sorozatunk bejegyzései a fentiek fényében az alábbi témákat fogják érinteni:

1. bejegyzés: CRM alapfogalmak
2. bejegyzés: MiniCRM bemutató
3. bejegyzés: MiniCRM bevezetés – A kezdeti lépések
4. bejegyzés: MiniCRM bevezetés – Dokumentum-, email-, sablonkezelés
5. bejegyzés: MiniCRM bevezetés – Automatizmusok a maximális hatékonyság érdekében

MiniCRM bevezetésének kezdeti lépései a következőkből állnak:

1. lépés: Vegyünk fel 3-4 ügyfelet, akikkel az elkövetkezendő hetekben valamiféle teendőnk lesz.

2. lépés: Ügyfél adatlap megismerése:

  • Teendő kezelés és előzmények
  • Kapcsolatok
  • Státusz és felelős beállítása

3. lépés: Felhasználók felvétele: Rögzítsünk a MiniCRM-be munkatársakat és osszuk ki számukra a megfelelő jogosultságokat.

4. lépés: Import: Tömeges ügyfélkör esetén vigyük fel a rendszerbe az ügyféladatokat külső fájlból.

 

Mindezek alapján érdemes a blogot folyamatosan követni, hiszen következő bejegyzésünkben részletesebben is megismerkedünk azon alapfogalmakkal, melyek nélkülözhetetlenek egy CRM rendszer megértéséhez és használatához.