KategóriaMiniCRM

Dokumentum-, sablon-, és emailkezelés

A MiniCRM-ben lehetőségünk van az egyes modulokhoz kapcsolódó dokumentumainkat tárolni, valamint előre legyártott sablon emaileket és teendőket kiküldeni ügyfeleinknek, illetve magunknak és munkatársainknak.

1. Dokumentumkezelés

Dokumentumot lehetőségünk van minden egyes modulba feltölteni, annak megfelelően, hogy az adott dokumentum mely tevékenységünkhöz kapcsolódik. Minden egyes dokumentumnál meg tudjuk határozni, hogy mely mappába szeretnénk feltölteni azt.

Dokumentum feltöltése

  • A mappa kiválasztása után a “Tallózás” gombbal megkereshetjük saját gépünkön a feltölteni kívánt dokumentumot.
  • A dokumentum feltöltése után lehetőségünk van a lenyíló “Műveletek” listánál a fájlt:

– publikus linkre másolni,
– megjeleníteni,
– letölteni,
– áthelyezni másik mappába,
– másolni másik mappába,
– törölni

Dokumentum műveletek

2. Sablonkezelés

A dokumentumokhoz hasonlóan a sablon emaileket és a sablon teendőket is külön kezelhetjük az egyes modulok alatt. Előre létrehozott sablon levelekkel és teendőkkel hatékonyabbá tehetjük saját és munkatársaink munkáját is. Ha sablon emaileket és teendőket alkalmazunk, néhány kattintással ki tudunk küldeni levelet egy vagy akár több címzettnek anélkül, hogy újra és újra meg kellene írnunk annak szövegét.

Email és teendő sablonok

  • Új email sablon létrehozásakor adjuk meg az email nevét, azt a kategóriát, amelyhez kapcsolódik a levél, illetve az email tárgyát, mely elküldéskor megjelenik a címzettnél.
  • Az új sablon megírásakor illesszünk be változókat. A változók használatával is hatékonyabbá tehetjük az emailküldést, hiszen változók elhelyezésével mindig az adott ügyfél adatlapjához tartozó, változóként beillesztett mező érték vagy adat kerül be a címzettnek szánt email szövegébe.
  • Minden esetben fontos, hogy az adatlapon szereplő mezők változóba történő beillesztésekor az ügyfél adatlapján ki legyen töltve a mező értékekkel.
  • A változók lehetnek:

– az adatlapon szereplő mezők
– kapcsolattartási adatok
– céges adatok
– feladó adatai
– címzett adatai
– dátumok

Új sablon email létrehozása változók beillesztésével

  • Sablon teendőket magunknak és munkatársainknak hozhatunk létre, mely teendőket automatizmusokba állítva hasznosíthatjuk.
  • Sablon teendőkbe mindig rövid, tömör feladatokat osszunk ki.

3. Email kezelés

A MiniCRM-ből:

  • tudunk emailt küldeni egy adott ügyfélnek

– Az ügyfél adatlapján válasszuk ki azt a személyt, akinek az emailt szeretnénk kiküldeni és kattintsunk rá az email címére

Email küldés adatlapról

– A felugró ablakból válasszuk ki a megfelelő email sablont

– Az elküldött email az ügyfél adatlapján az előzmények közé kerül be, melyre, ha rákattintunk, megjelenik az email tartalma.

Kiküldött email az előzmények között

  • meghatározott feltételek alapján szűrt adatlapok szerint is küldhetünk emaileket ügyfeleinknek

– Az egyes modulokon belül az adatlapokat nézetek szerint tudjuk szűrni, különböző, általunk megadott szűrési feltételeknek megfelelően.

– Az “Új nézet” gomb segítségével megadhatjuk, milyen feltételeknek kell teljesülnie ahhoz, hogy a kívánt nézetet elérhessük.

Új nézet létrehozása

– Adott nézetben kilistázott ügyfeleinknek az “Email” gomb segítségével, a sablon emailek közül küldhetjük ki a leveleket.

Email küldés nézetből

– Az így kezdeményezett tömeges kiküldéseket pedig elindításuk után az Automatizmusoknál tekinthetjük meg.

A következő blogbejegyzésünkben rátérünk az automatizmusokra, azok létrehozására és beállításaikra, melyekkel hatékonyabbá tehetjük munkánkat.

KategóriaMiniCRM

A MiniCRM bevezetésének kezdeti lépései

Az előző bejegyzésünkben leírtaknak megfelelően a MiniCRM bevezetésének kezdeti lépéseivel folytatjuk a blogsorozatunkat, mely a következő lépéseket foglalja magában.

