Automatizmus létrehozása és lépései

A MiniCRM használata közben a rendszer értesítéseket tud küldeni a felhasználóknak, és az ügyfeleidnek.

Leggyakoribb példák:

Azt, hogy mikor induljon a folyamat, Te tudod megadni szűrők segítségével.

Azt, hogy mit küldjön a rendszer, sablonok segítségével tudod meghatározni.

Utolsó kérdés a kinek és mikor. Erre a válasz az automatizmus lépéseiben keresendő.

Automatizmus létrehozásának lépései:

Az automatizmusok létrehozásához, kezeléséhez adminisztrátornak kell lenned.

1.) Készítsd el a megfelelő sablonokat.

2.) Készítsd el a szűrőt.

3.) Szűrő mentése után a kattints az Automatizmus gombra.

4.) Add meg az automatizmus lépéseit:

Jobb oldalon találod a lehetséges lépéseket

  • Email ügyfélnek: Ha ezt választod, akkor egy korábban megírt sablon emailt tudsz kiküldetni a rendszerrel.
  • SMS ügyfélnek: Ez csak akkor működik, ha van aktív telefonszám a termékhez beállítva. Ekkor egy sablon SMS-t küld ki a rendszer.
  • Email felhasználónak: Ezzel egy sablon emailt tudsz küldeni magadnak vagy kollégádnak.
  • Teendő felhasználónak: Talán a leghasznosabb lépés. Ezzel figyelmeztetéseket tudsz rendszeren belül küldeni munkatársaidnak, amellyel biztosíthatod azt, hogy minden a megfelelő módon haladjon, anélkül, hogy bárki bármit elfelejtene.
Az automatizmus lépései fentről lefelé sorrendben lesznek végrehajtva.

Bal oldalon találod a beállított lépéseket

  1. Ha nincs ott semmi, akkor jobbról balra húzd át a megfelelő lépéseket.
  2. Miután áthúztad, szerkesztheted a pontos lépést.
  3. Késleltetésnél tudod beállítani azt, hogy hány napot várjon a rendszer a lépés végrehajtásával. Az első lépésnél a szűrőbe való bekerülést veszi alapul, a többi lépésnél az egyel előtte lévőhöz viszonyít.
  4. Az időzítésnél tudod megadni, hogy melyik nap(ok)on, hány óra után hajtsa végre a lépést.
  5. Csak a korábban megírt sablonokat tudod kiválasztani, így érdemes ezeket előre megírni.
  6. Ha emailt/SMS-t küldesz, akkor a feladónál szerepelhet bárki, aki a termékhez hozzáfér, vagy a termék központi email címe.
  7. Ha ügyfélnek küldesz emailt, akkor a címzettre érdemes odafigyelni, hogy mindig a megfelelő ember kapja meg az üzenetet.

5). Kattints az aktiválás gombra.

 

A felugró ablakban egy dolgod van: Eldönteni azt, hogy akik most benne vannak a szűrőben, azok végigmenjenek-e a folyamaton vagy kihagyja őket a rendszer.

Ezt a Csak új ügyfeleknek rész bepipálásával tudod szabályozni:

Ha be van pipálva, akkor csak azok kerülnek a folyamatba, akik az Aktiválás gombra kattintás után kerülnek a szűrőbe.

Ha nincs bepipálva, akkor amint aktiválod az automatizmust, a szűrőben lévő ügyfelek bekerülnek a folyamatba.

Itt még van lehetőséged a szűrő feltételekbe került találatok ellenőrzésére is ha a szűrő nevére kattintasz.

Amennyiben egy korábban lekapcsolt automatizmust újraaktiválsz, és nem pipálod ki a Csak új ügyfeleket, akkor csak azoknál az adatlapoknál fog lefutni, amelyek a lekapcsolás és aktiválás közötti időszakban kerültek be a szűrőbe. A korábbiaknál nem ismétli meg a lépéseket.

 

Dőlj hátra és hagyd, hogy a rendszer dolgozzon helyetted és figyeld, milyen eredménye van.

6.) Automatizmus lekapcsolása vagy törlése.

Ha már nincs az automatizmusra szükséged, akkor kattints a lekapcsolás gombra.

Ha egy már lekapcsolt automatizmust ismét szeretnél aktiválni és azon nem változtattál, akkor az Aktiválás gomb megnyomása után eldöntheted, hogy folytatni szeretnéd vagy csak az újonnan szűrőbe került találatokra legyen ismét aktív.

  • Csak új ügyfelek opció: Csak azok kerülnek a folyamatba, akik az aktiválás gombra kattintás után kerülnek a szűrőbe.
  • Amennyiben a Csak új ügyfelek opció nincs kiválasztva, a lekapcsolással félbehagyott lépések folytatódnak, a lekapcsolás óta bekerült ügyfelekre elindul a folyamat és azok is bekerülnek majd a folyamatba, akik az aktiválás után kerülnek a szűrőbe.

 

Ha később nem fogod használni, akkor a  lomtárazás ikonnal Lomtárazd. Így átlátható marad az automatizmus listázód.

 

Aktiválás után NE módosítsd a szűrőt. Ha változtatni szeretnél, akkor Inaktiváld az automatizmust, készíts egy új szűrőt és arra egy új automatizmust.