Adatok importálása Excelből

Betöltés fájlból funkcióval XLS, XLSX, ODS, CSV vagy ZIP formátumban meglévő ügyféladatbázisodat betöltheted a MiniCRM-be.

Ehhez adminisztrátori jogosultságra van szükséged!

Használd ezt a fájlt a táblázat kialakításához: Minta fájl

A táblázat felépítése:

  • A táblázat fejléce tartalmazza azokat a mezőket, amiket MiniCRM-be fel szeretnél tölteni.
  • Egy sor: egy ügyfél
  • Egy oszlop: egy adata az ügyfélnek
  • Ha cégeket töltesz be a Cég nevét, ha személyeket töltesz be, akkor a személy nevét kötelező megadnod!
Megyék importálása esetén a rendszer ellenőrzi, hogy létező megyét próbálsz-e feltölteni. Ezért fontos, hogy mindig töltsd be az országot is a megyék feltöltése esetén, mert a rendszer ennek alapján validálja, hogy valós megyét próbálsz-e importálni. Tehát Egy új “Cím1: Ország” oszlopba fel kell venni a “Magyarország” szót minden ügyfélnél és a megye betöltése is sikeres lesz.

Nézzük lépésről lépésre:

1.) Kattints arra a modulra a felső kék sávban amelybe adatokat szeretnél betölteni.

2.) Az új adatlap gomb mellett kattints a lefelé mutató nyílra betoltes-gomb, utána a Betöltés fájlból gombra.

3.) A Fájl feltöltése saját gépről gombbal tallózd a táblázatot.

4.) Feltöltés beállítása.

• Ha még nincs adat a MiniCRM-edben, akkor jól van beállítva az Azonosítást követő esemény mező.
• Ha már van adat a MiniCRM-edben, akkor érdemes beállítani a Meglévő adatlap módosítása opciót. Így elkerülheted a duplikációkat.
• Ha épített, aktív az adatbázisod, akkor hagyd bent a pipát az Email címek aktiválásánál, egyéb esetben vedd ki.
• Olvasd el és fogadd el a SPAM szabályzatunkat majd kattints a Következő gombra.

5.) A Mező beállítások oldalon láthatod, milyen mezőket talált meg a MiniCRM a táblázat fejlécei alapján.

Ha az alábbi képen is látható hibaüzenet fogad, akkor valamilyen MiniCRM-es mező többször is ki van választva. Vagyis az Excel fájlból több oszlopot is ugyanabba a mezőbe próbálsz betölteni. A példa esetében “Adatlap: Ügyfélminősítés” mező van két esetben is kiválasztva MiniCRM mezőjében.
FONTOS: MiniCRM felületén, ha több mezőnek azonos a neve az adatlapon, importnál szintén a lenti hibaüzenetet kapod! Tehát különböző névvel lásd el az adatlapi mezőket is!

 

6.) Kattints a Következő gombra.

Ha minden sor fehér hátterű, akkor minden oszlopot be tudott azonosítani. Nézd át, hogy a bal oszlopban lévő fejléc névhez helyes mezőnév tartozik-e a középső oszlopban.

7.) Adatok tesztelése

A Következőre kattintva végez egy tesztet a rendszer, hogy milyen adatokat tud betölteni.

Jelenleg rendszerünk kétféle importtal rendelkezik:

Hibátlan sorok betöltése:
Csak azok a sorok kerülnek importálásra, amikben nem jelent meg hibaüzenet.

Importálható sorok betöltése:
A  sárga hátterű felkiáltójeles háromszöggel jelzett típusú sorokat betölti a rendszer, DE ebben az esetben a hibás mezőket üresen hagyja a betöltött adatlapokon. Ezeket utólag ki lehet tölteni a rendszerben.

A kötelező mezőkben talált hibákat behajtani tilos táblával jelöljük és ezeket egyik import típus esetében SEM tölti be a rendszer.

8.) Importálást követően a Betöltött ügyfelekre kattintva meg is tudod nézni a rendszeredbe bekerült adatokat.

Megszakítás/ Folytatás:

Abban az esetben, ha importálás közben az első 3 lépés alatt (1. Betöltési beállítások – 2. Mező beállítások – 3. Adatok tesztelése) megszakítod valahol a folyamatot, akkor az a Betöltés fájlból felületen megjelenik a “Korábbi adatbetöltések” alatt.

Két lehetőséged van a továbbiakban:

  • A megszakítás gombra kattintva végleg lezárod az importálást és eltűnik a korábbi adatbetöltésekről az adott import.
  • A folytatás gombra kattintva pedig onnan tudod folytatni az importálás lépéseit, ahol abbahagytad.

Gratulálok a betöltéshez! 🙂

Amennyiben szeretnéd visszavonni adott adatbetöltésedet, azt az alábbi hivatkozáson olvasható leírásunkkal tudod megtenni: Import visszavonása