Egyedi szűrő készítése

Tartalomjegyzék:

  1. Szűrő létrehozása
  2. Hogyan tudom megnyitni az elmentett szűrőket?
  3. Hogyan tudok szűrőt másolni vagy átnevezni?
  4. Szűrő találati lista szélsőséges esete

A MiniCRM-ben ezekre tudsz szűrni:

Fontos, hogy a manuálisan kiküldött emailekre (pl. Egyedi email) a rendszerben nincs lehetőség szűrni!

Szűrő létrehozása:

1. Kattints a bal oldali menüsávban arra a termékre, amiben szűrni szeretnél

2. Kattints a képernyő jobb felső sarkában lévő Szűrés gombra

3. Válaszd a Szűrő létrehozását

Korlátozott felhasználóként csak azokra az adatlapokra tudsz szűrni, ahol van feladatod vagy Te vagy a felelőse. Valamint a korlátozott felhasználók csak az általuk elkészített szűrőket látják és tudják megnyitni.

4. A felugró ablakban kiválaszthatod, hogy szeretnéd-e Aida segítségével létrehozni a szűrőt, vagy manuálisan szeretnéd létrehozni.

Ha Aida segítségével hozod létre a szűrőt, akkor a jobb oldalon meg fog nyílni az asszisztens kezelőfelülete, és az itt található szöveg mezőbe tudod beírni a kérést, hogy milyen szűrőt szeretnél készíttetni.

A „Kezdem az elejéről” opciót választva, kézzel állíthatod össze a szűrőt.

5. A megjelenő szürke sávban kattints az gombra és adj feltételt a szűrődhöz

Feltételként szinte bármilyen MiniCRM-ben szereplő adatot kiválaszthatsz: alapértelmezetten az adatlap felelős és az adatlap státusz feltételeket láthatod. Az Új feltételre kattintva adhatsz hozzá további kötelező feltételeket a szűréshez. Így azokat a találatokat látod majd a listában amelyek egyszerre felelnek meg minden hozzáadott feltételnek.
Míg ha az Új feltétel gomb jobb oldalon a nyílra kattintasz, hozzáadhatsz opcionális feltételeket a szűrőhöz. Ezek közül VAGY egyik, VAGY másik feltételnek kell teljesülnie ahhoz, hogy valaki a listába kerüljön. Ha nem vagy biztos abban, hogy melyik típusú szűrőre van szükséged, ide kattintva több példát is találsz a két típus közötti különbségre.
Tipp: tapasztalatok alapján a szűrők 99%-a csak kötelező feltételeket tartalmaz.

6. Válaszd ki a szükséges szűrőfeltételt

A megjelenő ablak jobb oldalán találod a kategóriákat, bal oldalon pedig a kiválasztható mezőket. (A képen példaként adtuk a szűrőhöz az „Adatlap” – ” Rögzítés dátuma” feltételt.)

Ha egyszerre több feltételt is a szűrődhöz szeretnél adni, pipáld be a megfelelő mezőket bármelyik kategóriából és kattints a Hozzáadás gombra.

7. Miután eltűnt az ablak, a szürke sávban megjelenik a kiválasztott feltételed. Az egyes feltételekre kattintva adhatod meg a szűrés alapját.

A képen látható példában arra szűrtünk, hogy melyek azok az adatlapok, amelyek Ádámhoz tartoznak, VIP ügyfelek és az Idei évben kerültek rögzítésre MiniCRM-ben. Mivel mindegyik kötelező feltétel, így összesen 2 db találat felelt meg egyszerre mindhárom feltételnek.

Szöveg típusú mező feltételnél ;-vel elválasztott értékek között VAGY kapcsolat lesz. Pl. Személy: Keresztnév (tartalmazza): István; Jakab; László

9. A Mentés gombra kattintva el tudod nevezni, és menteni a szűrőt, így később nem kell ismét elkészítened

Az elmentett szűrőket később meg tudod nyitni, át tudod nevezni vagy tudod lomtárazni.

