Készletkezelő

A számlázóban és a megrendelés termékben használt tételeket, szolgáltatásokat egy külön oldalon lehet karbantartani.

Ebben a leírásban többek közt a következőkről olvashatsz:

Hol találom a tételeket?

Kattints a Számlázó felirat melletti kis nyílra, és válaszd a Készletet.

A tételek, szolgáltatások listáján pénznem szerint csoportosítva jelennek meg a tételek főbb adatai.


 

Új tétel felvétele

1.) Kattints a tételek felirat melletti Új tétel gombra.

2.) Töltsd ki a tétel adatait.

A csillaggal jelölt mezőket kötelezően ki kell töltened.

3.) Ha végeztél, jobb felül kattints a Mentés gombra.

Fotót csak a tétel elmentése után tudsz majd feltölteni.

 

Tétel módosítása

A tétel lista elemére kattintva, a tétel oldalán módosíthatók az adatok. A név nem külön mezőben, hanem címként szerepel, rákattintva szerkeszthetővé válik.

Az itt elvégzett módosításoknak nincs hatása a számlákra korábban már felvett tételekre, függetlenül a számla állapotától.

Tétel mezők testreszabása

A tételek mezőit az adatlapoknál megszokott módon szabhatod testre.

A következő lépésekhez adminisztrátori jogosultság szükséges!

1.) Kattints valamelyik tételre a listából.

2.) A jobb felső sarokban kattints a testreszabás ikonra majd a Mezők testreszabására.

Bizonyos alap mezők nem szerkeszthetők a tételeknél, így ezek a testreszabáskor sem jelennek meg.

 

Tételcsoportok testreszabása

A tételeket mappákba tudod rendezni. Így tudod rendszerezni őket, és szűrni is tudsz rájuk, ha a Mappa nevére kattintasz a jobb oldali sávban.

A következő lépésekhez adminisztrátori jogosultság szükséges!

1.) A tétel lista felső jobb sarkában kattints a testreszabás ikonra, majd a tételcsoportok testreszabására.

2.) Állítsd be a csoportokat és mappákat.

Át tudod írni a mappák neveit, és a eltávolítás ikonnal tudod törölni őket.
Ha Csoportot szeretnél átnevezni vagy törölni, akkor azt a villáskulcs ikonnal teheted meg.
Ha új mappára van szükséged, akkor jobb oldalról húzd át az Új mappa elemet, amennyiszer szükséges. Új csoport esetén ugyanez a feladat.

 

Kifogyóban lévő tételek

Itt azok a tételek jelennek meg, melyeknek a mennyisége a Készlet figyelmeztetési szintben megadott érték alá esik.

A Készlet figyelmeztetési szintet az adott tétel szerkesztésekor állíthatod be.

A Készlet figyelmeztetési szint mező alapértelmezett értéke: 10.

Ha a készleted egy-egy tétel esetén a megadott minimum készlet szintje alá csökken, akkor lehetőséged van egy reggeli értesítésben ezekről a tételekről e-mailt kérni. Ezt a Rendszer beállításokban tudod megadni.

 

Tételmennyiségek frissítése

Amikor egy számlához hozzáadsz egy tételt, gépelés közben a rendszer kilistázza az egyező nevű tételeket, és néhány hozzájuk kapcsolódó információt:

  • cikkszám (ha van)
  • készleten levő mennyiség
  • nettó egységár
  • ÁFA kulcs

Számla, illetve végszámla kiállítása után a tétel mennyisége automatikusan frissül a tételben megadott érték szerint – (előlegszámlák esetében nem).

Tételek exportálása

Hasonlóan a szűrők exportálásához, a tételek adatait is kimentheted Excel fájlba, vagy szinkronizálhatod Google táblázatokkal.

1.) Kattints a Mentés fájlba gomb melletti kis nyilra.

Itt két lehetőség közül is választhatsz:

  • Mentés fájlba: Egy XLS fájlt tudsz letölteni, amely tartalmazza a tételadatokat.
  • Szinkronizálás Google Táblázattal: A készletkezelőben lévő adatokat egy Google táblázatba viheted át, ami óránként frissíti majd a tartalmát.

2.) Ha a Google Táblázattal való szinkronizálást választottad, állítsd be a megosztást.

A kapott képletet másold be a Google táblázatod cellájába. További információt itt olvashatsz erről.

