Teendőkezelés

Talán azon tűnődsz, mi is az a teendő? Legegyszerűbben megfogalmazva a teendő a következő lépés, amit az ügyfeleddel vagy érdeklődőddel el kell végezned.
A teendőkre úgy gondolj, mint célokra! Figyelj arra, hogy a lehető legkonkrétabban fogalmazd meg a teendőidet, céljaidat.

Például:
Jó példa: (konkrét tennivaló)
“Hívd fel az ügyfelet és mérd fel a pontos igényeit.”

Rossz példa: (nem túl specifikus)
“Felhívni.”

Hogyan tudok felvenni egy teendőt?

Hogy létre tudj hozni egy teendőt, kattints az <Új teendő> gombra a kiválasztott adatlapon.

Teendő

Miután kattintottál az “Új teendő” gombra, láthatod is a teendő szerkesztésének felületét, ahol meg tudod adni az alábbi kötelező és opcionális információkat:

  1. Következő teendő részletei (a következő feladat célja).
  2. A teendő felelőse (alapértelmezettként Te leszel a felelős, de ezt egyszerűen tudod delegálni is, amennyiben a “Felelős” mezőnél kiválasztod a kollégádat).
  3. Válaszd ki a teendő típusát.
  4. Határozd meg azt a dátumot, amikor esedékes lesz a teendő elvégzése.
  5. Kattints a “Mentés” gombra.

Teendő felvétele

Ha a határidő rögzítése előtt már kiválasztottál egy teendő típust (ezt fontos megtenni), a harang és időzítő mezők már előre ki lesznek töltve az adott teendő típushoz előre definiált emlékeztetési idővel és időtartammal.

Teendő ütemezése

Esedékesség: Az óra ikon fogja jelezni azt, hogy mikor kell elvégezned a teendőt.

Figyelmeztetés: A harang ikon fogja jelezni azt, hogy hány perccel/órával a teendő esedékessége előtt kapod meg az emlékeztetőt. Ehhez a naptászinkronizációt szükséges használni (mi személyesen a Google Naptárat ajánljuk).

Időtartam: Az időzítő ikon fogja mutatni a teendő hosszát (ennyi időt fog “elfoglalni” a napodból a naptárban). Lehetőséged van 5 perctől egészen 7 napig megadni a teendő időtartamát.

További lehetőségek

A továbbiakban megmutatjuk, hogy miként tudod a napi munkát hatékonyabbá tenni a teendőkezelés további lehetőségeivel.

Teendőkezelés

Amennyiben szükséges, ki tudod választani a cég adatlapról a cég Címét (amennyiben a teendő létrehozása előtt rögzítve lett az adott cím).

Hozzá tudsz rendelni Érintetteket a teendőhöz – kapcsolattartókat (az adott adatlapról) és/vagy felhasználókat (kollégákat), akik szintén érintettek a feladat elvégzésében. 

Az Lista gomb segít rögzíteni néhány checkboxot, amelyek mérföldkövek lehetnek a feladat elvégzésében.

A Fájl csatolása gombbal tudsz olyan fájlt feltölteni a teendőhöz, amely szükséges lehet a feladat elvégzéséhez.

Megemlítés

Ha szeretnéd értesíteni egy teendőről, vagy az azzal kapcsolatos fejleményekről a munkatársaidat azt a megemlítéssel tudod megtenni. Ha kérdésed van, vagy csak értesíteni szeretnél valakit, aki kapcsolódik az adott teendőhöz vagy érdeklődőhöz, akkor használhatod ezt a funkciót. Kezd el gépelni a @ jelet és utána a kolléga nevét (pl. @név), add hozzá a megjegyzéshez és azonnal kapni fog egy emailt, arról, hogy meg lett említve egy teendő szövegében.

Fontos, hogy a “Hozzáadás” gombra kattintva tudod elmenteni a változásokat.

Megemlítés

Teendő lezárása

Miután elvégeztél egy teendőt zárd is le azt, ezt az alábbiak szerint tudod megenni.

Teendő lezárás

Amikor le akarsz zárni egy teendőt, azt javasoljuk a Szerkesztés gombra kattintva tedd ezt meg. Még a lezárás előtt írd be a kommentet a megjegyzés mezőbe, kattins a Hozzáadás gombra, végül válaszd ki a megfelelő Lezárás típusát: Sikeres vagy Sikertelen.

A megjegyzés mezőben fontos, hogy pontosan rögzítsd mi történt a feladat elérése érdekében. 

Fontos: Miután lezártad a teendőt, nem tudod szerkeszteni azt a későbbiekben.

Honnan látom, hogy mi történt korábban az ügyféllel?

A teendő minden módosítása rögzítve lesz előzményként, ezek visszanézhetőek akár a teendő lezárása után is. Ha meg szeretnéd tekinteni a teendő előzményeit, keresd meg az adatlap előzmények részében és kattintsd a 3 vízszintes pontra a teendő alatt.

Előzmény

A teendő szövege alatt mindig csak az utolsó megjegyzést fogod látni. A teendő minden rögzített előzményét át tudod olvasni, ha a három pöttyre kattintasz.