A korábbi bejegyzésünkben példaként említett 3 különböző online ügyfélkapcsolat-kezelő, azaz a MiniCRM, a SugarCRM és a ZohoCRM legalapvetőbb közös jellemzője, hogy egy vízszintes menü segítségével navigálhatjuk el magunkat a rendszeren belül az egyes részekhez, ahol nyilván tudjuk tartani az ügyfeleinkkel kapcsolatos információkat, a kapcsolattartók elérhetőségi adatait, egyéb céges dokumentumokat, és így tovább.
A legfőbb különbség a 3 rendszer között pedig magában a bevitt adatok kezelésében tapasztalható.
Kapcsolatok tárolása
Mindhárom rendszerben elkülönülve tárolhatjuk a céges kapcsolatainkat, és a hozzájuk tartozó kapcsolattartó személyek elérhetőségeit, ám míg a Sugar – a Klienseket és a Kapcsolatokat -, valamint a Zoho – a Felhasználókat és a Névjegyeket – külön listákon jeleníti meg, addig a MiniCRM – a cégeket és azok kapcsolattartóit – egy helyen, egymással összekapcsolva, adatlapokhoz társítva kezeli. Sőt, igény esetén azok egyedi testreszabására is lehetőséget ad.
Kapcsolataink tárolása a Sugar, a Zoho és a MiniCRM-ben
Adatlapok kezelése, testreszabása
Az adatlapok kezelése terén szintén a Sugar és a Zoho mutat hasonlóságot egymással. Ezen rendszerekben az ügyfelekkel kapcsolatos információk Lehetőségekként, illetve Üzleti ügyekként vannak tárolva. Itt előre meghatározott mezőkben adhatjuk meg a hozzájuk kapcsolódó céges információkat, valamint itt rögzíthetőek még további kapcsolódó adatok is, mint például a Projektek, az Ajánlások, vagy az egyéb releváns Ügyek.
Természetesen a mezők korlátozottan bár, de testreszabhatóak a meglévők módosítása vagy egyedi mezők létrehozása által.
A MiniCRM ezzel szemben sokkal nagyobb szabadságot biztosít a felhasználók számára, és lehetővé teszi a különféle adatlapok modulonkénti kezelését. Ennek köszönhetően pedig moduloknak megfelelően, egyedi igényeink szerint alakíthatjuk ki az adatlapokon rögzíteni szándékozott információk körét. Vagyis míg a Sugar és a Zoho az Esetek és a Tevékenységek között tárolja például az esetleges hibajegyeket, addig a MiniCRM az adatlapokhoz hasonlóan, ám egy ügyfélszolgálati modulban tartja nyilván azokat.
Adatlapok az egyes rendszerekben
A MiniCRM-ben a modulok száma sincs korlátozva, így szükség esetén újabb és újabb hozható létre a meglévők mellé.
Ráadásul a modulokon belül még az adatlapoknál lévő mezők is testreszabhatóak Drag & Drop (“Fogd és Vidd”) technikával bárminemű korlátozás nélkül, így minden modulban más és más információ rögzíthető attól függően, hogy az adott modulban értékesítéshez, szolgáltatáshoz, ügyfélszolgálathoz, vagy általános projektekhez tartozó adatlapokat szeretnénk-e nyilvántartani.
Mezők testreszabása Drag & Drop (“Fogd és Vidd”) technikával a MiniCRM-ben
Az üzleti folyamatok lépéseinek menedzselése
Az egyik legszembetűnőbb eltérés a MiniCRM és a további két rendszer között az, hogy míg a Sugar az egyes Szintek szerint, a Zoho pedig a különféle Állapotok szerint különíti el az egyes adatlapokat, addig a MiniCRM a cégünk egyedi üzleti folyamatának lépései alapján, azaz státuszok szerint teszi azt. A rendszer itt a hierarchikusan elhelyezkedő státuszokon haladva oszt ki teendőket az adatlapok felelőseinek, így juttatja el az ügyfeleket az érintett projektekkel a következő státuszba.
A MiniCRM a státuszok könnyű átláthatóságát szem előtt tartva egyedi megoldással is segíti munkánkat: Az adatlaplista mellett vertikálisan megjelenítésre kerülő státuszok nemcsak hogy lehetővé teszik számunkra a gyors szelektálást, de felhívják figyelmünket esedékes teendőinkre is, így támogatva munkánkat, hogy ne szalaszthassunk el egyetlen üzleti lehetőséget se.
