Teendőkezelés

Talán azon tűnődsz, mi is az a teendő? Legegyszerűbben megfogalmazva a teendő a következő lépés, amit az ügyfeleddel vagy érdeklődőddel el kell végezned.
A teendőkre úgy gondolj, mint célokra! Figyelj arra, hogy a lehető legkonkrétabban fogalmazd meg a teendőidet, céljaidat.

Például:
Jó példa: (konkrét tennivaló)
“Hívd fel az ügyfelet és mérd fel a pontos igényeit.”

Rossz példa: (nem túl specifikus)
“Felhívni.”

Hogyan tudok felvenni egy teendőt?

Hogy létre tudj hozni egy teendőt, kattints az <Új teendő> gombra a kiválasztott adatlapon.

Miután kattintottál az “Új teendő” gombra, láthatod is a teendő szerkesztésének felületét, ahol meg tudod adni az alábbi kötelező és opcionális információkat:

1. Következő teendő részletei (a következő feladat célja).
2. A teendő felelőse (alapértelmezettként Te leszel a felelős, de ezt egyszerűen tudod delegálni is, amennyiben a “Felelős” mezőnél kiválasztod a kollégádat).
3. Válaszd ki a teendő típusát.
4. Határozd meg azt a dátumot, amikor esedékes lesz a teendő elvégzése.
5. Kattints a “Mentés” gombra.

Ha az esedékesség rögzítése előtt már kiválasztottál egy teendő típust (ezt fontos megtenni), a harang és időzítő mezők már előre ki lesznek töltve az adott teendő típushoz előre definiált emlékeztetési idővel és időtartammal.

Esedékesség: A pontos nap kiválasztása alatt az óra ikon fogja jelezni azt, hogy mikor kell elvégezned a teendőt.

Figyelmeztetés: A harang ikon fogja jelezni azt, hogy hány perccel/órával a teendő esedékessége előtt kapod meg az emlékeztetőt. Ehhez a naptászinkronizációt szükséges használni (mi személyesen a Google Naptárat ajánljuk).

Időtartam: Az időzítő ikon fogja mutatni a teendő hosszát (ennyi időt fog “elfoglalni” a napodból a naptárban). Lehetőséged van 5 perctől egészen 7 napig megadni a teendő időtartamát.

További lehetőségek

A továbbiakban megmutatjuk, hogy miként tudod a napi munkát hatékonyabbá tenni a teendőkezelés további lehetőségeivel.

Amennyiben szükséges, ki tudod választani a cég adatlapról a cég Címét (amennyiben a teendő létrehozása előtt rögzítve lett az adott cím).

Hozzá tudsz rendelni Érintetteket a teendőhöz – kapcsolattartókat (az adott adatlapról) és/vagy felhasználókat (kollégákat), akik szintén érintettek a feladat elvégzésében. 

Az Lista gomb segít rögzíteni néhány checkboxot, amelyek mérföldkövek lehetnek a feladat elvégzésében.

A Fájl csatolása gombbal tudsz olyan fájlt feltölteni a teendőhöz, amely szükséges lehet a feladat elvégzéséhez.

Megemlítés

Ha szeretnéd értesíteni egy teendőről, vagy az azzal kapcsolatos fejleményekről a munkatársaidat azt a megemlítéssel tudod megtenni. Ha kérdésed van, vagy csak értesíteni szeretnél valakit, aki kapcsolódik az adott teendőhöz vagy érdeklődőhöz, akkor használhatod ezt a funkciót. Kezd el gépelni a @ jelet és utána a kolléga nevét (pl. @név), add hozzá a megjegyzéshez és azonnal kapni fog egy emailt, arról, hogy meg lett említve egy teendő szövegében.

Időbeosztás

Abban az esetben ha több lépésből állna a teendő, akkor azt a lista funkcióval tudod hozzáadni az adott teendőhöz.

A lista funkcióval van lehetőséged megtervezni és rögzíteni visszakövethetően, hogy mennyi volt a ráfordított idő az adott lépésre és a lépésekre összesítve. 

A lista funkció működése: 

-A teendőben van lehetőséged minden lépéshez egy adott felelőst hozzárendelni. Ilyen esetben ez a személy a teendő érintettje lesz és maga a teendő meg fog jelenni a „Mai napom” képernyőjén az adott felhasználónak.

-A lépések mellé időtartamot is lehet rendelni, ha több lépésből áll egy lista akkor ezek időtartamát a rendszer a teendőben összesíti.

-Lehetőséged van egy megtervezett időpontot hozzáadni a teendőhöz az időtartam mezőt használva a teendőben.

A teendőben megtalálható egy megtervezett és tényleges időtartamot összesítő csík

Ha ez zöld akkor a megtervezett időtartam és a tényleges időtartam megegyezik.

Ha van ebben kék rész akkor a megtervezett időtartam nagyobb, mint a ténylegesen ráfordított idő.

Ha van ebben piros rész akkor a megtervezett időtartam kisebb, mint a ténylegesen ráfordított idő.

–Van lehetőséged lomtárazni az adott listaelemet az elem jobb oldalán található kis lomtár ikonnal.

Teendő lezárása

Miután elvégeztél egy teendőt zárd is le azt, ezt az alábbiak szerint tudod megenni.

Amikor le akarsz zárni egy teendőt, azt javasoljuk a Szerkesztés gombra kattintva tedd ezt meg. Még a lezárás előtt írd be a kommentet a megjegyzés mezőbe, kattins a Hozzáadás gombra, végül válaszd ki a megfelelő Lezárás típusát: Sikeres vagy Sikertelen.

A megjegyzés mezőben fontos, hogy pontosan rögzítsd mi történt a feladat elérése érdekében. 

Teendő visszanyitása.

Az Állapotnál állíthatod be, hogy a teendő zárását követően mennyi ideig lehet a rendszerben lévő teendőket újranyitni (1 óra, 1 nap, korlátlan ideig stb). A beállítást követően a módosítást mentsd le a Mentés (a lap tetején) gombra kattintva.

A beállítást követően a lezárt teendőknél amelyek a beállításnak megfelelnek azok esetében elérhető lesz a visszanyitás opció, erre rákattintva, már a megszokott teendő ablakra fog váltani a teendő kinézet

Honnan látom, hogy mi történt korábban az ügyféllel?

A teendő minden módosítása rögzítve lesz előzményként, ezek visszanézhetőek akár a teendő lezárása után is. Ha meg szeretnéd tekinteni a teendő előzményeit, keresd meg az adatlap előzmények részében és kattintsd a 3 vízszintes pontra a teendő alatt