PDF generálás Google Docs-ból

Mikor érdemes használnod?

  • Ha vannak olyan dokumentumok (ajánlatok, szerződések stb.), amelyeket Google Drive-on tárolsz, és a folyamataid során elküldesz érdeklődőidnek/ügyfeleidnek email-ben, akkor a Google Docs integráció hasznos lehet számodra.
  • Ha kollégáiddal együtt dolgoztok egy ajánlaton, szerződésen vagy bármi olyan dokumentumon, amit az együttes szerkesztés lehetősége miatt Google Drive-on tároltok, mostantól végleges állapotra szerkeszthetitek együtt, majd pár kattintással PDF-et generálhattok belőle, ami megjelenik az adatlap előzményeiben.
  • Ha a MiniCRM dokumentum típusú sablonszerkesztője túlságosan korlátoz abban, hogy nagyon egyedi dokumentumot készíts.
  • Hasznos tippek: Ne feledd, ha szeretnéd emailhez csatolni a dokumentumot, akkor az email szerkesztőjében használd a “változókat”, így az utolsónak feltöltött PDF-et csatolhatod leveledhez.

Követelmények

  • MiniCRM Professional előfizetés
  • Privát/Céges Google fiók

Összekapcsolás

  1. Keress egy olyan adatlapot, amin van fájlmező.
  2. Kattints a Feltöltés gombra, majd válaszd a PDF Generálás Google Drive-ról opciót.
  3. Ekkor átirányít a felület a Google fiók oldalára, ahol ki tudod választani, melyik Google fiókkal szeretnéd összekapcsolni a MiniCRM-et.
  4. Miután engedélyezted, visszakerülsz a MiniCRM főoldalára, és utána már hozzáférsz innen is a Drive-on lévő dokumentumokhoz.
  5. Ne aggódj, ezt csak egyszer kell megcsinálnod az első alkalommal, utána megmarad az összekapcsolás.

Hogyan tudod használni?

  1. Először készítsd el a dokumentumot (vagy készítsétek el együtt a kollégáiddal) Drive-on, amit fel szeretnél tölteni a MiniCRM-es adatlapra. Fontos, hogy Google Docs-ot készíts, más típusú fájlt nem tudsz jelenleg ilyen célra használni.
  2. Ha változóra van szükséged a dokumentumban, akkor ehhez nyiss meg egy hagyományos MiniCRM-es email sablont.
    1. Illeszd be a MiniCRM-es sablonba a használni kívánt változót. {%Recipient.FirstName%} (Címzett keresztneve), és alakítsd át ilyen formátumra: ${Recipient.FirstName} 
    2. Az átalakított változót illeszd be a Google Drive-on készített dokumentumba. Ezeket a rendszer fel fogja ismerni és a MiniCRM-es változókhoz hasonlóan beilleszti a változók értékét a PDF generálás közben.
  3. Ha kész vagy a Google Docs-szal, akkor keresd meg azt az adatlapot, ahová fel szeretnéd tölteni a dokumentumot.
  4. Kattints a Feltöltés gombra a középső szürke sávban, majd válaszd a PDF Generálás Google Drive-ról opciót.
  5. A megjelenő ablakban a 25 legújabb dokumentumot fogod látni. Ha nincs köztük az, amit keresel, akkor a jobb felső sarokban lévő keresővel keresheted meg.
  6. Kattints a Dokumentum nevére, és máris generálódik a PDF.
  7. Amint elkészül, a megszokott módon a Feltöltés mellett megjelenik egy letöltés gomb is, és az Előzményekbe is bekerül a friss dokumentum.
  8. Ezután egy MiniCRM-es email sablonba változóként be tudod illeszteni a PDF URL-jét és kattintással le tudják tölteni a címzettjeid.