1. Új ügyfél felvétele

  • Első lépésként vigyünk fel néhány ügyfelet az “Új ügyfél” gombbal, akikkel a közeljövőben feladatunk lesz, hogy láthassuk, hogyan alakul az előzőekben már megemlített ügyfél listánk.

Ügyfél lista

2. Az adatlapok felépítése Az ügyfeleink listájában kattintsunk rá a korábban felvett adatlapok egyikére, így azonnal betöltődik az ügyfél adatlapja, mely az alábbi fontos részekből tevődik össze:

Adatlap felépítése

2.1. Ügyféltörténet, mely teendőkből és az előzményekből áll.

  • teendők közé kerülnek be a célunk eléréséhez szükséges aktivitások, melyek megoldandó feladatként jelentkeznek – tehát határidős dolgunk van még velük.
  • Teendőbe mindig csak olyan feladatot írjunk, ami gyakorlatban is rövid idő alatt elvégezhető.
  • Egy teendőbe mindig csak nettó információt írjunk be.
  • Amint egy teendőt elvégeztünk, készre jelölve azonnal bekerül az előzmények közé, így szépen lassan kirajzolódik az ügyféltörténet is.
  • Egy teendő elvégzése után fontos, hogy mindig vegyünk fel egy újat, hogy az értékesítési folyamatunk ne szakadjon meg.
  • Az előzmények között láthatjuk mindazon múltban megtörtént eseményt, mellyel további feladatunk már nincsen, tehát nem kell hozzá határidőt rendelnünk.

2.2. Kapcsolatok

  • Vegyünk fel kapcsolatokat és elérhetőségeket. Így egyszerűen indíthatunk akár egy telefonhívást, vagy küldhetünk emailt a kiválasztott személy email címére kattintva.
  • A cég nevére kattintva egy egyszerű űrlappal adjunk meg minden adatot, mely a későbbi kapcsolattartáshoz fontos lehet.

2.3. Státusz és felelős beállítása

  • Az értékesítő feladatkörének megfelelően ez az adatlap valamilyen státuszban van. A státuszok mindig a “Mi a teendő?” kérdésre épülnek, tehát olyan lépések, melyek az értékesítőnknek osztanak ki teendőt az ügyféllel kapcsolatban.
  • Állítsuk be az ügyfél felelősét annak megfelelően, hogy melyik munkatársunk lesz az a személy, aki az ügyfélért felelős.

2.4. Mezők
A mezőknél olyan információkat adjunk meg, amelyeket fontos megtudnunk az értékesítési folyamat során, hogy a megadott információkból

  • riportokat, statisztikákat készíthessünk
  • szegmentálhassuk, csoportosíthassuk ügyfeleinket.

Az adatlapok áttekintése után tehát elmondhatjuk, hogy egy folyamatosan vezetett adatlap megnyitásakor azonnal megtudhatjuk, hogy kinek, kivel, mikor, milyen feladata lesz a jövőben.

3. Felhasználók kezelése

      A

“Beállítások”

      feliratra kattintva érhetjük el rögtön a

Felhasználókat

    , vagyis azon munkatársakat, akik hozzáféréssel rendelkeznek vagy korábban rendelkeztek MiniCRM rendszerünkhöz.

Új felhasználó felvétele

  • Az „Új felhasználó” gombbal vegyünk fel további munkatársakat.
  • A felhasználók listájában kattintsunk rá az új felhasználó nevére, így azonnal betöltődik a profil oldala, mely az alábbi részekből tevődik össze:

3.1. Személyes adatok:

  • Családnév és a Keresztnév alapján különböztethetők meg a felhasználók az adatlapoknál és a teendőknél, mint Felelős személyek. Az itt megadott név fog szerepelni a felhasználó email aláírásában is.
  • Kapcsolatnál látható email cím a felhasználó belépéséhez kell, ugyanis kizárólag ezzel a mail címmel tud bejelentkezni a rendszerbe.
  • Az Email aláírásoknál állítsuk be a rendszerből küldött emailek aláírásunk sablonját.
  • A Profil kép a munkatársunk azon képe, amely meg fog jelenni az adatlapokon a Teendőknél és az Előzményeknél a felhasználó neve mellett.

Profil oldal

3.2. Jogosultságok:

  • Állítsuk be munkatársunk jogosultságát annak megfelelően, hogy mit szeretnénk számára a MiniCRM-ben elérhetővé tenni. Az egyes jogosultsági szintek csökkenő sorrendben a következők:
  • Adminisztrátor: Ez a legmagasabb jogosultsági szint, melynél a MiniCRM minden funkciója elérhető.
  • Menedzser: A beállítások kivételével mindenhez hozzáfér a rendszerben.
  • Normál felhasználó: Kizárólag az adatlapokat éri el.
  • Korlátozott: Ez a legkisebb jogosultsági szint. A felhasználó itt csak a hozzá rendelt, valamint a semelyik felhasználóhoz sem rendelt adatlapokat láthatja.

