Adatok importálása Excelből

Betöltés fájlból funkcióval XLS, XLSX, ODS, CSV vagy ZIP formátumban meglévő ügyféladatbázisodat betöltheted a MiniCRM-be.

Ehhez adminisztrátori jogosultságra van szükséged!
A feltölthető fájl mérete xls, xlsx kiterjesztésben 4MB (4096KB), csv kiterjesztésben 8MB(8192KB).

Használd ezt a fájlt a táblázat kialakításához: Minta fájl

A táblázat felépítése:

  • A táblázat fejléce tartalmazza azokat a mezőket, amiket MiniCRM-be fel szeretnél tölteni.
  • Egy sor: egy ügyfél
  • Egy oszlop: egy adata az ügyfélnek
  • Ha cégeket töltesz be a Cég nevét, ha személyeket töltesz be, akkor a személy nevét kötelező megadnod!
Megyék importálása esetén a rendszer ellenőrzi, hogy létező megyét próbálsz-e feltölteni. Ezért fontos, hogy mindig töltsd be az országot is a megyék feltöltése esetén, mert a rendszer ennek alapján validálja, hogy valós megyét próbálsz-e importálni. Tehát Egy új “Cím1: Ország” oszlopba fel kell venni a “Magyarország” szót minden ügyfélnél és a megye betöltése is sikeres lesz.

Nézzük lépésről lépésre:

1.) Kattints arra a modulra a felső kék sávban amelybe adatokat szeretnél betölteni.

2.) Az új adatlap gomb mellett kattints a lefelé mutató nyílra betoltes-gomb, utána a Betöltés fájlból gombra.

3.) A Fájl feltöltése saját gépről gombbal tallózd a táblázatot.

4.) Feltöltés beállítása.

• Ha még nincs adat a MiniCRM-edben, akkor jól van beállítva az Azonosítást követő esemény mező.
• Ha már van adat a MiniCRM-edben, akkor érdemes beállítani a Meglévő adatlap módosítása opciót. Így elkerülheted a duplikációkat.
• Ha épített, aktív az adatbázisod, akkor hagyd bent a pipát az Email címek aktiválásánál, egyéb esetben vedd ki.
• Olvasd el és fogadd el a SPAM szabályzatunkat majd kattints a Következő gombra.

5.) A Mező beállítások oldalon láthatod, milyen mezőket talált meg a MiniCRM a táblázat fejlécei alapján.

Ha az alábbi képen is látható hibaüzenet fogad, akkor valamilyen MiniCRM-es mező többször is ki van választva. Vagyis az Excel fájlból több oszlopot is ugyanabba a mezőbe próbálsz betölteni. A példa esetében “Adatlap: Ügyfélminősítés” mező van két esetben is kiválasztva MiniCRM mezőjében.
FONTOS: MiniCRM felületén, ha több mezőnek azonos a neve az adatlapon, importnál szintén a lenti hibaüzenetet kapod! Tehát különböző névvel lásd el az adatlapi mezőket is!

 

6.) Kattints a Következő gombra.

Ha minden sor fehér hátterű, akkor minden oszlopot be tudott azonosítani. Nézd át, hogy a bal oszlopban lévő fejléc névhez helyes mezőnév tartozik-e a középső oszlopban.

7.) Adatok tesztelése

A Következőre kattintva végez egy tesztet a rendszer, hogy milyen adatokat tud betölteni.

Jelenleg rendszerünk kétféle importtal rendelkezik:

Hibátlan sorok betöltése:
Csak azok a sorok kerülnek importálásra, amikben nem jelent meg hibaüzenet.

Importálható sorok betöltése:
A  sárga hátterű felkiáltójeles háromszöggel jelzett típusú sorokat betölti a rendszer, DE ebben az esetben a hibás mezőket üresen hagyja a betöltött adatlapokon. Ezeket utólag ki lehet tölteni a rendszerben.

A kötelező mezőkben talált hibákat behajtani tilos táblával jelöljük és ezeket egyik import típus esetében SEM tölti be a rendszer.
Az egyes hibaüzenetek jelentéséről itt olvashatsz.

8.) Importálást követően a Betöltött ügyfelekre kattintva meg is tudod nézni a rendszeredbe bekerült adatokat.

Megszakítás/ Folytatás:

Abban az esetben, ha importálás közben az első 3 lépés alatt (1. Betöltési beállítások – 2. Mező beállítások – 3. Adatok tesztelése) megszakítod valahol a folyamatot, akkor az a Betöltés fájlból felületen megjelenik a “Korábbi adatbetöltések” alatt.

Két lehetőséged van a továbbiakban:

  • A megszakítás gombra kattintva végleg lezárod az importálást és eltűnik a korábbi adatbetöltésekről az adott import.
  • A folytatás gombra kattintva pedig onnan tudod folytatni az importálás lépéseit, ahol abbahagytad.

Gratulálok a betöltéshez! 🙂

Amennyiben szeretnéd visszavonni adott adatbetöltésedet, azt az alábbi hivatkozáson olvasható leírásunkkal tudod megtenni: Import visszavonása

Adatfeltöltés szélsőséges esete:

Ha sok ügyfelednek azonos az e-mail címe, mert esetenként központilag adták meg, ami nagyobb cég esetén gyakori jelenség és több fiók cége is létezik az adott cégnek, de külön szeretnéd kezelni külön adatlapokon, abban az esetben az alábbi módon tudod feltölteni a táblázatot:

1.) Töltsd be a táblázatod email címek nélkül a MiniCRM megfelelő moduljába.

Ehhez szükséged van egy olyan egyedi azonosítóra, amivel az email címeket össze tudod majd párosítani a cégekkel az EXCEL táblában. Ez lehet vevőkód, fizetési kód, bármi amiből egy ügyfeled azonosítható egyértelműen. Hozd létre egy adatlapi mezőben és ezt is töltsd fel a MiniCRM-be.

2.) Készíts exportot a rendszerből a betöltött adatokról.

A kötelező mezők, amikre még szükséged lesz a betöltéshez, azonosításhoz:

  • Minden ügyfél egyedi azonosítója, amit létrehoztál az első lépésben
  • Cégnév
  • Személy: Vezetéknév
  • Személy: Keresztnév
FONTOS: Az EXCEL táblázatból a szerkesztésnél NE töröld az adatlap azonosító oszlopot és annak értékeit !

3.) A Excel táblázatodban párosítsd össze az email címeket a megfelelő adatlapokkal / adatlap azonosítókkal és az egyedi vevő azonosítóddal.

Itt az “FKERES” / “VLOOKUP” függvényt használhatod segítségképpen.

4.) Töltsd vissza a rendszerbe az adatokat.

Ezzel létrehoztál minden cégnek egy-egy új adatlapot és ugyanazzal az email címmel több adatlapod is létezik, azaz nem került összevonásra a rendszer által, feltöltéskor.

Fontos, hogy ebben az esetben a duplikáció szűrő minden esetben felajánlja az összevonást majd ezekre az adatlapokra !