Teendőkezelés

Tartalom:

1. Mi az a teendő?
2. Hogyan tudok teendőt felvenni és delegálni?
3. Milyen elemei lehetnek egy teendőnek?
   1. Cím
   2. Érintettek
   3. Lista
   4. Ismétlődő teendők
   5. Kezdődátum
   6. Csatolmányok
   7. Megemlítés
   8. Előzmények
4. Teendő lezárása és visszanyitása

1. Mi az a teendő?

A teendőket használjuk a MiniCRM-ben a feladatok, következő lépések feljegyzésére és nyomon követésére. Teendőkkel az adatlapokon fogsz találkozni:

A MiniCRM a következő logika mentén épül fel:

• egy céges folyamat = egy termék (pl. értékesítési folyamat = értékesítés termék). A termékben sorakoznak az adatlapok, amik a konkrét ügyeket, ügyfeleket tartalmazzák.
• egy adatlap = egy érdeklődő, megrendelés, projekt, jelentkező, számla, stb. Az adatlapon találod azokat az információkat, amik segítségével az adott ügyféllel, projekttel dolgozni tudsz.
• egy teendő = egy konkrét feladat, amit az adott érdeklődővel, megrendeléssel, projekttel, stb. el kell végezni

Hol vezetted eddig a teendőidet?

• határidőnaplóban, kockás füzetben
• Excel táblában, különböző appokban (pl. Trello)
• post iteken, fecniken
• de az is lehet, hogy fejben tartottad őket

Az lesz a feladatod, hogy mostantól a fenti helyek helyett a MiniCRM-be, a megfelelő érdeklődő / projekt adatlapjára vezesd fel a következő lépéseket, emlékeztetőidet.

A teendőkezelés központosításának előnyei:

• nem fogod elfelejteni a 2-3 hét vagy hónap múlva esedékes feladatokat
• pontosan vissza tudod követni, hogy kivel mikor miben maradtatok
• nem fognak felhívni a kollégáid amint épp a hasadat sütteted a tengerparton XY ügyféllel kapcsolatban, mert minden információt elérnek amit feljegyeztél, és te is mindent látni fogsz, ami a munkádhoz szükséges, így kevesebbet kell egymást keresnetek

Mitől lesz jó egy teendő?

• egy teendő ideális esetben „egy ültő helyben elvégezhető”, tehát ezt szem előtt tartva van időtartamokra darabolva egy folyamat
• meg van adva a pontos feladaton kívül az esedékesség vagy határidő, a teendő felelőse, és igény szerint néhány pontosító elem, mint például az érintettek, a lista vagy a cím, ahol el kell végezni a feladatot
• a teendő szövege konkrét, egyértelmű és minden fontos információt tartalmaz. Nézzünk is néhány példát „jó” és „rossz” teendő megfogalmazásokra!

2. Hogyan tudok teendőt felvenni és delegálni?

1. Nyisd meg azt az adatlapot, ahova szeretnél felvenni egy teendőt, és kattints az Új teendő gombra.

2. Megjelenik a teendőszerkesztő ablak, ahol megadhatod a teendő szövegét és egyéb beállításokat is (ezeket a teendő elemei szekcióban átnézzük). Ne felejtsd el megnyomni a Hozzáadás gombot! 🙂

Hogyan tudok teendőt delegálni?

Nem csak saját magad számára tudsz felvenni teendőt, hanem egy kollégád, beosztottad részére is. A teendő felelőse mezőben tudod beállítani, hogy ki legyen a feladat „gazdája”.

3. Milyen elemei lehetnek egy teendőnek?

Így néz ki egy teendő a hozzáadás előtt. Ha egy már korábban létrehozott (hozzáadott) teendőt szerkesztesz, kiegészül a teendőszerkesztő ablak, ezt lentebb részletezem.

Sárgával jelöltem a teendőtípus választót, erről a funkcióról bővebben ide kattintva tájékozódhatsz.

