PDF generálás Google Docs-ból

Mikor érdemes használnod?

A funkció használatához MiniCRM Professional előfizetés és Privát/Céges Google fiók szükséges.
  • Ha vannak olyan dokumentumok (ajánlatok, szerződések stb.), amelyeket Google Drive-on tárolsz, és a folyamataid során elküldesz érdeklődőidnek/ügyfeleidnek email-ben, akkor a Google Docs integráció hasznos lehet számodra.
  • Ha kollégáiddal együtt dolgoztok egy ajánlaton, szerződésen vagy bármi olyan dokumentumon, amit az együttes szerkesztés lehetősége miatt Google Drive-on tároltok, mostantól végleges állapotra szerkeszthetitek együtt, majd pár kattintással PDF-et generálhattok belőle, ami megjelenik az adatlap előzményeiben.
  • Ha a MiniCRM dokumentum típusú sablonszerkesztője túlságosan korlátoz abban, hogy nagyon egyedi dokumentumot készíts.
Hasznos tipp: Ne feledd, ha szeretnéd emailhez csatolni a dokumentumot, akkor az email szerkesztőjében használd a “változókat”, így az utolsónak feltöltött PDF-et csatolhatod leveledhez.

Összekapcsolás

1.) Keress egy olyan adatlapot, amin van fájlmező.

2.) Kattints a Feltöltés gombra, majd válaszd a PDF Generálás Google Drive-ról opciót.

3.) Ekkor átirányít a felület a Google fiók oldalára, ahol ki tudod választani, melyik Google fiókkal szeretnéd összekapcsolni a MiniCRM-et.

4.) Miután engedélyezted, visszakerülsz a MiniCRM főoldalára, és utána már hozzáférsz innen is a Drive-on lévő dokumentumokhoz.

Ne aggódj, ezt csak egyszer kell megcsinálnod az első alkalommal, utána megmarad az összekapcsolás.

Hogyan tudod használni?

1.) Először készítsd el a dokumentumot (vagy készítsétek el együtt a kollégáiddal) Drive-on, amit fel szeretnél tölteni a MiniCRM-es adatlapra.

Fontos, hogy Google Docs-ot készíts, más típusú fájlt nem tudsz jelenleg ilyen célra használni.
Egy Google fiókkal csak egy MiniCRM felhasználót lehet összekötni. Ha közös sablonokat szeretnétek készíteni és többen elérni, a Google Driveon kell megcsinálni a megosztást. Az így elkészített sablont hozzáadni mindenkinek a saját Drivejához.
  • Illeszd be a MiniCRM-es sablonba a használni kívánt változót. {%Person.FirstName%}, ez a keresztnév változó és alakítsd át ilyen formátumra: ${Person.FirstName}.
  • Az átalakított változót illeszd be a Google Drive-on készített dokumentumba. Ezeket a rendszer fel fogja ismerni és a MiniCRM-es változókhoz hasonlóan beilleszti a változók értékét a PDF generálás közben.

 

2.) Ha kész vagy a Google Docs-al, akkor keresd meg azt az adatlapot, ahová fel szeretnéd tölteni a dokumentumot.

3.) Kattints a Feltöltés gombra a középső szürke sávban, majd válaszd a PDF Generálás Google Drive-ról opciót.

4.) A megjelenő ablakban a 25 legújabb dokumentumot fogod látni.

Ha nincs köztük az, amit keresel, akkor a jobb felső sarokban lévő keresővel keresheted meg.

5.) Kattints a Dokumentum nevére és máris generálódik a PDF.

6.) Amint elkészül, a megszokott módon a Feltöltés mellett megjelenik egy Letöltés gomb is, és az Előzményekbe is bekerül a friss dokumentum.

7.) Ezután egy MiniCRM-es email sablonba változóként be tudod illeszteni a PDF URL-jét.

A kiküldés után egyetlen kattintással le tudják tölteni a címzettjeid.