Tárolt adatok megjelenítése
Mind a Zoho, mind pedig a Sugar horizontális tagoltságra helyezte a hangsúlyt a rendszerben tárolt és egymáshoz kapcsolódó adatok megjelenítésekor. Ennek köszönhetően a képernyőnket lefelé görgetve akár az adatlapoknál, akár a kapcsolattartóknál, minden egyes részen belül megtekinthetjük a másik részen rögzítésre került, de kapcsolódó cégadatokat.
A MiniCRM az összetartozó adatok horizontális listázása helyett a gyors átláthatóságot és a könnyű kezelhetőséget szem előtt tartva vertikális elrendezés segítségével jeleníti meg az adatlapok kapcsolattartóit, illetve a kapcsolattartóknál az egyes modulokon belüli adatlapokat.
Kapcsolattartókhoz tartozó adatlapok
Keresés az adatok között
A rögzítésre került adatok között egyedi feltételek szerinti Nézet létrehozásával kereshetünk a MiniCRM-en és a ZohoCRM-en belül, a SugarCRM-ben pedig egy részletes keresési form ad lehetőséget számunkra a különféle adatok kinyerésére.
Szűrési feltételek beállítása a különböző rendszerekben
Kimutatások
A rögzített információk alapján kimutatásokat is generálhatunk CRM rendszerünk segítségével.
A különféle statisztikáinkat ZohoCRM-ben a Műszerfalaknál, MiniCRM-ben pedig a Riportoknál tekinthetjük meg.
Kimutatás generálás a Zoho és a MiniCRM-ben
Extra funkciók a rendszerben
Mindegyik online CRM rendelkezik több olyan funkcióval is, melyek sajátosságai folytán az adott rendszer kiemelkedik a többi közül. A kérdés tehát az, hogy mi az erőssége a rendszernek, és ténylegesen mire is van szüksége cégünknek?
Amennyiben fontos számunkra, hogy a kapcsolatok és adatlapok mellett egy webes kalendárium is segítségünkre legyen munkánk során, úgy a SugarCRM tűnhet jó választásnak, mely a Hírcsatornák, a Feljegyzések és a számos további kiegészítő funkciója mellett online Naptár szolgáltatást is biztosít a felhasználók számára.
A ZohoCRM a Jelentések, a Megoldások és további egyéb hasznos funkciók által lehet cégünk segítségére a különböző üzleti folyamatokban.
A MiniCRM pedig a saját weboldalunkba integrálható Űrlapjaival és az ügyfelek automatikus értesítésére, valamint a munkatársak teendőinek automatikus kiosztására szolgáló Automatizmusaival teheti munkánkat kényelmesebbé, hatékonyabbá, eredményesebbé, és nem utolsó sorban nyereségesebbé.
A SugarCRM, a ZohoCRM és a MiniCRM egy-egy extra funkciója
Befejező blog bejegyzésünk végére érve immáron átfogó képet kaphattunk az egyes online CRM rendszerek koncepcióbeli eltéréseiről, a céges adataink és kapcsolataink kezelése terén tapasztalható lényegi különbségekről, és a rögzített információk tárolására szolgáló mezők testreszabásának lehetőségeiről. A rendelkezésre álló információkat mérlegelve pedig már minden kedves érdeklődő eldöntheti, hogy a példaként bemutatott 3 online ügyfélkapcsolat-kezelő közül melyik rendszer lehet ideális a cége számára: a SugarCRM, a ZohoCRM, vagy a MiniCRM.
Ezért hát érdemes az adatlapjainkon található mezők megfelelő kitöltésére és – szükség esetén – frissítésére időt szakítanunk munkánk során, hiszen az ott tárolt adatok teszik majd számunkra lehetővé, hogy adatlapjainkra Nézeteink segítségével pillanatok alatt rálelhessünk, illetve azokat csoportosíthassuk.
Ehhez pedig nem kell mást tennünk, mint egy új nézet létrehozásakor vagy egy meglévő módosításakor a – mezőket érintő – szűrési feltételeket megfelelően beállítanunk, és néhány kattintás után máris küldhetjük ki tömegesen ügyfeleinknek legújabb hírleveleinket, vagy aktiválhatjuk nézet alapú automatizmusainkat, miáltal rendszerünkben emailek és teendők indulhatnak el automatikusan, emberi beavatkozás nélkül, megkönnyítve így mindennapi munkánkat.
Harmadik blog bejegyzésünkben bemutatjuk a MiniCRM-ünkben elérhető változókat, és ismertetjük, hogy miképpen veszik le vállunkról a terhet az ügyfeleinkkel folytatott levelezéseink során.