Kékkel jelöltem a teendő határideje dátummezőt. A lenti képen láthatod, hogy néz ki a dátumválasztó ablak. Az emlékeztető funkciót akkor fogod tudni kihasználni, ha a rendszered össze van kötve egy naptárral.

Pirossal jelöltem a becsült időtartam mezőt. Itt a kapacitást tudjátok tervezni, illetve a produktivitást mérni. Egy példa szűrőt mellékelek a kollégánkénti leterheltség követéséről a becsült időtartam mező segítségével:

Zölddel jelöltem a különböző kiegészítő mezőket.

Cím

Cím hozzáadásával jelölheted, hogy az adott feladatot pontosan hol kell elvégezni. Olyan címet fogsz tudni megadni, ami már szerepel a kapcsolati adatoknál vagy a cég, vagy valamelyik kapcsolattartó címei között.

Példa: karbantartással foglalkozol, és olyan cégek az ügyfeleid, akiknek 5-10 telephelyük is lehet. Ilyenkor hasznos megadni, melyikről van szó.

Érintettek

Előfordul, hogy egy feladatnak nem csak egy felelőse van. Ilyenkor jól jön az Érintettek mező, ahol meg tudod adni az egyéb MiniCRM felhasználókat is felelősként.

Ha érintettnek jelölnek meg egy teendőben, az kikerül a Mai napom képernyődre az alábbi megkülönböztető ikonnal:

Továbbá az értesítési panelben is megérkezik erről a figyelmeztető:

Lista

Egy teendő állhat több lépésből, vagy lehet szükség egy olyan emlékeztető listára, amit elő kell készítenünk ahhoz, hogy el tudjuk végezni a feladatot. Mindkét esetet kiszolgálja a lista funkció.

A listaelem fölé mozgatva az egeret beállíthatjuk a felelőst, a ráfordított időt, és törölni is itt tudjuk a listaelemet.

Az egyes listaelemekhez külön rendelhetünk felelőst, így mindenki pontosan tudni fogja, hogy mi a dolga. Alapértelmezetten minden listaelem felelőse a teendő felelőse lesz, azonban ha ezt megváltoztatjuk, a listaelem felelőse automatikusan bekerül az Érintettek közé, ami magával vonja a fent részletezett értesítéseket, így a listaelem tulajdonosa tájékoztatást kap arról, hogy feladatot kapott.

A listaelemek elvégzéséhez felhasznált tényleges ráfordított időtartam is feljegyezhető a teendő felelőse melletti ikon fölé mozgatva az egerünket. Sőt, az időtartamot össze is adja nekünk a rendszer, ezt pedig össze tudjuk vetni a becsült időtartammal.

A haladást jelző csík kék színnel mutatja, hogy mekkora időkeretünk maradt fenn a becsült időtartamból. Ha a ráfordított idő túllépi a becsült időt, piros színnel jelöljük a túllépett idő mértékét.

Ismétlődő teendők

Előfordul, hogy egy teendő elvégzése időről időre esedékes. Jó példa erre: minden hónap 5-ig el kell küldeni a könyvelőnek az anyagot.

Ilyen esetekre be tudsz állítani egy ismétlődést az adott teendőre, így csak egyszer kell elkészítened, és a megfelelő időközönként újra esedékes lesz.

Az Ismétlődés csúszkát bekapcsolva ismétlődőre állítod az éppen megnyitott teendőt.

Az Ismétlődés kezdődátuma az a dátum lesz, amikor először újra esedékes legyen ez a teendő, az Ismétlőség gyakoriságával értelemszerűen a két ismétlődés között eltelő időtartamot tudod beállítani.

