PDF generálás Google Docs-ból
Mikor érdemes használnod?
A funkció használatához MiniCRM Professional előfizetés és Privát/Céges Google fiók szükséges.
- Ha vannak olyan dokumentumok (ajánlatok, szerződések stb.), amelyeket Google Drive-on tárolsz, és a folyamataid során elküldesz érdeklődőidnek/ügyfeleidnek email-ben, akkor a Google Docs integráció hasznos lehet számodra.
- Ha kollégáiddal együtt dolgoztok egy ajánlaton, szerződésen vagy bármi olyan dokumentumon, amit az együttes szerkesztés lehetősége miatt Google Drive-on tároltok, mostantól végleges állapotra szerkeszthetitek együtt, majd pár kattintással PDF-et generálhattok belőle, ami megjelenik az adatlap előzményeiben.
- Ha a MiniCRM dokumentum típusú sablonszerkesztője túlságosan korlátoz abban, hogy nagyon egyedi dokumentumot készíts.
Hasznos tipp: Ne feledd, ha szeretnéd emailhez csatolni a dokumentumot, akkor az email szerkesztőjében használd a „változókat”, így az utolsónak feltöltött PDF-et csatolhatod leveledhez.
Fontos, hogy amennyiben egy szövegdoboz tartalmát illeszted be változóként, abban az esetben az adatlapon található szövegdoboz tartalmában a sortöréseket figyelmen kívül hagyja az integráció és emiatt összefüggő szövegként helyettesíti be a dokumentumba!
Összekapcsolás
1.) Keress egy olyan adatlapot, amin van fájlmező.
2.) Kattints a Feltöltés gombra, majd válaszd a PDF Generálás Google Drive-ról opciót.
3.) Ekkor átirányít a felület a Google fiók oldalára, ahol ki tudod választani, melyik Google fiókkal szeretnéd összekapcsolni a MiniCRM-et.
4.) Miután engedélyezted, visszakerülsz a MiniCRM főoldalára, és utána már hozzáférsz innen is a Drive-on lévő dokumentumokhoz.
Ne aggódj, ezt csak egyszer kell megcsinálnod az első alkalommal, utána megmarad az összekapcsolás.
Hogyan tudod használni?
1.) Először készítsd el a dokumentumot (vagy készítsétek el együtt a kollégáiddal) Drive-on, amit fel szeretnél tölteni a MiniCRM-es adatlapra.
Fontos, hogy Google Docs-ot készíts, más típusú fájlt nem tudsz jelenleg ilyen célra használni.
Egy Google fiókkal csak egy MiniCRM felhasználót lehet összekötni. Ha közös sablonokat szeretnétek készíteni és többen elérni, a Google Driveon kell megcsinálni a megosztást. Az így elkészített sablont hozzáadni mindenkinek a saját Drivejához.
- Illeszd be a MiniCRM-es sablonba a használni kívánt változót. {%Person.FirstName%}, ez a keresztnév változó és alakítsd át ilyen formátumra: ${Person.FirstName}.
- Az átalakított változót illeszd be a Google Drive-on készített dokumentumba. Ezeket a rendszer fel fogja ismerni és a MiniCRM-es változókhoz hasonlóan beilleszti a változók értékét a PDF generálás közben.
2.) Ha kész vagy a Google Docs-al, akkor keresd meg azt az adatlapot, ahová fel szeretnéd tölteni a dokumentumot.
3.) Kattints a Feltöltés gombra a középső szürke sávban, majd válaszd a PDF Generálás Google Drive-ról opciót.
4.) A megjelenő ablakban a 25 legújabb dokumentumot fogod látni.
Ha nincs köztük az, amit keresel, akkor a jobb felső sarokban lévő keresővel keresheted meg.
5.) Kattints a Dokumentum nevére és máris generálódik a PDF.
6.) Amint elkészül, a megszokott módon a Feltöltés mellett megjelenik egy Letöltés gomb is, és az Előzményekbe is bekerül a friss dokumentum.
7.) Ezután egy MiniCRM-es email sablonba változóként be tudod illeszteni a PDF URL-jét.
A kiküldés után egyetlen kattintással le tudják tölteni a címzettjeid.
Szétkapcsolás
1.) Lépj be a Google fiókodba, azon belül és a Biztonság fülre.
Ha nem tudod elérni ezt az ablakot, akkor ezzel a linkkel érheted el a felületet. Itt keresd meg a Harmadik felek fiókhozzáféréssel rendelkező alkalmazásait, azon belül is a MiniCRM-et, és kattints rá!
2.) Az új ablakban tudod visszavonni a hozzáférést
Ezek után még egy felugró ablakon fogsz látni, amiben ellenőrzi a rendszer, hogy bizonyosan szeretnéd-e lekapcsolni a hozzáférést.
Ha ebben a felugró ablakban is az OK opciót választod, akkor kész van a szétkapcsolás!