Magic – Automatikus mező kitöltés

A Magic lehetőséget nyújt arra, hogy egy kiválasztott adatlapi mező, vagy kapcsolattartói mező módosításával további mezőket töltess ki automatikusan egy egyedileg elkészített Google táblázat segítségével.

A Google táblázatban az excelhez hasonló függvények segítéségével komplex számításokat végezhetsz el, amelyek automatikusan visszakerülnek a rendszeredbe az általad kiválasztott mezőkbe.

Ebben a leírásban a Magic előkészítését mutatom be egy példával szemléltetve. A példa egy szállás csomaggal kapcsolatos adatkitöltésről szól.

Fontos: Szükséged lesz egy gmail fiókra (G-suite esetén megosztási problémák léphetnek fel). Amennyiben korlátozva van a céges megosztás, abban az esetben privát gmail fiókot használj! A scriptet Neked kell létrehoznod, különben nem fog működni a kitöltés!

1.) Adatlapi mezők létrehozása és testreszabása

Első lépésként a kiválasztott adatlap mezőjét szükséges testreszabni, amit a kiválasztott modul egyik (már létrehozott) adatlapján tehetsz meg. Ehhez a jobb felső sarokban található 3 pontra, majd a mezők testreszabása gombra kell kattintanod.mezo modositas

Ezután, a jobb tagoltság érdekében egy új dobozban hozz létre egy tetszőleges típusú mezőt, amely módosításával szeretnéd vezérelni az automatikus kitöltést (trigger).  Ebben a példában legördülő menüt használtam a szállás csomagok nevével kitöltve, de ez bármilyen típusú mező lehet(szöveges, checkbox, dátum, stb.)

 


trigger hozzaadas

Következő lépésként a pedig add hozzá a módosítani kívánt mezőket és nevezd át őket kedved szerint.

Az általam használt példában 5 mező van, amit szeretnék kitöltetni automatikusan. Pontosabban: Szállás időtartama (szöveges mező), Ellátás típusa (szöveges mező), Választható programok száma (egész szám), Bruttó összeg Forintban(egész szám), Bruttó összeg Euróban (tört szám). A villáskulcs ikonra kattintva nyílik lehetőséged a a mezőt átnevezni.

Fontos, hogy amennyiben végeztél a mezők létrehozásával, átnevezésével, kattints ismét a villáskulcsra mezőnként és másold ki a mezők neveit (project utáni rész), ezekre a későbbiek során – amikor összeállítod a Google táblázatot – szükség lesz.

 

Ha kimásoltad a mezők neveit, akkor a MiniCRM-ben szükséges tennivalók végére értél.

2.) A Google táblázat létrehozása

Fontos: Ajánlott egy modulban csak egy táblázatot / scriptet használni és arra több input, output mezőt beállítani! Ellenkező esetben az automatikus frissítésben és a működésben is nem várt eredmények léphetnek fel!

Ahhoz, hogy a “Magic” működőképes legyen, létre kell hoznod egy táblázatot, ami a logikát / mezők értékének számolását végzi. Ezek lehetnek komplex számítások is, határt a Google táblázat függvénykészlete szab ebben.

Ehhez készítettünk egy sablon táblázatot, amiről a saját drive-ba kell másolatot készítened! Ezt az alábbi linken találod:

A táblázatot a “Fájl” menüpont alatt található “Másolat készítése” gombra kattintva másolhatod le saját Drive-odra. Ezután új fülön nyílik meg a másolt / szerkeszthető táblázat.

másolat készítése

A példa táblázatban 5 munkalap található.

  • Input munkalapon kell majd azt (azokat) a mezőneve(ke)t beilleszteni, amiket fel szeretnél használni a kalkuláció során (köztük azt a mezőt is, aminek módosítására lefut az automatikus kitöltés)
  • Project és Plans munkalapok segéd munkalapok, melyek segít jobban elszeparálni, átláthatóbbá tenni a logikát.
  • Output munkalap első oszlopába kerülnek be az automatikusan módosítani kívánt mezők nevei.
  • Debug munkalap pedig hibakeresésre használható
Fontos: az Input és Output munkalapokra csak a ténylegesen felhasználandó mezők nevei kerüljenek be!

Példámban az Input mezőm a Csomag neve legördülő menü, amiből ha kiválasztom a kívánt csomagot, lefut majd a kitöltés. Itt csak a Field Name (Mező neve) oszlopot kell szerkeszteni.