4. Import Amennyiben tömeges ügyfél adatbázissal rendelkezik, nem szükséges egyesével rögzíteni ügyfeleit. A MiniCRM-be lehetőség van importálni az összeállított adatbázisunkat.

  • Az “Új ügyfél” gombra kattintva, az előugró űrlapon található “Importálás” gomb segítségével az előkészített táblázatából importálja be ügyfeleit.
  • Ha több ezer soros táblázattal rendelkezik, töltse fel dokumentumként. Amennyiben csak kevés adatot kíván betölteni, válassza ki a “Másolás/Beillesztés” lehetőséget.
  • Az adatok beimportálásához kövesse a rendszer által meghatározott lépéseket.

Az adatlapok megismerése, a felhasználókezelés és az importálás után a dokumentum-, email-, és sablonkezeléssel haladhatunk tovább a rendszer bemutatásában, melyre a következő blogbejegyzésünkben térünk ki részletesebben.

KategóriaMiniCRM

MiniCRM bemutató

Blogsorozatunk ezen részében részletesen is bemutatjuk legújabb ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünket, valamint kitérünk annak alapvető funkcióira.

Mi a MiniCRM?

A legújabb projekt alapú, webes felületen elérhető, folyamatosan rendelkezésre álló ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünk, amely minden felhasználója számára lehetővé teszi, hogy bárhol és bármikor, online menedzselhetők legyenek a cég üzleti folyamataihoz kapcsolódó ügyfelek, tevékenységek, teendők, előzmények, valamint információk és elérhetőségek.

Áttekintés és listázás

Belépve MiniCRM rendszerünkbe, a felső menüben navigálva, különálló modulokban kezelhetjük ügyfeleinket és teendőinket annak megfelelően, hogy cégünk milyen típusú termékeket értékesít, illetve milyen fajta szolgáltatásokat nyújt.

Ügyfeleink adatlapjai az értékesítési modulon belül

Szűrhetjük és kilistázhatjuk az adatlapokat, kiemelve az esedékes és lejárt teendővel rendelkezőket közülük.
Kollégáink között szétoszthatjuk az ügyfelekkel kapcsolatos teendőket, és ellenőrizhetjük beosztottjaink munkáját nevük kiválasztásával a jobb oldalsó oszlopban.

Az adott modul (pl. Értékesítés vagy Ügyfélszolgálat) folyamatának lépéseit elkülöníthetjük egymástól, és a jobb oldalon, függőlegesen felsorolt státuszok szerint, lépésről lépésre haladva végigkövethetjük, hogy az értékesítő, vagyis a felelős személy éppen hol tart (pl. Előkészítés vagy Bevezetés), például a cég által forgalmazott termék eladási folyamatában.

Adatlap és teendő

Az esedékes teendővel rendelkező adatlapok bármelyikének nevére kattintva a listában azonnal betölthetjük magát a részletes adatlapot, amin nyilvántartjuk az ügyfeleinkkel kapcsolatos információinkat, teendőinket, valamint megtekinthetjük a korábbi, releváns eseményeket, azaz az előzményeket.

Ügyfél adatlap teendővel

Az adatlapok jobb oldalán, egymás alatt látható mezőkben vannak nyilvántartva a meglévő és potenciális ügyfelekhez tartozó azon információk, melyek elengedhetetlenek a kívánt státusz eléréséhez az adott modul folyamatában. Szintén az adatlapon tüntetjük fel az érintett kapcsolatokat is, azon személyek elérhetőségeit, akikkel kapcsolatot tudunk majd létesíteni a későbbiek folyamán.

Következő bejegyzésünkben a MiniCRM bevezetésével, annak kezdeti lépéseivel foglalkozunk, így hát érdemes blogunkat továbbra is olvasni, hiszen megismerkedünk az ügyfél adatlappal, valamint a mezőkkel, és végre felvesszük rendszerünkbe első teendőnket is.

KategóriaMiniCRM

CRM alapfogalmak

Mielőtt hozzálátnánk legújabb rendszerünk bemutatásához, mindenképpen tisztáznunk kell bizonyos alapvető fogalmakat, melyek elengedhetetlenek egy CRM rendszer működésének megértéséhez.

Akkor most lássuk az egyes fogalmakat és azok meghatározásait.