 

Tételek tömeges törlése

A következő lépésekhez adminisztrátori jogosultság szükséges!

Ha szeretnél egyszerre több tételt eltávolítani, azt egy exportált táblázat segítségével teheted meg az alábbi lépéseket követve:

1.) Kattints a Mentés fájlba gombra.

2.) A lementett táblázatban adj hozzá egy oszlopot “Deleted” fejléccel.

3.) A törölni kívánt tételek soraiba írj be egy “1”-est, majd mentsd el a dokumentumot.

4.) Importáld vissza a táblázatot.

A lépésekről lásd a következő alcímet.

 

 

Tételek importálása

A következő lépésekhez adminisztrátori jogosultság szükséges!

1.) Kattints az Új tétel melletti kis nyílra, majd a Betöltés fájlból-ra.

2.) A Fájl feltöltése saját gépről gomb után tallózd az importálandó XLS fájlt.

3.) A következő oldalon kiválaszthatod, hogyan szeretnéd importálni a tételmennyiségeket.

Mennyiség felülírásával – a készletkezelőben szereplő mennyiségek helyett a táblázatból importált adatok lesznek érvényesek.

Mennyiség hozzáadásával – a készletkezelőben szereplő mennyiséghez még pluszba jön a táblázatban lévő érték.

Alapértelmezetten, ha csak egyszerűen a Betöltés fájlból-ra kattintasz, a mennyiségek felülíródnak.

 

Tétel(ek) visszavétele sikertelen státusz esetén.

Ha egy sikertelen teljesítés után tétele(ke)t szeretnél visszavenni, ezt mostantól a felületen található Visszáru gomb segítségével tudod megtenni. Ezt a Megrendelés termékben találod a Sikertelen státuszban lévő Ügyfelek esetén.

Fontos, hogy csak abban az esetben látható a Visszáru gomb, ha a készletkezelés beállításában a Megrendelés termék van kiválasztva!

1.) Kattints a Megrendelés termékre és nyomd meg a Visszáru gombot.

2.) Jelöld ki a kívánt tétele(ke)t és nyomd meg a Készletfrissítés gombot.

Ezzel a funkcióval egyből vissza tudod venni azon tételeket, melyeknek nem volt sikeres teljesítése.

 

 

 

Megrendelés nyomtatása, letöltése

Lehetőséged van kinyomtatni a megrendelőd által beküldött rendelést.

1.) Keresd meg Ügyfeled folyamatban lévő megrendelés adatlapját és kattints a nyomtatás gombra.

Rendelés elküldése PDF formátumban e-mailben

Lehetőséged van e-mailben elküldeni Ügyfelednek a megrendelését PDF formátumban, hasonló elven, mint a Számlázó termék esetében.

1.) Kattints a Megrendelés termékben Ügyfeled folyamatban lévő megrendelés adatlapjára, majd az e-mail címére.

2.) Az itt megnyitott ablakban válaszd ki a sablont vagy írd meg az e-mailt saját kezűleg.

Készletkezelés megrendelések alapján

Lehetőséged van kiválasztani, hogy a készletmennyiséget egy-egy kiállított számla, vagy egy-egy sikeres megrendelés alapján frissítse a rendszer.

1.) Nyisd meg a Rendszerbeállításokat.

2.) Az oldal alján válaszd ki a kívánt terméket.

 

Emlékeztető e-mail kifogyóban lévő tételekről

A MiniCRM-ben beállíthatod, hogy minden reggel emialben küldjön egy listát azokról a tételekről, melyek mennyisége előző nap elérte a Készlet figyelmeztetési szintben megadott értéket.

A Rendszerbeállításokon belül tudod kiválasztani azt a felhasználót, akit a rendszer emailben értesíteni fog.

 

A tételek és a Shoprenter integráció

Jelenleg, ha a Shoprenter integráció be van állítva a rendszeredben, a Shoprenteren megrendelt tételek szinkronizációt követően megjelennek a MiniCRM készletkezelőjében.

A készletmennyiséget a MiniCRM felületén, vagy API-n keresztül sikeresre állított megrendelések alapján frissíti a rendszer. Ha Shoprenterben állítasz egy megrendelést sikeresre, és azt szinkronizálod MiniCRM-mel, az adott tétel mennyisége NEM fog csökkenni!