Az Előre felvett teendők számánál pedig megadhatod, hogy hány teendőt vegyen fel az adatlapra előre a rendszer.
Ez azért hasznos, mert így lehetőséged van előre látni, hogy ezek a feladatok esedékesek lesznek. Különösen jól jön, ha az ismétlődés gyakorisága alacsony, azaz 3-4 naponta ismétlődik egy feladat. N+1 teendőt fog felvenni a rendszer, tehát a jelenleg szerkesztett lesz az első, és ha például azt állítottad be, hogy 3 teendőt vegyen fel előre, akkor még 3 darabot fog felvenni, tehát összesen 4 db lesz mindig a megfelelő dátumokkal előre felvéve a rendszeredben. Amint lezársz egyet, (vagy lejár az esedékesség) elkészül az új.

Ha szeretnéd kikapcsolni az ismétlődést, nyisd meg bármelyik teendőt, ami az ismétlődés során jött létre, és húzd balra a csúszkát.

Könnyedén ki tudsz igazodni, hogy mely adatlapokra van ismétlődő teendő beállítva, ha ezt a szűrőfeltételt használod:

Az alábbi videóban lépésről lépésre megmutatjuk az ismétlődő teendők beállítását, ebben a súgócikkben pedig részletesen foglalkozunk a funkcióval:

Kezdődátum

Ez a mező akkor hasznos, ha egy feladatodnak nincs pontos esedékessége, de tudod, hogy egy adott intervallumon belül el kell végezned. Például egy ügyfélhívást szeretnél megejteni a héten, de nem sürgős, nincs előre megbeszélve, hogy pontosan melyik nap hány órakor keresheted az ügyfeled. Ilyenkor beállíthatod a kezdődátumot is a határidő mellé, így ez a feladat a beállított intervallum minden napján felkerül a Mai napom képernyődre mint aznap esedékes feladat. Mikor lejár egy ilyen feladat határideje, ugyanúgy fog viselkedni, mint a csak határidővel ellátott feladatok.

Így néz ki 2 aznapi esedékességű és 2 kezdődátummal beállított feladat a Mai napom képernyőn. Két dolog segít vizuálisan megkülönböztetni a kezdődátumos feladatokat a valóban az adott napon esedékesektől:

• a csengő ikon az aznapi határidővel rendelkező feladatok esetében „csilingel” (kékkel jelölve), a kezdődátumos feladatok esetében nem (narancssárgával jelölve)
• az aznapi határidővel rendelkező feladatok határideje az adott nap (kékkel jelölve), a kezdődátumos feladatok esetében nem (narancssárgával jelölve)

Csatolmányok

Az emaileknél megszokott csatolásra a MiniCRM teendők esetében is lehetőséged van. Drag & drop módszerrel, vagy megkattintva a számítógép fájljai közül is kiválaszthatod a csatolandó fájlt.

Teendő szerkesztése

Így néz ki néhány hozzáadott teendő az adatlapon:

Megemlítés

Amikor a fenti képen lilával bekeretezett Szerkesztés gombra kattintasz, a lenti képen látható szerkesztőablak fogad. Láthatod, hogy a teendőszerkesztő kiegészült egy Aktivitás résszel. Ide tudtok különböző kommenteket, megjegyzéseket írni a csapatoddal az adott feladattal kapcsolatban. Nagyon hasznos, hogy mindenki át tudja tekinteni az eddigi fejleményeket, előzményeket az adott feladattal kapcsolatban, különösen ha egy több lépésből álló, komplex, vagy valamilyen tervezéssel, ötleteléssel kapcsolatos feladatról van szó.

Lehetőség van az Aktivitás részben megemlíteni kollégáidat, ha szintén rendelkeznek MiniCRM felhasználóval. Ehhez gépeld be a @ jelet, így azonnal kidobja a rendszer az elérhető felhasználók (a kollégáid) listáját. Ha sokan vagytok, kezdd el gépelni a kollégád nevét a könnyebb választáshoz. Miután kiválasztottad az illetékes kollégát és megírtad a neki címzett üzenetet vagy kérdést, ne felejts el a hozzáadás gombra kattintani!

Amint hozzáadtad a kommented, amiben megjelölted a kollégád, erről emailben értesítést fog küldeni neki a MiniCRM.