Legalább 0 nappal ezelőtt feltétel

Ennél a feltételnél, amennyiben a vizsgált Dátum mező (ilyen a teendő határideje) értékeként nincs pontos dátum (Év, hónap, nap, óra, perc) megadva, csak egész nap (év, hónap, nap), abban az esetben az adott adatlapok nem kerülnek be a szűrési feltételbe.
Ennek oka, hogy a rendszerben az egész napos dátum értéke adott nap 23:59:00. Tehát, ha a dátum mezőben értékként 2020-01-19 van megadva, az a rendszerben 2020-01-19 23:59:00 alapértelmezett értékként kerül be.
 A felmerült probléma megoldása lehet, ha a feltételbe -1 nap érték kerül.

Bizonyos mezőket nem találok a szűrési feltételnél

Vannak bizonyos mezők, amelyek a MiniCRM által vannak használva a szűrő funkcióban. Ezek az összeakadás elkerülése végett nem kerülnek megjelenítésre a feltételek között.

Ilyen például az Url technikai névvel rendelkező mező (Project.Url), ami nem található meg mezőként akkor, amikor új feltételt szeretnél hozzáadni.

Ennek megoldása, ha az adott mezőt újra létrehozod, más névvel.

Kedvenc szűrők

Van lehetőséged az elkészített szűrőket kedvencnek jelölni, a szűrő elmentése után, a bal oldalon található csillag ikon megnyomásával.

Ezután a szűrő bekerül a Kedvenc szűrők közé, amit a Mai napom nézet jobb oldalán található listából tudsz elérni. Itt termékek szerint csoportosítva találod meg a kedvencnek jelölt szűrőidet.

A dátum mezőkben beállítható szűrési feltételekhez az alábbi ábrán láthatsz segítséget. Ide kattintva szöveges magyarázatot is olvashatsz a feltételekről.

 

 

Hogyan tudom megnyitni az elmentett szűrőket?

  1. Kattints a bal oldali menüsávban arra a termékre, amiben a szűrőt elkészítetted
  2. Jobb oldalon kattints a Szűrés gombra, majd a Szűrő megnyitásra
  3. A megjelenő ablakban keresd ki a szűrőt. Javaslom, használd a keresőt az ablak jobb felső sarkában
Ha nehezen találod meg a szűrőt, nevezd át! Mi a MiniCRM-nél például a „nevünkre vesszük” a szűrőt (@Név), így könnyedén átlátható, hogy melyik szűrő melyik kollégáé, és a saját nevedre keresve rövidebb listát kell átnézned, ha nem emlékszel a szűrő pontos nevére. Példa: Pontosan 7 napja nem reagált az ajánlatra @Brigi. Ebben az elnevezésben a @ karakternek semmilyen funkciója nincs, csupán egy látványos karakter. Bármi mást is használhattok helyette, csak legyen egységes.
Ahhoz, hogy átláthatók legyenek a szűrőid, lomtárazd a feleslegeseket!

Hogyan tudok szűrőt másolni vagy átnevezni?

A szűrő megnyitása után a jobb sarokban található három pöttyre kattintva készíthetsz másolatot, illetve a szűrő neve melletti ceruzára kattintva tudod átnevezni a szűrőt.

Ha másolatot készítesz, akkor egyből a másolt szűrőbe kerülsz. Ezt abból láthatod, hogy a szűrő neve mögé bekerül egy „másolat” megjelölés, amit a szűrő neve melletti ceruzára kattintva tudsz átírni.

Szűrő találati lista szélsőséges esete:

 

Ha nagy az adatbázisod és a szűrő feltételeknek megfelelő találati lista emiatt eléri az 1000 db-ot, akkor a „Figyelem! A szűrőnek több mint 1000 elme van!” üzenetet látod a képernyőn és 1000 db találatot jelez a rendszer. Ez nem hiba! A funkció a gyorsabb találati lista megjelenítése miatt lett kitalálva. Ez leginkább az e-mail szűrések esetén gyakori a listába bekerülő adatlapok darabszáma miatt. Tömeges email küldés esetén vagy adatbázis exportálásakor az összes találat bekerül, csak a MiniCRM felületen látsz 1000 db-ot.