Adatok importálása Excelből
A Betöltés fájlból funkcióval XLS, XLSX, ODS, CSV vagy ZIP formátumban meglévő ügyféladatbázisodat betöltheted a MiniCRM-be.
Adatbetöltés lépésről lépésre (videós útmutató):
A táblázat előkészítése:
A táblázat kialakításához készíts egy adatlapi Excel exportot a termékből, amibe szeretnél majd betölteni adatot. (Amennyiben új terméket készítettél, adj hozzá egy teszt adatlapot, amit a későbbiekben szabadon törölhetsz)
A táblázat felépítése:
- A táblázat fejléce tartalmazza azokat a mezőket, amiket MiniCRM-be fel szeretnél tölteni.
- Egy sor: egy ügyfél
- Egy oszlop: egy adata az ügyfélnek
-
Ha cégeket töltesz be a Cég nevét, ha személyeket töltesz be, akkor a személy nevét kötelező megadnod!
Nézzük lépésről lépésre:
1.) Kattints arra a termékre a felső kék sávban amelybe adatokat szeretnél betölteni.
2.) Az új adatlap gomb mellett kattints a lefelé mutató nyílra 
, utána a Betöltés fájlból gombra.
3.) A Fájl feltöltése saját gépről gombbal tallózd a táblázatot.
4.) Feltöltés beállítása.
• Ha még nincs adat a MiniCRM-edben, akkor jól van beállítva az Azonosítást követő esemény mező.
• Ha már van adat a MiniCRM-edben, akkor érdemes beállítani a Meglévő adatlap módosítása opciót. Így elkerülheted a duplikációkat.
• Ha épített, aktív az adatbázisod, akkor hagyd bent a pipát az Email címek aktiválásánál, egyéb esetben vedd ki.
• Olvasd el és fogadd el a SPAM szabályzatunkat majd kattints a Következő gombra.
5.) A Mező beállítások oldalon láthatod, milyen mezőket talált meg a MiniCRM a táblázat fejlécei alapján.
6.) Kattints a Következő gombra.
Ha minden sor fehér hátterű, akkor minden oszlopot be tudott azonosítani. Nézd át, hogy a bal oszlopban lévő fejléc névhez helyes mezőnév tartozik-e a középső oszlopban.
7.) Adatok tesztelése
A Következőre kattintva végez egy tesztet a rendszer, hogy milyen adatokat tud betölteni.
Jelenleg rendszerünk kétféle importtal rendelkezik:
• Hibátlan sorok betöltése:
Csak azok a sorok kerülnek importálásra, amikben nem jelent meg hibaüzenet.
• Importálható sorok betöltése:
A sárga hátterű felkiáltójeles háromszöggel jelzett típusú sorokat betölti a rendszer, DE ebben az esetben a hibás mezőket üresen hagyja a betöltött adatlapokon. Ezeket utólag ki lehet tölteni a rendszerben.
Az egyes hibaüzenetek jelentéséről itt olvashatsz.
8.) Importálást követően a Betöltött ügyfelekre kattintva meg is tudod nézni a rendszeredbe bekerült adatokat.
Megszakítás/ Folytatás:
Abban az esetben, ha importálás közben az első 3 lépés alatt (1. Betöltési beállítások – 2. Mező beállítások – 3. Adatok tesztelése) megszakítod valahol a folyamatot, akkor az a Betöltés fájlból felületen megjelenik a “Korábbi adatbetöltések” alatt.
Két lehetőséged van a továbbiakban:
- A megszakítás gombra kattintva végleg lezárod az importálást és eltűnik a korábbi adatbetöltésekről az adott import.
- A folytatás gombra kattintva pedig onnan tudod folytatni az importálás lépéseit, ahol abbahagytad.
Gratulálok a betöltéshez! 🙂
Adatfeltöltés szélsőséges esete:
Ha sok ügyfelednek azonos az e-mail címe, mert esetenként központilag adták meg, ami nagyobb cég esetén gyakori jelenség és több fiók cége is létezik az adott cégnek, de külön szeretnéd kezelni Öket, külön adatlapokon, abban az esetben az alábbi módon tudod feltölteni a táblázatot: A cég ilyen esetben egyben, de az adatlapok külön lesznek kezelhetőek.
1.) Töltsd be a táblázatod email címek nélkül a MiniCRM megfelelő termékébe.
Ehhez szükséged van egy olyan egyedi azonosítóra, amivel az email címeket össze tudod majd párosítani a cégekkel az EXCEL táblában. Ez lehet vevőkód, fizetési kód, bármi amiből egy ügyfeled azonosítható egyértelműen. Hozd létre egy adatlapi mezőben és ezt is töltsd fel a MiniCRM-be.
2.) Készíts exportot a rendszerből a betöltött adatokról.
Azok a mezők, amikre biztosan szükséged lesz a betöltéshez, azonosításhoz:
- Minden ügyfél egyedi azonosítója, amit létrehoztál az első lépésben
- Cégnév
- Személy: Vezetéknév
- Személy: Keresztnév
3.) A Excel táblázatodban párosítsd össze az email címeket a megfelelő adatlapokkal / adatlap azonosítókkal és az egyedi vevő azonosítóddal.
Itt az “FKERES” / “VLOOKUP” függvényt használhatod segítségképpen.
4.) Töltsd vissza a rendszerbe az adatokat.
Ezzel létrehoztál minden cégnek egy-egy új adatlapot és ugyanazzal az email címmel több adatlapod is létezik, azaz nem került összevonásra a rendszer által, feltöltéskor.
Adatlap láthatóság beállítása az Excel fájlban
Az importálás során van lehetőség beállítani azt is, hogy az importált adatlapok mely felhasználók számára legyenek láthatók a rendszerben. Magáról a funkcióról itt olvashatsz bővebben:
Adatlap: Láthatóság oszlop:
A táblázatodban egy ilyen fejlécű oszlopban “1” illetve “0” megadásával tudod beállítani, hogy az adott adatlap bizalmas adatlap legyen-e, vagy mindenki számára látható.
1 – bizalmas adatlap, csak a megadott személyek láthatják a rendszerben.
0 – az adatlap mindenki számára látható lesz.
Adatlap: Meghívottak oszlop:
Ebben az oszlopban kell megadnod, hogy a bizalmas adatlapot mely felhasználók láthatják a rendszerben. Ezt az oszlopot csak akkor kell kitölteni, ha az Adatlap: Láthatóság-ba 1-est adtál meg.
A felhasználók Id-ját kell megadnod egy JSON tömb formában.
Az egyes UserId-kat legegyszerűbben úgy találod meg a rendszerben, ha a MiniCRM Beállítások — Felhasználók listájában kiválasztod a nevüket. A böngészőben az URL végén lesz a UserId.
A táblázatban a következő formában add meg a Meghívottak Id-jait a cellákban (idézőjelekkel és szögletes zárójellel együtt):
[“99674″,”62636″,”12334”]