Tegyük fel, hogy én Példa Kata kolléganőmet említettem meg, meg is kapta az emailt. A zöld gombra kattintva Kata pontosan ehhez a teendőhöz fog megérkezni, ahol minden információt egy helyen megtalál a feladattal kapcsolatban.

Mire jó az említés funkció?

• nem kell telefonon, chaten, irodán átkiabálva tájékoztatni egymást a felmerülő feladatokról. Ez nem csupán kizökkent mindenkit a munkából, de sokkal több időt vesz el válaszolni minden felmerülő kérdésre. Az említés funkcióval egyszerre adhatunk valakinek feladatot és tájékoztathatjuk az illetőt az összes szükséges tudnivalóról a feladat elvégzéséhez.
• az emailekben, chaten, vagy legrosszabb esetben szóban történt információcsere borzasztóan követhetetlen, különösen, ha többen vesztek részt egy beszélgetésben.
• ha szabadságra megy valaki, nagyon könnyű őt helyettesíteni:

Előzmények

Az Előzmények felirat melletti csúszkát elhúzva a teendővel történt összes technikai információt is megtekinthetjük a kommentek mellett.

• teendő létrehozója, létrehozás időpontja
• teendő szövege, annak módosulásai és a módosító személye
• felelős változása, teendőtípus változása
• határidő elnapolása
• lezárás időpontja, típusa (sikeres vagy sikertelen)

A módosítás szövege mellett bal oldalon mindig láthatod a pontos időbélyeget, amikor az adott módosítás el lett mentve.

Mielőtt rátérünk a teendők lezárására és visszanyitására, szeretnék neked megmutatni 2 gyorsszerkesztési opciót amit a teendőkön el tudsz végezni.

Esedékesség szerkesztése: a teendő jobb felső sarkában látható dátumra kattintva meg tudod nyitni a dátumválasztót a teendő „csukott állapotában” is. Külön felhívnám a figyelmed a képen a dátumszerkesztőn sárgával bekeretezett gyorsgombokra, amivel könnyedén tudod mondjuk holnaputánra, vagy 2 hét múlvára ütemezni a teendődet.

Teendő lezárása: szintén a szerkesztőfelület megnyitása nélkül, gyorsan lezárhatod a teendőd erre a gombra kattintva.

4. Teendő lezárása és visszanyitása

A fenti módszeren kívül a szerkesztőfelületen is elérheted a teendő lezárás gombokat (sárga keretben).

Sikeres lezárás: sikerült elvégezned a feladatodat. Pl.: Felhívtad az ügyfelet, kiküldted az ajánlatot, rákérdeztél, hogy miért nem fogadták el az ajánlatot. Nem azt jelöli, hogy sikerült-e szó szerint megcsinálnod, ami a feladatban le van írva.

Sikertelen lezárás: meghiúsult a feladat, egyáltalán nem tudtad elvégezni. Pl.: Beszélj Jutkával a szerződés meghosszabbításáról – de időközben Jutka felmondja a szerződést. Mivel teendőt nem lehet törölni, és meghiúsult ez a feladat – sikertelenbe zárod.

Teendők visszanyitása

A teendők visszanyitását globálisan tudod engedélyezni a MiniCRM rendszeredre vonatkozóan adminisztrátori jogosultsággal. Alapértelmezetten a rendszer nem engedi a teendők visszanyitását, és a legtöbb esetben azt javasoljuk, hogy hagyd így ezt a beállítást a pontos utánkövethetőség érdekében.

1. Ahhoz, hogy visszanyiss egy lezárt teendőt, először keresd meg a teendőt, majd kattints a Teendő megnyitása gombra.

2. Így néz ki a visszanyitás opció egy lezárt teendőn. Visszanyitás után a teendő visszakerül a nyitott teendők mellé. Az előzményekben fog csak látszódni, hogy egyszer már le lett zárva.