Ce trebuie să fac dacă un coleg va părăsi compania?

Rezumat

Pentru a activa, dezactiva sau adăuga utilizatori ai nevoie de drepturi de administrator.

Atunci când un coleg pleacă pot exista două moduri de înlocuire a lui în sistem:

  • Un coleg nou va prelua clienții și sarcinile celui care pleacă
  • Un coleg existent va prelua clienții și sarcinile celui care pleacă.

Preluarea portofoliului de către un coleg nou

1.) Mergi la setările sistemului

2.) Click pe Utilizator nou și completează prenumele, numele și adresa de email a noului coleg și apasă Adaugă

În funcție de numărul de utlizatori înregistrați în sistem vei fi notificat de faptul că ai depășit numărul de utilizatori incluși în abonament.

Plata abonamentului se face doar pentru utilizatorii activi, pentru cei inactivi nu plătești nimic.

3.) Dezactivarea vechiului utilizator

În cazul in care dezactivezi un cont de utilizator suplimentar (peste numărul de utilizatori incluși în abonament) și dorești returnarea valorii aferente perioadei neutilizate, te rugăm să ne scrii un e-mail la suport@minicrm.ro. Perioada neutilizată se va calcula începând cu ziua în care am primit solicitarea și până la finalul perioadei achitate.

Din lista de utilizatori selectează-l pe cel pe care dorești să îl dezactivezi și dă click pe el pentru a-l deschide. Apoi, click pe Dezactivează.

În sistem nu există opțiunea de a șterge complet un utilizator pentru că numele datele lui sunt deja înregistrate în sistem și sunt afișate în istoricul cardurilor, al companiilor, etc.

După ce apeși pe Dezactivează, sistemul îți cere în mod automat să selectezi unul din utilizatorii activi care să preia portofoliul vechiului coleg (carduri și sarcini). Selectează așadar un alt coleg și apasă pe Dezactivează.

Dacă utilizatorul pe care încerci să îl dezactivezi este setat ca și criteriu într-un filtru care declanșează o automatizare, sistemul va genera un mesaj de eroare ca în imaginea de mai jos.

Pentru a trata această eroare dă click pe numele filtrului și schimbă condițiile filtrului, apoi dă un refresh în pagina și încearcă din nou să dezactivezi utilizatorul.

Preluarea portofoliului de către un coleg existent

Pentru această situație se respectă pașii de mai sus cu mențiunea că nu mai este necesară crearea unui nou utilizator care să preia portofoliul ci se pornește direct de la pasul 3 – Dezactivarea utilizatorului.

Blocarea temporară a unui utilizator

Prin blocarea temporară a unui utilizator poți restricționa accesul acestuia la sistemul MiniCRM fără a fi nevoie să transferi cardurile sau sarcinile acestuia către un alt utilizator. Această funție este utilă atunci când un coleg părăsește compania, dar nu există încă un înlocuitor pentru acesta.

Pentru a bloca un utilizator trebuie să deschizi cardul acestuia și lângă butonul de dezactivare vei vedea o săgeată de unde poți selecta blocarea.

După confirmarea acțiunii, contul rămâne activ, dar nu se va mai putea accesa deloc până la deblocare.

Anonimizarea utilizatorilor dezactivați

După dezactivarea unui utilizator, datele acestuia rămân în sistem pentru a asigura structura bazei de date. Dacă totuși vrei să ”ștergi” datele persoanei poți anonimiza utilizatorul, astfel se va șterge numele, numărul de telefon și adresa de email a contului.

Pentru această acțiune trebuie să accesezi cardului unui utilizator dezactivat și să apeși pe butonul ”Anonimizare” din colțul din dreapta sus.

După confirmarea acțiunii în locul numelui și a prenumelui va apărea câte o liniuță.

Numele utilizatorului va fi schimbat peste tot in sistem, așadar și în istoric vor apărea aceste liniuțe.
Dacă există deja mai mulți utilizatori dezactivați și anonimizați, dar dorești totuși să faci diferența dintre aceștia, poți seta o identificare internă pentru aceștia astfel încât să se respecte și prevederile GDPR.