Adatok importálása Excelből

Saját ügyféladatbázisod xlsx vagy CSV formátumban tudod betölteni a MiniCRM-be.

Ehhez adminisztrátori jogosultságra van szükséged!

A táblázat fejléce tartalmazza azokat a mezőket, amiket MiniCRM-be fel szeretnél tölteni.

A szabály egyszerű:

  • Egy sor, egy ügyfél
  • Egy oszlop, egy adata az ügyfélnek
Használd ezt a fájlt a táblázat kialakításához: Minta fájl
Ha cégeket töltesz be a Cég nevét, ha személyeket töltesz be, akkor a személy nevét kötelező megadnod!
Megyék importálása
A rendszer ellenőrzi, hogy létező megyét próbálsz-e feltölteni. Ezért fontos, hogy mindig töltsd be az országot is a megyék feltöltése esetén, mert a rendszer ennek alapján validálja, hogy valós megyét próbálsz-e importálni. Tehát Egy új “Cím1: Ország” oszlopba fel kell venni a “Magyarország” szót minden ügyfélnél és a megye betöltése is sikeres lesz.

Nézzük lépésről lépésre

1.) Kattints arra a modulra a felső kék sávban amelybe adatokat szeretnél betölteni.

2.) Az új adatlap gomb mellett kattints a lefelé mutató nyílra betoltes-gomb, utána a Betöltés fájlba gombra.

3.) A Fájl feltöltése saját gépről gombbal tallózd a táblázatot.

4.) • Ha még nincs adat a MiniCRM-edben, akkor jól van beállítva az Azonosítást követő esemény mező.
•Ha már van adat a MiniCRM-edben, akkor érdemes beállítani a Meglévő adatlap módosítása opciót. Így elkerülheted a duplikációkat.
•Ha épített, aktív az adatbázisod, akkor hagyd bent a pipát az Email címek aktiválásánál, egyéb esetben vedd ki.
•Olvasd el és fogadd el a SPAM szabályzatunkat majd kattints a Következő gombra.

5.) Következő gombra kattintva látod, milyen mezőket talált meg a MiniCRM a táblázat fejléce alapján.

• Ha az alábbi képen is látható hibaüzenet fogad, akkor valamilyen MiniCRM-es mező többször is ki van választva. Vagyis az Excel fájlból több oszlopot is ugyanabba a mezőbe próbálsz betölteni. A példa esetében “Adatlap: Ügyfélminősítés” mező van két esetben is kiválasztva MiniCRM mezőjében.

FONTOS: MiniCRM felületén, ha több mezőnek azonos a neve az adatlapon, importnál szintén a lenti hibaüzenetet kapod! Tehát különböző névvel lásd el az adatlapi mezőket is!

 

6.) Ha minden sor fehér hátterű, akkor minden oszlopot be tudott azonosítani. Fusdd át, hogy a BAL oszlopban lévő fejléc névhez helyes mezőnév tartozik-e a középső oszlopban majd kattints a Következő gombra.

7.) A Következőre kattintva végez egy tesztet a rendszer, hogy milyen adatokat tud betölteni.

Jelenleg rendszerünk két típusú importtal rendelkezik:

Hibátlan sorok betöltése:
A rendszer csak olyan sorokat képes betölteni, amelyben nincs hiba. Ezen sorok beimportálását a Hibátlan sorok betöltése nevű gomb lenyomásával lehet elérni.

Importálható sorok betöltése:
A  sárga hátterű felkiáltójeles háromszöggel jelzett típusú sorokat Importálható sorok betöltése gombra kattintva betölti a rendszer, DE ebben az esetben a hibás mezőket üresen hagyja a betöltött adatlapokon. Ezeket utólag ki lehet tölteni a rendszerben.

A kötelező mezőkben talált hibákat behajtani tilos táblával jelöljük és ezeket egyik import típus esetében SEM tölti be a rendszer.

8.) Importálást követően a Betöltött ügyfelekre kattintva meg is tudod nézni a rendszeredbe bekerült adatokat.

+1.) Megszakítás/ Folytatás:

Abban az esetben, hogyha importálás közben az első 3 lépés alatt (1.Betöltési beállítások – 2.Mező beállítások – 3. Adatok tesztelése) megszakítod valahol a folyamatot akkor a Betöltés fájlból felületen megjelenik a “Korábbi adatbetöltések” alatt az importálás mint megszakítva.

Két lehetőséged van a továbbiakban:

  • A megszakítás gombra kattintva végleg lezárod az importálást és eltűnik a korábbi adatbetöltésekről az adott import.
  • A folytatás gombra kattintva pedig onnan tudod folytatni az importálás lépéseit ahol abbahagytad.

Gratulálok a betöltéshez! 🙂

Amennyiben szeretnéd visszavonni adott adatbetöltésedet az alábbi hivatkozáson olvasható leírásunkkal tudod megtenni: Import visszavonása