Input sheetA Plans adatlapon található a példám “adatbázisa”, amely tartalmazza a mezőkhöz tartozó értékeket. A mezők kitöltése ezen a logikán fog alapulni.

Plan sheet

Az Output munkalap első oszlopába kell beillesztened a mezők neveit, amiket automatikusan ki szeretnél töltetni az Input változtatásakor. A második oszlopba pedig a mezőnkénti feltétel (logika), hogy mi alapján, mi kerüljön be a mezőbe értékként.

A példámban a “Plans” munkalap adatai között kell keresni azt(azokat) az érték(ek)et, amelyek megfelelnek a kiválasztott csomag mező értékének. Ennek megoldásaként használom a vlookup(FKERES) függvényt.

Sheet logic

A vlookup függvény első paraméterként a keresendő értéket várja, amely példámban az Input mezőm értéke, második paramétere az “adatbázis” – Plans tábla – adattáblája, utolsó paraméterként pedig, hogy melyik oszlop hozzátartozó értékét adja vissza majd meghíváskor.

Az általam elkészett példa táblázatát az alábbi linken tekintheted meg:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GQ4UdEr8JXpnX6TIMHHzPB5FAs1J4kLcGnembDAcrpE/edit?usp=sharing

Fontos: a mezőkbe olyan típusú értéknek kell kerülnie, mint ameilyen típussal létrehoztad korábban a MiniCRM-ben (szöveg-szöveg, egész szám-egész szám, tört szám-tört szám, stb.). Amennyiben ez nem valósul meg, a mezők kitöltése nem fog működni!

3.) A Google táblázat megosztása, bevezetése internetes alkalmazásként

Amennyiben végeztél a táblázat létrehozásával, működik az általad tervezett logika, abban az esetben azt be kell vezetni internetes alkalmazásként.

Fontos: Ezt a lépést Neked kell elvégezned, különben a kitöltés nem fog működni!

Ehhez, első lépésként az Eszközök menüpont alatt található Szkriptkezelő gombra kell kattintanod.

Szkriptkezelő

Ezután új fülön megjelenik a scriptkezelő, ahol csak a Közzététel menüpont alatt található Bevezetés internetes alkalmazásként pontra kell kattintani. Ekkor felugróablakban megjelenik a “Bevezetés internetes alkalmazásként” feliratú ablak.

Fontos: Az alkalmazást elérik menüpontnál szereplő érték Bárki, akár név nélkül is szerepeljen, különben a MiniCRM nem fog hozzáférni a táblázathoz!
Bevezetés internetes alkalmazásként
Ezután engedélykérő ablakok fognak megjelenni, amelyekkel lehetővé teheted, hogy MiniCRM hozzáférjen a táblázathoz. A továbblépéshez kattints az “Engedélyek áttekintése” gombra, majd a felugró ablakon válaszd ki az általad használt e-mail címet.Engedélykérés

Ezután továbblép egy hibaablakra, ami aminél kattints a speciális, majd “Lépjen tovább..” feliratú gombra a továbblépéshez.

fiók kiválasztása

Ahhoz, hogy Engedélyezd a MiniCRM számára, a kék színű, “Engedélyezés” gombra szükséges kattintanod!

Amennyiben sikerrel jártál, az alábbi képernyő fogad majd:

4.) Script URL elküldése az ügyfélszolgálatra

A help@minicrm.hu e-mail címre küldd el kérlek a következőket:

  • “Internetes alkalmazás jelenlegi URL-je” felirat alatt található linket
  • A modul url-jét, amelyikben találhatóak a módosítandó mezőid (Pl.: https://r3.minicrm.hu/1/#!Project-99),
  • A mező(k)nek a nevét, aminek a módosításával szeretnéd lefuttatni a kitöltést. (Google táblázat Input munkafüzetében található mezőnév. Pl.: CsomagNeve az én példámban).

Támogató kollegáink ezután engedélyezik a Magic funkciót a rendszeredben és visszajeleznek Számodra!

Miután kollegáink visszajeleztek, kb. 15 perc után élesedik az automatikus kitöltés és már tesztelheted is!

Fontos: Miután módosítottad a mezőt, aminek hatására lefut az automatikus kitöltés, várj néhány másodpercet, az oldal újra frissül és kitölti a mezőket!
autofill
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a mező kitöltések nem azonnal látszódnak az adatlapon. Ezek a módosulások kis idő elteltével (maximum 30 perc ) természetesen megjelennek, átmeneti túlterhelődés okozhatja az adatok késését.