Mi is az a CRM?
A CRM (Customer Relationship Management), azaz ügyfélkapcsolat-kezelés egy cég ügyfelei felé irányuló valamennyi folyamatának összefogása. Ezek alapján pedig a CRM szoftver egy olyan program, mely mindezen folyamatok támogatását biztosítja, illetve a jelenlegi és a potenciális ügyfelekkel kapcsolatos összes információt tárolja.

Lejárt és esedékes teendővel rendelkező ügyfeleink adatlapjainak listája

Ki tekinthető ügyfélnek?
A cég ügyfelének tekinthetők a külső és belső kontaktok egyaránt. Ilyenek az érdeklődők, vevők, beszállítók, álláshirdetésre jelentkezők, munkatársak.

Hol tároljuk az adatokat?
Az ügyfelek számára nyújtott értékesítési és szolgáltatási tevékenységek adatlapokonvannak vezetve, melyek a cég tevékenységi területei szerint, azaz modulok szerint eltérhetnek egymástól.

Mire szolgálnak a modulok?
Egy-egy modul fogja össze a cég egyes tevékenységi területeit. A CRM szoftverek az értékesítési, ügyfélszolgálati, marketing és call center területeket támogatják, ennek megfelelően különálló modulban kezelhetők például az értékesítések, és egy másik, egyedileg testreszabható modulban a hibabejelentések.

Mik az üzleti folyamatok lépései?
A modul folyamatának státuszai, azaz egymás után következő lépései, melyek mindig a “Mi a teendő?” kérdésre épülnek, és az értékesítő részére határoznak meg teendőket.

Ügyfél adatlap ajánlatkészítés státuszban, esedékes teendővel

Ki az értékesítő?
A feladat elvégzése során a munkatársak közül kijelölt, az egyes ügyfelekhez és teendőkhöz tartozó felelős személy, az, aki egy adott feladat végrehajtásáért felel.

Mik is a teendők?
Azok az események, amelyeknél még határidős tennivaló van. Ilyen esemény például az, ha egy későbbi időpontban vissza kell hívni az ügyfelet.

Mi történik végül a befejezett teendőkkel?
A lezárt teendők, amelyekkel további feladat már nincs, az előzmények között láthatóak a továbbiakban.

 

Most, hogy tisztázásra kerültek az alapfogalmak és már értjük a CRM mibenlétét, áttérhetünk magára a MiniCRM-re, annak bemutatására, azonban erre már csak következő bejegyzésünkben kerül sor. Mindezek fényében érdemes továbbra is figyelemmel kísérni blogunkat, hiszen következő alkalommal részletesebben is ismertetni fogjuk legújabb fejlesztésünket, a MiniCRM-et.

KategóriaMiniCRM

MiniCRM bemutatása

A hét folyamán indítjuk el legfrissebb blog sorozatunkat, melyben lépésről lépésre haladva mutatjuk be ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünket, a MiniCRM-et.

Az egyes bejegyzéseken keresztül minden kedves érdeklődő nyomon követheti az online CRM bevezetésének folyamatát, és megismerheti egy saját webes rendszer kialakításának mikéntjét, miközben fokozatosan végigvezetjük az egyes tennivalókon, alkalmazásról alkalmazásra haladva.

Eme blog sorozatunk bejegyzései a fentiek fényében az alábbi témákat fogják érinteni:

1. bejegyzés: CRM alapfogalmak
2. bejegyzés: MiniCRM bemutató
3. bejegyzés: MiniCRM bevezetés – A kezdeti lépések
4. bejegyzés: MiniCRM bevezetés – Dokumentum-, email-, sablonkezelés
5. bejegyzés: MiniCRM bevezetés – Automatizmusok a maximális hatékonyság érdekében

MiniCRM bevezetésének kezdeti lépései a következőkből állnak:

1. lépés: Vegyünk fel 3-4 ügyfelet, akikkel az elkövetkezendő hetekben valamiféle teendőnk lesz.

2. lépés: Ügyfél adatlap megismerése:

  • Teendő kezelés és előzmények
  • Kapcsolatok
  • Státusz és felelős beállítása

3. lépés: Felhasználók felvétele: Rögzítsünk a MiniCRM-be munkatársakat és osszuk ki számukra a megfelelő jogosultságokat.

4. lépés: Import: Tömeges ügyfélkör esetén vigyük fel a rendszerbe az ügyféladatokat külső fájlból.

 

Mindezek alapján érdemes a blogot folyamatosan követni, hiszen következő bejegyzésünkben részletesebben is megismerkedünk azon alapfogalmakkal, melyek nélkülözhetetlenek egy CRM rendszer megértéséhez és használatához.